App maakt onkostennota’s overbodig

Sinds 3 maanden gebruiken 3.000 Deloitte-medewerkers Xpenditure voor de verwerking van die onkosten via een app op hun smartphone. Daarmee kunnen ze een scan of een foto van het bonnetje meteen uploaden in het systeem. De app doet een eerste analyse van de gegevens en registreert meteen een aantal velden zoals de datum, het bedrag, de naam van de leverancier en de munteenheid.

The App

De gebruiker kan dan meteen of later nog bijkomende gegevens invullen. “Voor ons is het heel belangrijk om onze processen en tools continu te innoveren, de administratie te verminderen en de efficiëntie te verhogen. Dankzij de app weten we sneller voor welk project of welke klant bepaalde kosten zijn gemaakt. Daarnaast zijn nu in de loop van de maand al een groot deel van de onkosten bekend en kunnen wij dus al een deel van de controle en de verwerking uitvoeren. Dat maakt de piek op het einde van de maand heel wat kleiner,” zegt Cindy Peeters, finance director van Deloitte Belgium.

Elke maand verwerkt de financiële afdeling van Deloitte de onkostennota’s van alle medewerkers. Die hadden tot voor kort de gewoonte om te wachten tot het einde van de maand om hun nota af te werken en samen met de bewijsstukken in te dienen. Dat veroorzaakte telkens weer een enorme piek in de activiteiten op de afdeling. Alles moest zo vlug mogelijk verwerkt worden zodat de firma de betaling zo snel mogelijk kon doorvoeren naar de medewerkers. Die bedragen moesten ook snel meegenomen worden in de facturatie naar klanten én de eigen maandafsluiting. Dankzij Xpenditure geven medewerkers hun onkosten doorheen de maand in, volledig digitaal en in realtime.

Implementatie

Zodra een gebruiker een foto van zijn bonnetje heeft gemaakt, wordt die bewaard in het centrale systeem. Zelfs al is het bonnetje nog niet volledig verwerkt, het staat toch al klaar om later aangevuld te worden met bijkomende gegevens en wacht intussen op de goedkeuring door een overste.

“Dat geeft bedrijven ook de mogelijkheid om sneller te weten welke kosten hun medewerkers maken en indien nodig voorbereidingen te treffen voor de betaling, zeker wanneer het bedrijf in cashvoorschotten voorziet. Maar nog belangrijker is dat van dan af het bonnetje niet meer verloren kan gaan. In de verdere verwerking hebben we de papieren versie niet meer nodig. We hebben intussen ook een ruling met de fiscus afgesloten waarbij bedrijven de papieren bewijsstukken niet meer moeten bijhouden wanneer ze een digitale kopie hebben. We doen er alles aan om de onkostennota overbodig te maken,” zegt Wim Derkinderen, CCO en medeoprichter van Xpenditure.

‘De toepassing draait in de cloud als een SaaS (software as a service). Dat wil zeggen dat klanten geen grote investeringen vooraf moeten doen, maar een vast bedrag per gebruiker‚ per maand betalen voor de verleende service. De toepassing draait ook niet op computers van het bedrijf zelf. Er is wel een verbinding met de ERP of het boekhoudpakket van de klant. Cindy Peeters: “Bij Deloitte werken we met SAP. Voor ons is er een bidirectionele interface opgezet waardoor we alle gegevens opladen in onze ERP. Wanneer we daar nog wijzigingen of correcties aanbrengen aan de onkostengegevens worden die ook in Xpenditure aangepast. De implementatie is heel vlot verlopen, vooral omdat ze complementair met SAP functioneert.”

Piloot

Deloitte heeft het systeem uitgetest in een pilootproject in de zomer van 2015. In november ging het systeem live bij een groep gebruikers die traditioneel veel onkosten moeten maken en die meer complexe noden hebben. In januari 2016 gingen dan alle medewerkers over op een volledig digitale verwerking van de onkosten via Xpenditure. Het gebruik van het systeem is intussen verplicht: alles wordt digitaal verwerkt en betaald.

Dat blijkt ook uit de reacties van de gebruikers. De vragen die ze stellen, gaan niet over het systeem zelf of de app, maar eerder over de onkostenpolicy. Terwijl men er zich vroeger soms snel van afmaakte, wordt men nu meer gedwongen om een correcte code in te geven. Medewerkers vragen zich ook meer af of een bepaalde kost überhaupt kan teruggevorderd worden. Ze willen de regels rond de onkosten zelf beter kennen. Cindy Peeters: “Aan het gebruik merken we dat onze medewerkers het systeem als efficiënt en gebruiksvriendelijk ervaren. Of het nu gaat over mensen die veel onderweg zijn of de meer administratieve profielen, iedereen vindt er snel zijn weg in.”

Betere controle

Niet alleen worden de kosten sneller ingediend en kunnen de controllers dus ook sneller aan het werk; alle gegevens zijn nu digitaal beschikbaar en daardoor kan de controle ook veel grondiger.

Cindy Peeters: “We laten nakijken of de ingevulde gegevens wel overeenkomen met wat er op het bonnetje staat van zodra het bonnetje wordt ingediend. Afwijkingen kunnen wijzen op slordigheden of fraude of duplicaten en dat kunnen we snel zien. Controles gebeuren nu veel meer gericht en globaal: op het type van onkosten, op de plaatsen waar de onkosten gemaakt zijn, of op een combinatie van beide. We hebben het hele proces van begin tot einde onder handen genomen om de efficiëntie te verhogen. Een hele reeks controles zijn trouwens automatisch en het systeem wijst ons op mogelijke anomalieën zodat we daar extra aandacht aan kunnen besteden. We kunnen de focus leggen op mogelijke onterechte kosten.”

Recuperatie van BTW

Voor veel bedrijven is het onbegonnen werk om te trachten BTW te recupereren op basis van bonnetjes en rekeningen. Bij Deloitte doet men het wel. Cindy Peeters: “In onze firma beschikken we over een specifiek team dat zich daarmee bezighoudt, zowel voor onszelf als voor klanten.

We zijn dan natuurlijk ook met een grote groep van medewerkers die veel onkosten maken en door dat volume is het toch de moeite om de inspanning te leveren. Met de nieuwe tool kan dat ook veel gemakkelijker. Vroeger was daar heel veel manueel werk mee gemoeid, maar nu kan het een stuk sneller. In functie daarvan hebben we Xpenditure trouwens gevraagd om een landenveld toe te voegen in de app, zodat we vanzelf weten waar we BTW kunnen terugvorderen.”