Een digitale transformatie begint van binnenuit

Koen Dierckx werkt sinds 2015 als financieel directeur bij Van Breda Risk and Benefits. Om de digitaliseringsstrategie van het bedrijf te ontwikkelen, onderzocht hij de bestaande processen van het bedrijf en bekeek hij hoe hij taken met geringe toegevoegde waarde kon optimaliseren en digitaliseren.

Koens eerste project was een herbeoordeling van Vanbreda’s onkostenbeheerproces.

Hoe ben je bij Rydoo terechtgekomen?

Ik had al eerder van Rydoo gehoord en ontdekte dat verschillende grote bedrijven er gebruik van maken, dus het was eigenlijk natuurlijk dat we we ons erdoor aangetrokken voelden. Ik moet bekennen dat verwijzingen nog steeds de beste marketingtool zijn voor bedrijven.

Hoe verliep de selectieprocedure?

We probeerden het platform uit en kregen het gevoel dat Rydoo de functies te bieden heeft waar we naar op zoek waren. Van het digitaliseren van bonnen tot het volledig geïntegreerde proces van goedkeuring en financiële controle, het voldeed aan al onze eisen. In eerste instantie liepen we tegen een paar technische uitdagingen aan wat betreft de integratie van Rydoo met ons systeem, maar de teams van Rydoo hebben geholpen bij het verhelpen van de problemen en het vinden van de juiste oplossing. Vanaf dat moment wisten we dat er geweldige teams achter het platform staan en dat we erop kunnen vertrouwen dat ze ons ook zullen helpen bij het oplossen van eventuele problemen in de toekomst.

Alles werd nog op papier gedaan. Het was ontzettend tijdrovend. Er moest iets veranderen!

Koen Dierckx
CFO

Waarom een cloud-oplossing voor onkostenbeheer?

Het was in de eerste plaats een kwestie van kosten. Als CFO kijk ik natuurlijk als eerste naar de cijfers. De drempel om Rydoo te implementeren is erg laag: er zijn geen grote investeringen in technische consultants nodig en de implementatieperiode is relatief kort. Na twee jaar zijn de voordelen die we merken alleen maar groter. De app is ontzettend doorontwikkeld en we gebruiken zoveel nieuwe functies zonder dat we iemand van ICT of Rydoo erbij hebben hoeven te betrekken.

Hoe verliep de implementatie?  

We hebben eigenlijk niet veel hoeven te doen. We hebben iedereen een e-mail met een korte gebruikshandleiding gestuurd en dat was het. Er was geen leersessie nodig, en de meeste mensen zijn het meteen gaan gebruiken. In het bijzonder dankzij de mobiele app wilden mensen graag alles via hun smartphone gaan doen.

Wat zijn de belangrijkste resultaten? 

Binnen de financiële afdeling was de transformatie compleet. We werken niet meer met papier. Alles is nu digitaal en medewerkers geven hun onkosten in real-time op, wat de verwerkings- en terugbetalingsperiode natuurlijk een stuk korter maakt. Het werk wordt nu verdeeld tussen de financiële afdeling en de commerciële teams zelf.

Ik moet toegeven dat we met Rydoo een belangrijke stap hebben genomen met betrekking tot het bepalen van een nieuwe en strategischere rol voor de financiële afdeling, omdat we de last van repetitieve administratieve taken hebben kunnen wegnemen.

Zijn er onverwachte voordelen?

Als verzekeringsmakelaar focussen we ons op digitaal zijn en dat moet allemaal vanuit onszelf beginnen. Onze medewerkers zijn onze eerste ambassadeurs, dus ik word er oprecht blij van als ik ze hoor pochen over hoe eenvoudig het voor ze is om hun onkosten te declareren en terug te ontvangen. Dit is gratis reclame voor jullie en voor ons. Het horen van deze positieve feedback getuigt ook van onze inspanningen om een volledig digitale verzekeringsmakelaar te worden voor zowel onze klanten als onze werknemers.

 

Is Rydoo Travel als volgende aan de beurt?

We waren blij toen we over Rydoo Travel hoorden. Momenteel worden al onze reserveringen voor zakenreizen via een managementassistent afgehandeld die alle aanvragen centraliseert en offline met ons agentschap moet afhandelen.

Ik zou dat graag transformeren zoals we dat met de onkosten hebben gedaan, dus we gaan Rydoo Travel uitproberen.

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

500K+ professionals in 60 landen werken met Rydoo.