Casestudy over de implementatie van Rydoo’s oplossingen voor onkostenbeheer bij Miele

Bij Rydoo hebben we klanten in meer dan 160 landen verspreid over de hele wereld. De samenstelling van ons klantenbestand is divers en vertegenwoordigt mensen uit alle lagen van de bevolking met een mix van achtergronden; van freelancers tot CFO’s bij grote multinationals tot financiële managers van midden- en kleinbedrijven.

Ondanks dit brede klantenbestand delen ze stuk voor stuk een aantal eigenschappen, waarvan de belangrijkste een brandend verlangen is om de problemen met onkostenbeheer te verminderen. Het doel van Rydoo eenvoudig. We willen onze gebruikers helpen met het terugwinnen van hun tijd. Vanuit ons oogpunt hoeft het onkostenbeheerproces namelijk niet langer die tijdvreter te zijn die het altijd is geweest. In deze korte casestudy bespreken we uitgavenbeheer met Jean-Marie Vanderstichele, Director of Finance & Operations – Miele België/Luxemburg, waarbij we proberen de ervaringen van een aantal van onze klanten te delen.

Onkostenbeheer bij Miele

Jean-Marie begon het gesprek met het beschrijven van het proces voor onkostenbeheer bij Miele, voordat ze met Rydoo in zee gingen. Wat hij beschreef was typerend voor een groot aantal van onze klanten – een proces dat niet langer geschikt was voor het beoogde doel. Zoals we wel vaker zien, werd Microsoft Excel gebruikt om de onkosten te beheren ondanks de duidelijke beperkingen hiervan, zoals de tijd die nodig was om de onkosten te compileren en de grotere kans op fouten. Het was duidelijk dat het fysieke proces, zoals Jean-Marie dit beschreef, veel tijd en moeite in beslag nam.

Vroeger was onkostenbeheer een erg tijdrovend proces, wat resulteerde in uitgestelde vergoedingen en een gebrek aan inzicht in de bedrijfskosten. De verwerking en rapportage van de onkosten kon weken in beslag nemen, zodat werknemers lang moesten wachten op hun vergoedingen.

Jean-Marie Vanderstichele
Director of Finance & Operations – Miele België/Luxemburg

Het oplossen van hun problemen met onkostenbeheer

Hoewel ze zich wel degelijk bewust waren van de problemen met het onkostenbeheer, was dit geen prioriteit. Dus zocht Miele niet actief naar een oplossing. Toen ze echter eenmaal met Rydoo in gesprek kwamen, was het duidelijk dat de voorgestelde oplossing voldeed aan hun onmiddellijke behoeften:

Dit was precies de oplossing waar we naar op zoek waren: eenvoudig, duidelijk en, het belangrijkste, papierloos. We hebben toen besloten om het uit te proberen.

Jean-Marie Vanderstichele
Director of Finance & Operations – Miele België/Luxemburg

Nogmaals, dit beeld is er een die we vaak zien bij Rydoo. Bedrijven realiseren zich wel dat hun onkostenbeheerproces veel tijd en moeite kost, maar een aantal factoren voorkomt dat ze naar oplossingen zoeken. Naarmate de markt volwassen wordt en besluitvormers zich meer bewust worden van de voordelen van oplossingen voor het onkostenbeheerproces, wordt de beslissing echter vrij eenvoudig.

Rydoo heeft ons onkostenbeheerproces echt verbeterd. Het is een gebruiksvriendelijke, eenvoudige en leuke tool om inzicht te krijgen in je uitgaven met behulp van realtime gegevens.

Jean-Marie Vanderstichele
Director of Finance & Operations – Miele België/Luxemburg

De overgang beheren

Jean-Marie beschreef hoe ze in eerste instantie enigszins onzeker waren over de overgang naar een online oplossing voor onkostenbeheer. Miele heeft een zeer divers personeelsbestand en ze waren uiteraard bang dat niet iedereen de oplossing meteen zou accepteren. Zoals echter bleek, was deze angst volkomen ongegrond.

Het integratieproces was probleemloos en medewerkers hadden weinig of geen vragen over de functionaliteit van de software.

Jean-Marie Vanderstichele
Director of Finance & Operations – Miele België/Luxemburg

Wat de invoer van het proces betreft, hebben ze een zeer persoonlijke aanpak gebruikt door eerst de hoofden van de verschillende afdelingen op de hoogte te stellen, die het op hun beurt hebben gebruikt als de basis voor hun rapporten. Ze introduceerden Rydoo geleidelijk en gaven praktische demo’s, zodat hun werknemers duidelijk konden zien hoe ze de software moesten gebruiken.

Ervaring tot nu toe

We sloten af door een vraag aan Jean-Marie te stellen over wat hij denkt dat de drie belangrijkste voordelen zijn geweest die zijn ontstaan nadat Rydoo’s oplossing voor onkostenbeheer bij Miele werd geïmplementeerd. Hij noemde het volgende als de drie belangrijkste voordelen:

1. Tijdwinst: De tijd die nodig is om het verwerkingsproces voor onkostennota’s te beheren is verkort.

2. Autorisatie van werknemers: Werknemers zijn bevoegd om hun onkosten beter te beheren en om hun onkosten te uploaden.

3. Gegevensinzichten: De mogelijkheid om onkostengegevens te controleren, levert inzichten op voor het senior management. Je krijgt realtime inzichten in de onkosten en waar de onkosten zich bevinden in de stroom/het proces.

Wanneer een persoon op vakantie gaat, kan hij of zij de rol van goedkeurder aan iemand anders geven, zodat de stroom van onkostenbeheer niet wordt onderbroken of vastloopt. Hiervoor werden de uitgaven pas afgehandeld wanneer hij/zij terug was en daardoor werden de vergoedingen vaak enorm vertraagd.

Jean-Marie Vanderstichele
Director of Finance & Operations – Miele België/Luxemburg

Conclusie

Jean-Marie sloot het interview af door te praten over het rendement op investering van de ingebruikneming van Rydoo. Door even snel te rekenen op een bierviltje bleek dat de jaarlijkse kosten van hun oude proces aanzienlijk hoger waren dan die met Rydoo. Dit vanwege de hoge verwerkingskosten, administratiekosten en de kosten voor foutcorrectie van het oude proces.

Op dit moment is er nog steeds wat handmatige arbeid met Rydoo, maar als we het eenmaal hebben geïntegreerd in ons SAP-systeem, wordt handmatige invoer tot een minimum beperkt.

Jean-Marie Vanderstichele
Director of Finance & Operations – Miele België/Luxemburg

500K+ professionals in 60 landen werken met Rydoo.