Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden
Terms & Conditions
Rydoo's toewijding aan de AVG

Terms & Conditions

These terms and conditions of sales (the “Terms and Conditions”) are entered into between iAlbatros Poland Spółka Akcyjna with registered office in Warsaw at Aleje Jerozolimskie 180, entered in the Register of Entrepreneurs of the National Court Register maintained by the District Court for the capital city of Warsaw, XIII Commercial Division of the National Court Register under KRS number 0000507829, NIP 1070029274, REGON 147141554, share capital: 416 415,00 PLN (“Rydoo”) and the client which is a legal entity or an organizational unit of a legal entity that subscribes to Rydoo’s services under the Terms and Conditions (the “Client”), hereunder referred to as the Parties (a Party).

Contract between the Parties is entered into by registering to the T&E Services and accepting the present Terms and Conditions either manually or electronically, both manners having full legal force. By accepting these Terms and Conditions, and/or by accessing and using T&E Services Client shall represent and acknowledge to have read, understood, and agreed to be bound by these Terms and Conditions. The person entering into the Contract on behalf of a company or another (legal) entity shall warrant to have the authority to bind such entity and its representatives to the Contract.



All terms defined below beginning with a capital letter are defined as follows:

Data: means any data from the Client database which can be accessed only by Users.

T&E Solution: means the software solution in SaaS mode (including updates, upgrades and corrections delivered by Rydoo as part of the Services) made available to the Client which includes the OBT and the Expense Solution modules.

OBT: means T&E Solution module - the self-booking tool or online booking tool.

Personal Data: means any information which directly or indirectly identifies any individual, including by reference to an identifier, such as, without limitation, the name, address, email address, phone number, identification number or an identifier.

Services: refers to the hosting, maintenance and support services provided by Rydoo to the Client in relation with the T&E Solution.

User: means a natural person authorized by the Client to use the T&E Solution and the Services.

Expense Solution: means T&E Solution module allowing individuals and businesses to capture, track and store their business expenditure receipts, as well as to generate and submit for approval expense reports derived from those receipts.

Supplier: third party providing accommodation (eg hotels, motels, apartments, bed & breakfasts), flights, vehicle rental services and any other travel related products and services made available for reservation via T&E Solution.



The purpose of these Terms and Conditions supplemented if necessary by Appendices and invoices (the “Contract”) is to define the conditions under which the Client is authorized to use the T&E Solution and the Services. Any order by the Client is governed by this Contract. These Terms and Conditions supersede any terms and conditions of purchase of the Client and any prior agreements between the Parties on provision of the same Services; any specific clauses in the Contract supersede its general provisions on the same subject.



Unless otherwise agreed between the parties, this Contract comes into force at the date of acceptance of these Terms and Conditions by the Client, for indefinite period. The Contracts that are paid monthly can be terminated upon 1 (one) month prior notice. The Contracts that are pre-paid for 12 (twelve) months can be terminated upon prior notice given at least 1 (one) month before the end of the pre-paid period.

The Contract may be terminated or suspended by Rydoo immediately upon notification if the Client fails to pay its due invoices, in the event of apparent insolvency, or if the Client violates the terms of the Contract.

Upon termination of this Contract, for whatever reason, Rydoo shall revoke any access to the T&E Solution offered to the Client and the Client shall immediately cease any access and use of the T&E Solution and the Services. In addition, Rydoo agrees to provide the Client with a copy of its Data in defined format within a period of one (1) month of the Client’s request.

Termination of this Contract does not affect completion of performance of any bookings made via the T&E Solution and pre-paid by the Client to the Suppliers prior to the termination.



Access and use of the T&E Solution and the Services are authorized in consideration for the payment of the fees mentioned on the invoices and/or in the Contract. The fees are exclusive of VAT (and other indirect taxes) and payable via payment card. For Contracts that are paid monthly price revisions can be applicable monthly. For Contracts that are pre-paid for 12 (twelve) months price revisions can be applicable upon expiry of the pre-paid period. The Client expressly renounces from any repayment of amounts pre-paid in advance. In the event of non-payment by the due date, any amount due to Rydoo, and not contested by the Client, shall bear interest at a rate equal to three (3) times the legal interest rate, from the first business day of delay. Rydoo may likewise request the payment of a lump sum of forty (40) Euros for recovery costs, without prejudice to its right to seek greater compensation if costs actually incurred in this regard exceed the lump sum amount. Without prejudice to the preceding and without any prejudice to the payment obligation of the Client(s), each protest must be communicated within a period of 8 (eight) calendar days as of the invoice date by a motivated registered letter. After this period, the Client shall be deemed to have definitively accepted the invoiced amount.



5.1 Conditions of use

The T&E Solution, as well as all its components (such as trademarks, logos, computer programs, graphics, images, texts) are the exclusive property of Rydoo or have been granted to it. This Contract does not imply any assignment of intellectual property rights of any kind on any elements belonging to Rydoo.

Rydoo grants the Client a personal, non-exclusive, non-assignable, non-transferable right to use the T&E Solution for the duration of this Contract for the travel on a worldwide basis and the sole purpose of the Client’s internal needs. The Client shall use the T&E Solution and shall authorize access to it by the Users in accordance with its requirements, any documentation provided and the present Terms and Conditions.

The Client may not in any case transfer, delegate or allow a third party to make use of its right to use the T&E Solution and is strictly prohibited from any other use. In particular, the Client is not permitted to make any copy, correction, adaptation, modification, translation, arrangement, distribution, decompilation, alteration, and more generally, any change to all or part of the T&E Solution. Nor may it permanently or temporarily reproduce all or part of the T&E Solution by any means and in any form.

5.2 Conditions of access

The Client may access the T&E Solution 24 hours a day, 7 days a week, subject to maintenance periods.

The T&E Solution can be accessed from (i) any compatible devices of the Client (computers, mobiles or tablets) and (ii) using the identifiers provided to the Client by Rydoo. The identifiers are intended to restrict access to the T&E Solution by the Client and the Users, to protect the integrity and availability of the T&E Solution, as well as the integrity, availability and confidentiality of any Data. The identifiers are personal and confidential. The Client agrees to take any necessary measures to keep its identifiers confidential and not to disclose them in any form whatsoever.

Rydoo shall not be held responsible for any damages resulting from any loss or breach of confidentiality with regard to the identifiers assigned to the Client and its Users.



The Client shall provide Rydoo with any information required for the performance of the Services.

Rydoo provides the following Services to the Client:

- Provision and maintenance of the T&E Solution: Rydoo shall implement from time to time upgrades, updates and new versions of the T&E Solution. Any new versions might include any modifications or deletions of existing features and/or new features or capacities.

- Technical support for T&E Solution: Technical issues and requests can be reported by the in-app chat tool from Monday to Friday from 09.00 to 18.00 Central European Time (excluding public holidays).

- Traveller support services: Support is available in French and English from Monday to Friday from 09.00 to 18.00 CET time (excluding public holidays). Outside of those hours or during weekends and public holidays the emergency support is provided in English. Provision of those services shall be invoiced in accordance with the applicable pricing.

- Training and configuration services: at the Client’s request, Rydoo may, during the term of the Contract, provide additional services, which shall be invoiced in accordance with the applicable pricing.


The Client acknowledges that T&E Solution is an ancillary SaaS platform and Rydoo is not engaged in provision of any accounting, accommodation or transportation services that may be enabled by and/or available to the Client through his own use of T&E Solution modules..



For the purposes of this Contract, “Confidential Information” means all confidential and proprietary information of a Party disclosed to the other Party, whether orally or in writing, that is clearly identified in writing or verbally at the time of disclosure as confidential. It includes Rydoo's documentation, the Data and information related to T&E Solution, whether or not marked as confidential or proprietary.

Each Party agrees not to use or reproduce the Confidential Information of the other Party for purposes other than for the requirements of the Contract and not to disclose or transfer the Confidential Information of the other Party to any third parties without its prior written consent.

Notwithstanding the foregoing, Confidential Information can be disclosed by the other Party to its employees, officers and consultants as well as to employees, officers and consultants of its subsidiaries or authorised subcontractors solely for the purposes of performance of the Contract, and provided that such individuals are duly informed of the confidential nature of the information, and that they are bound by confidentiality undertakings similar to those set forth in this clause.

These confidentiality obligations do not apply to Confidential Information that is:

- entered into the public domain prior to disclosure or thereafter without being in breach of this clause;

- known prior to its disclosure by the disclosing party;

- received from a third party lawfully;

- developed independently by the recipient Party.

These confidentiality obligations shall continue to have effect for a period of three (3) years following the expiry or termination of the Contract.



Each Party shall comply with any applicable law related to Personal Data. Rydoo collects and processes Personal Data in accordance with its privacy policy.

For the purpose of this Contract, Rydoo will access to the Users’ Personal Data and will process them on behalf of the Client, in its quality of Data Processor, in accordance with the Data Protection Laws.



The Client shall be solely responsible for the use of the T&E Solution by the Users.

The liability of each Party shall be limited to direct damages caused to the other Party. Neither Party shall be held liable for any indirect damages or any loss of data, loss of income, loss of profits, loss of opportunity or loss of customers or damage to the image arising from or relating from this Contract regardless of whether such persons were advised of the possibility of such losses or damages or such losses or damages were otherwise foreseeable. Under no circumstances shall Rydoo be liable for any loss or damage caused by the reliance of the Client on any information, statements or reports obtained using the T&E Solution. Rydoo shall not be liable for any damages caused by the failure of the Client to provide information, documents or files required to implement the T&E Solution, as well as any data errors provided by any third party or by the Client.

In any event, Rydoo's liability shall not exceed an amount equivalent to the total fees received by Rydoo during the twelve (12) months preceding the occurrence of the damage invoked by the Client, except in case of wilful misconduct or gross negligence.

In any event, Rydoo may be exempted from all or part of its liability insofar as the non-performance or improper performance of the Contract is attributable to the unforeseeable and insurmountable act of a third party unconnected with the provision of services under the Contract, or to a force majeure event. Events of force majeure include strikes or social conflicts, the freezing of all means of transport or supply, earthquakes, fires, storms, floods, power outages, wars, attacks, riots, political instabilities, breakdowns of telecommunications as well as all other events of force majeure.



This Contract is governed and interpreted in accordance with French law. Any dispute which may arise with regard to the validity, interpretation, performance, termination, as well as the consequences of this Contract, must be submitted to the Paris Commercial Court, regardless of the place of performance of the Contract or of the domicile of the defendant, notwithstanding plurality of defendants or impleading of third parties, even for emergency proceedings or protective proceedings.



Changes to the Terms and Conditions will be made by Rydoo by publishing the updated version of Terms and Conditions on its website The amended Terms and Conditions will come into force five (5) days after their publication on this site and binding upon the Client, if he continues using T&E Services after this  5-day period. Amendments done pursuant to an evolution of applicable law or regulation will come into force as from the publication date on the site.

The Contract is entered into intuitu personae. Neither party shall be entitled to assign, transfer or relinquish in any way its rights and obligations arising from the Contract in favour of a third party without the prior written consent of the other party which should not be unreasonably withheld. Nevertheless, Rydoo, upon 30 days written notice to the Client, shall be entitled to assign this Contract to its affiliates or group companies. The Client acknowledges that the Rydoo brand is represented and T&E Solution is operated by sister companies - Xpenditure NV, having its registered address at Hendrik Consciencestraat 40/42, 2800 Mechelen, Belgium, and iAlbatros Poland Spółka Akcyjna with registered office in Warsaw at Aleje Jerozolimskie 180, Poland – whereas both these entities can provide and/or bill the Services to the Client at discretion of Rydoo, which is agreed by the Client.

The fact that one of the Parties did not exercise any of its rights in a timely manner, or did not exercise them at all, shall not be presumed to operate as a waiver of such rights, whether in relation to a past or future fact.





versie 2018/1


Bij Rydoo, een merk van Sodexo, Xpenditure en iAlbatros Poland, begrijpen we de behoefte aan privacy en veiligheid. We zien het vertrouwen van onze reizigers als een van onze meest waardevolle bezittingen. Daarom willen we er alles aan doen om uw gegevens veilig te bewaren.

Dit document beschrijft hoe we de gegevens verzamelen en gebruiken met betrekking tot het gebruik van onze diensten. We houden het simpel en makkelijk te begrijpen, aangezien ons bedrijf gebaseerd is op openheid en onze diensten op vertrouwen. Hier vindt u ook contactinformatie voor het geval u meer hulp nodig hebt.

Xpenditure N.V. en iAlbatros Poland S.A. en hun lokale dochterondernemingen bieden outsourcingdiensten voor bedrijfsprocessen op het gebied van reis- en uitgavenbeheer met behulp van moderne technologische oplossingen.

Onze kostenbeheersingsdiensten stellen de klant in staat om zijn ontvangstbewijzen voor bedrijfsuitgaven vast te leggen, te volgen en op te slaan, en om onkostendeclaraties te genereren en in te dienen, die zijn afgeleid van die ontvangstbewijzen, welke zijn geüpload via web-, e-mail en/of mobiele applicaties.

Onze diensten reismanagement stellen de klant in staat om onze webpagina's, mobiele applicaties, callcenters, geïntegreerde partnerapplicaties, instant messaging en sociale-mediaplatforms te gebruiken. Dit beleid is van toepassing op alle platformen die toegang verlenen tot onze diensten en alle gegevens die we verzamelen via deze platformen.

Dit beleid kan veranderen indien de toepasselijke wetgeving verandert of indien we beslissen om onze diensten uit te breiden. Bezoek deze pagina regelmatig om op de hoogte te blijven.

Als u dit Privacybeleid niet accepteert, vragen we u om niet langer gebruik te maken van onze diensten.

Wat voor informatie verzamelen we

Informatie verstrekt door uzelf of uw werkgever

We verzamelen specifieke informatie over u, afhankelijk van de diensten die uzelf of uw werkgever hebt gekozen.

Om de best beschikbare accommodatie, vliegticket of treinkaartje te kunnen aanbieden, moeten we bepaalde dingen over u weten, bijvoorbeeld uw voornaam, achternaam, ID-nummer, contactgegevens en gegevens over andere reizigers. Soms kan u ook om uw geboortedatum worden gevraagd om de boeking te verwerken.

Voor het aanbieden van onze kostenbeheersingsdiensten, kunnen we ook de volgende gegevens over u ontvangen en opslaan: uw bankrekeningnummer, gescande onkostendeclaraties en creditcardafschriften die persoonlijke gegevens zoals uw naam, adres en bankrekeningnummer kunnen bevatten.

Gebruikers hoeven niet altijd gevoelige persoonlijke gegevens in te vullen of te uploaden om onze diensten te kunnen gebruiken. Om onnodige risico‘s te voorkomen, vragen we u om ervoor te zorgen dat deze gevoelige persoonlijke gegevens niet worden ingevuld of geüpload naar uw account (opzettelijk of per ongeluk) in de vorm van bijvoorbeeld foto's of notities als dit niet nodig is.

Welke informatie verzamelen we automatisch als u onze diensten gebruikt?

Als u onze diensten gebruikt, verzamelen we ook automatisch bepaalde gegevens zoals uw IP-adres, browsertype en -versie of gegevens over mobiele apparaten en lokale instellingen zoals taal, activiteiten op onze website, waaronder de bezochte pagina's en zoekopdrachten.

Informatie uit andere bronnen

We kunnen ook gegevens verzamelen uit bronnen zoals een externe betalingsverwerker, een gekoppeld social media- of chatprofiel, of als u ons platform gebruikt via geïntegreerde externe software.

Al onze accommodatie- en vervoersdienstverleners kunnen ook informatie over u en uw reis met ons delen.

Verwijs een vriend door

Als we een verwijs-een-vriend-optie aanbieden, moet u altijd de toestemming van deze vriend vragen voor ons gebruik van zijn naam en e-mailadres om contact met hem op te nemen over onze diensten. U verklaart dat uw vriend instemt met dit contact door de naam en het e-mailadres van uw vriend op te geven.

Meer informatie...

Waarom verzamelen we gegevens

We hebben onze gebruikers- en reizigersgegevens nodig om onze diensten te leveren. Deze diensten omvatten onder meer het zoeken naar beschikbare hotels en tarieven, het reserveren van kamers of tickets, het beheren van onkosten, het aanmaken en doorsturen van onkostendeclaraties. Ook gebruiken we de gegevens om de diensten die we aan onze klanten leveren te verbeteren.

We gebruiken ook uw contactgegevens om u te informeren over veranderingen in reisschema's, acties die u moet ondernemen in het systeem, of nieuwe beschikbare functies en diensten.

Meer informatie...

Hoe lang slaan we uw gegevens op

Persoonlijke gegevens worden verzameld en opgeslagen voor een specifiek doel. In het algemeen verwijderen we alle gegevens binnen 6 maanden na het einde van het jaar als de gegevens niet langer nodig zijn voor enig doel.

Houd er rekening mee dat er verschillende doelen zijn waarvoor we uw persoonlijke gegevens verzamelen en later verwerken. We houden rekening met alle deze doelen en hebben een bewaarperiode voor gegevens gedefinieerd voor elke categorie persoonlijke gegevens.

Waarom stellen we de deadline op 6 maanden na het einde van het jaar na het eindigen van het doel? Omdat, hoewel we regelmatig de gegevens die niet meer nodig zijn uit ons systeem verwijderen, kunnen deze verwijderde gegevens in het systeem of de infrastructuurlogboeken en back-ups behouden blijven. Deze logboeken en back-ups worden binnen een periode van 6 maanden verwijderd.

Meer informatie...

Met wie delen we uw gegevens

Rydoo biedt gebruikers een platform aan dat toegang verleent tot verschillende dienstverleners bijv. hotels, luchtvaartmaatschappijen, spoorwegmaatschappijen en financiële instellingen. We moeten uw gegevens met hen delen om uw uitgaven te beheren of reizen te reserveren.

We kunnen uw gegevens delen met andere bedrijven binnen onze groep voor de doeleinden die in dit privacybeleid zijn opgenomen. We kunnen uw gegevens ook delen met ingehuurde adviseurs of leveranciers die namens ons activiteiten uitvoeren in overeenstemming met alle EU-regelgeving.

Het is natuurlijk mogelijk dat we de informatie moeten delen met de bevoegde autoriteiten als de toepasselijke wetgeving dit vereist.

Onze website(s) en/of web- en mobiele applicatie bevatten koppelingen naar externe websites. Rydoo heeft geen controle over deze externe websites en we raden u aan om het privacybeleid van elke website die u bezoekt te lezen.

Meer informatie...

Waar worden uw persoonlijke gegevens verwerkt

We verwerken uw persoonlijke gegevens voornamelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Als gegevensverwerker doet Rydoo beroep op een beperkt aantal subverwerkers om welbepaalde onderdelen van hun dienstverlening uit te voeren. Sommige van die subverwerkers bevinden zich mogelijk buiten de EER. Ze zijn zorgvuldig geselecteerd en bieden allemaal afdoende privacy-garanties.

Meer informatie...

Hoe beveiligen we de gegevens

We hebben passende technische en operationele maatregelen genomen (bijvoorbeeld gegevensversleuteling, beveiligingsaudits, hashing, enz.) om de gegevens die door Rydoo worden verzameld te laten voldoen aan alle toepasselijke regelgeving betreffende de bescherming van persoonlijke gegevens en onze contractuele verplichtingen. Onze gegevensbeveiliging is gebaseerd op de ISO 27001-norm.

Voor het leveren van onze diensten maken we alleen gebruik van onderaannemers, moeder- of dochterondernemingen die zich houden aan gelijkwaardige regels inzake de bescherming van persoonlijke gegevens in overeenstemming met EU-regelgeving.

Gegevens van minderjarigen

De diensten van Rydoo zijn bedoeld voor volwassen gebruikers. Persoonlijke gegevens van minderjarigen worden alleen verzameld met toestemming van hun ouders/wettelijke voogden.

Uw rechten

U hebt het recht om de gegevens te bekijken die we over u verzamelen. Deze gegevens zijn te vinden in uw profiel en u kan altijd contact met ons opnemen via e-mail voor een correct gegevensrapport.

Ook kan u contact met ons opnemen als u van mening bent dat we uw persoonlijke gegevens niet langer mogen gebruiken of als u andere vragen hebt over het gebruik van uw persoonlijke gegevens. Stuur ons een e-mail of brief via de onderstaande contactgegevens. We verwerken uw verzoek in overeenstemming met alle toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming op Europees of nationaal niveau.


Meer informatie...

Wie is er verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens

Als deel van de bedrijfseenheid Sodexo Travel & Expense:

1. iAlbatros Poland S.A., al. Jerozolimskie 180, 02-486 Warschau, Polen

2. Xpenditure NV, Hendrik Consciencestraat, 40/42 2800 Mechelen, België 

Functionaris voor gegevensbescherming

Wij hebben een Functionaris voor gegevensbescherming aangesteld: Anne-Cécile Colas

voor verzoeken met betrekking tot de privacy van gegevens, kan u contact opnemen met onze FVG of uw lokale contactpersoon op het volgende e-mailadres:

Wat doen we als er een update is van dit beleid

We kunnen ons privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. We zullen u van alle wijzigingen aan dit beleid informeren zoals wettelijk vereist. We plaatsen ook een bijgewerkte versie op onze website. Deze zal een andere datum en versienummer hebben dan degene hieronder vermeld. Bezoek onze website regelmatig voor veranderingen.


We maken net zoals veel andere internetbedrijven gebruik van cookies. Onze websites en apps kunnen op verschillende manieren gebruik maken van cookies en andere trackingtechnologieën, bijvoorbeeld voor het analyseren van het aantal bezoekers of om een betere persoonlijke ervaring te bieden. Deze technologieën worden ofwel rechtstreeks door ons gebruikt of door onze zakelijke partners, waaronder externe dienstverleners en adverteerders waarmee we samenwerken. Klik op de onderstaande link om meer te weten te komen over wat een cookie is en hoe ze worden gebruikt.

Meer informatie... 

Verzamelde informatie

Informatie die u of uw werkgever met ons deelt

Rydoo heeft een aantal gegevens van u nodig om onze diensten te kunnen leveren, inclusief uw voornaam, achternaam, e-mailadres, en soms ook uw geboortedatum en betaalmethoden. We raden u ook aan om ons te voorzien van uw contactgegevens, documentgegevens, klantenkaarten, informatie over de speciale tarieven en voordeelprogramma's waar u gebruikt van wil maken, evenals uw reisvoorkeuren.

Uw werkgever of een reisorganisatie kan alle of een gedeelte van deze gegevens aan ons verstrekken op grond van een overeenkomst tussen Rydoo en uw werkgever of een reisorganisatie.

Automatisch verzamelde informatie

Alle contacten met het platform van Rydoo of de klantenservice via telefoon, e-mail, chat, berichtenplatform of ander medium vormen een bron van gegevens over u en uw voorkeuren. We verzamelen alle communicatie tussen u en Rydoo evenals de automatisch geregistreerde gegevens over uw contacten met het Rydoo-platform en de Rydoo-diensten, bijvoorbeeld uw IP-adres, gebruikte webbrowser, gebruikt apparaat, lokalisatie- of taalinstellingen en externe applicaties waarmee u contact met ons opneemt.

We registeren uw activiteiten op het Rydoo-platform voor administratie- en onderhoudswerkzaamheden, met name alle incidenten en technische fouten die optreden. We kunnen ook verzamelde activiteitgegevens gebruiken voor het voorkomen van fraude of misbruik van onze diensten.

We kunnen u ook vragen om uw mening over onze diensten of uw reis om ons te helpen uw behoeften te begrijpen en betere diensten aan u en onze andere klanten te leveren.

Gegevens uit andere bronnen

We ontvangen uw persoonlijke gegevens van onze zakelijke partners die onze diensten leveren via websites met onze merknaam of private-label websites, zakelijke partners die hun producten en/of diensten via onze diensten aanbieden, of zakelijke partners die diensten leveren die verband houden met onze diensten (bijvoorbeeld betalingsverwerkers).

De Rydoo-diensten zijn beschikbaar via onze eigen platformen en toepassingen en via geïntegreerde externe software webpagina's, online reserveringstools, chatsystemen en social mediaplatformen. We verzamelen informatie over reizigers en gebruikers die wordt verstrekt via externe software die wordt gebruikt om onze diensten uit te voeren en te verbeteren.

Rydoo werkt ook samen met meerdere dienstverleners, hotels, luchtvaartmaatschappijen, reisorganisaties, spoorwegexploitanten, financiële instellingen, beveiligingsdiensten, enz. Deze derden dragen bij aan de gehele organisatie van de reis en delen de gegevens over de reis met het Rydoo-platform waarop alles wordt beheerd.

Doel van de gegevensverwerking

We gebruiken de gegevens die we verzamelen over gebruikers en reizigers voor het leveren en verbeteren van de aangeboden reisorganisatiediensten. We kunnen de gegevens gebruiken voor:

1. Het reserveren van reizen: dit is de meest belangrijke reden voor het verzamelen van uw gegevens als u gebruikmaakt van de reismodule. Dit verzamelen is nodig om uw reis te vinden, te boeken en later te kunnen beheren (boeken van hotel en vlieg- of treinticket). Dit is onze voornaamste activiteit en het voornaamste doel. Bovendien bieden we andere diensten van onze partners aan die verband houden met reizen zoals het verrichten van betalingen, het verlenen van extra ondersteuning en het bewaken van uw veiligheid.

2. Kostenbeheer: dit is de belangrijkste reden voor het verzamelen van uw gegevens als u gebruikmaakt van onze kostenbeheersingsmodule. Dit is nodig voor het herkennen van uw uitgaven, het rapporteren ervan, en het systeem in staat te stellen om ze te declareren.

3. Klantenservice: we bieden u 24/7 ondersteuning in meerdere talen. Uw gegevens zijn nodig om u hulp te kunnen bieden als u het nodig hebt. We kunnen verschillende ondersteuningsdiensten aanbieden zoals u helpen met de reservering, het oplossen van problemen met het Rydoo-platform, u ondersteunen met het communiceren met het hotel, enz.

4. Gebruikerstoegang bieden: het Rydoo-platform en -toepassingen vereisen juiste authenticatie en autorisatie. Uw gegevens worden gebruikt om de gebruikersaccount op ons platform te beheren. Met deze account kan u uw reserveringen beheren, uw profiel instellen, uw bedrijf of reisorganisatie beheren en alle andere functies van het systeem gebruiken.

5. Marketing: we gebruiken uw gegevens voor marketing- en opleidingsdoeleinden:

a. We kunnen contactgegevens gebruiken om informatie over producten en diensten te versturen.

b. We gebruiken verzamelde gegevens om zoekresultaten op het Rydoo-platform en -applicaties te personaliseren en om u te herkennen wanneer u onze website (weer) bezoekt zodat we u advertenties of andere inhoud kunnen tonen die is afgestemd op uw voorkeuren;

c. We gebruiken uw gegevens ook als u meedoet aan promotie-evenementen en loyaliteitsprogramma's.

6. Communiceren met gebruikers en reizigers: we kunnen contact met u opnemen via telefoon, SMS of een chatplatform. We gebruiken deze communicatie en uw gegevens om:

a. U te herkennen wanneer u contact met ons opneemt of het Rydoo-platform of de Rydoo-applicatie bezoekt

b. Problemen op te lossen die door u of dienstverleners zijn gemeld

c. U te informeren over en te herinneren aan taken en acties op het platform waar u mogelijk in geïnteresseerd bent.

d. U om uw mening te vragen.

e. U vouchers, reisschema's en samenvattingen van uw reizen te versturen.

f. U een belangrijke waarschuwing te sturen.

7. Marktanalyse: We kunnen geanonimiseerde gegevens gebruiken om de markt te analyseren. Niet-geanonimiseerde gegevens of meningen kunnen worden verzameld met uw toestemming.

8. Misbruik detecteren: Verzamelde gegevens stellen ons in staat om gebruikersgedrag te controleren en misbruik van onze diensten of applicaties, fraude en andere potentieel gevaarlijke acties te detecteren.

9. Verbeteren van onze diensten: Gegevens worden geanalyseerd om onze diensten te verbeteren, de behoeften van onze klanten te begrijpen, met onze leveranciers te onderhandelen, de bruikbaarheid van onze applicaties te verbeteren en om problemen op te lossen.

10. Het beheren van onze diensten: Alle technische onderdelen van het Rydoo-platform en de geïntegreerde applicaties verzamelen gebruikerslogboeken, fouten en technische waarschuwingen voor systeembeheer en onderhoud.

11. Juridische doeleinden: in sommige gevallen worden uw gegevens gebruikt om een juridisch geschil of administratieve procedure op te lossen.

We verzamelen en verwerken uw persoonlijke gegevens op basis van:

1. Contractuele verplichtingen: het gebruik van uw gegevens is noodzakelijk om de overeenkomst met u of uw werkgever uit te kunnen voeren.

2. Rechtmatig belang: we kunnen uw gegevens gebruiken om u de best mogelijke reis- en uitgavenbeheerdiensten aan te bieden: gepersonaliseerde toepassing, berichten en zoekresultaten, het bieden van passende ondersteuning en product- en trainingsinformatie, voor administratie en onderhoud, het detecteren van fraude en voor juridische redenen.

3. Uw toestemming: we kunnen u vragen om toestemming om uw gegevens te gebruiken voor speciale marketingdoeleinden. U kan uw toestemming te allen tijde intrekken door contact met ons op te nemen.

Met wie kunnen we uw gegevens delen

We delen de verzamelde gegevens in overstemming met het doel van het verzamelen.

We kunnen gebruik maken van externe dienstverleners die speciale diensten aanbieden om het niveau van onze diensten te garanderen (zoals hotel, luchtvaartmaatschappij, spoorwegmaatschappijen, financiële instellingen, enz.).

In het kader van hun dienstverlening kunnen onze partners applicatie- en persoonlijke gegevens verwerken, maar ze kunnen deze nooit krijgen of koppelen aan klantgegevens die niet in die items zijn opgenomen. We kunnen samenwerken met onze partners binnen en buiten de EU, maar deze zullen allemaal zonder uitzondering passende technische en organisatorische maatregelen hebben ter bescherming van uw persoonlijke gegevens en ons voorzien van voldoende contractuele garanties.

Gegevens die worden gedeeld om zakenreizen te beheren

Om uw zakenreis te beheren, kunnen we uw gegevens delen met:

1. Dienstverleners op het gebied van reizen die we inschakelen voor het organiseren van uw reis, bijvoorbeeld hotels, luchtvaartmaatschappijen, wereldwijde distributiesystemen waar wij uw reis boeken, reisorganisaties die uw tickets uitgeven, maar ook beveiligingsbureau ‘s die zorgen voor uw veiligheid.

2. Betalingsverwerkers en andere financiële dienstverleners voor het afhandelen van de betalingen voor de bestelde diensten. We delen alleen de gegevens die nodig zijn om de dienst te kunnen verlenen. We kunnen ook aanvullende gegevens delen indien dit nodig is om fraude of diefstal te voorkomen of te detecteren.

3. Uw werkgever of de organisatie die uw reis organiseert via onze diensten. Wij rapporteren uw zakenreizen aan uw werkgever, of als u een gast bent van een bedrijf of klant van het reisbureau, zullen wij de gegevens aan hen rapporteren.

4. Andere Rydoo-entiteiten die namens ons diensten leveren of de gegevens verwerken, omdat we onze activiteiten centraliseren.

Gegevens die worden gedeeld om uw onkosten te beheren

Om uw onkosten te beheren, kunnen we uw gegevens delen met:

1. Onze Dienstverlener voor Optische Tekenherkenning (Optical Character Recognition - OCR) die we gebruiken om elektronische afbeeldingen van facturen of andere geüploade documenten te verwerken, waarbij de verwerking beperkt is tot deze afbeelding.

2. Uw werkgever of de organisatie die de onkosten beheert via onze diensten. Wij rapporteren uw uitgaven aan uw werkgever, of als u een gast bent bij uw gastheer onze klant, zullen wij de gegevens aan hem rapporteren.

3. Andere Rydoo-entiteiten die namens ons diensten leveren of de gegevens verwerken, omdat we onze activiteiten centraliseren.

We kunnen uw gegevens ook delen met:

1. Leveranciers, adviseurs en zakelijke partners die ons helpen met onze werkzaamheden.

2. Bevoegde autoriteiten, aan wie we persoonlijke gegevens zullen delen voor zover redelijkerwijs noodzakelijk is omdat we denken dat u onze algemene voorwaarden hebt geschonden, om onze rechten uit te oefenen, om het publiek te beschermen, of indien we redelijke gronden hebben om aan te nemen dat een strafbaar feit is gepleegd of indien dit verplicht is op grond van een wettelijke verplichting of bevoegd gezag.

3. Met betrokken partijen in het geval van een daadwerkelijke of voorgestelde (inclusief onderhandelingen) verkoop of fusie of bedrijfscombinatie waarbij alle of het relevante deel van onze onderneming is betrokken.

4. Andere gebruikers van de diensten (of groepen gebruikers) of het algemeen publiek, maar alleen de inhoud die u verstrekt op een openbaar forum.

5. In geaggregeerde en geanonimiseerde vorm die niet kan worden gebruikt om een persoon te identificeren.

Waar verwerken we uw persoonlijke gegevens

Uw persoonlijke gegevens kunnen opgeslagen, gebruikt en anderszins verwerkt worden in Polen en België en/of in een van de andere landen van de Europese Economische Ruimte (EER).

We kunnen persoonlijke gegevens ook opslaan, gebruiken of anderszins verwerken buiten de EER. We zien er te allen tijde op toe dat een internationale overdracht van informatie zorgvuldig beheerd wordt om uw rechten en belangen te beschermen.

Persoonlijke gegevens worden niet naar een land buiten de EER overgedragen, tenzij:

1. het land waarnaar het wordt overgedragen is een land dat volgens de Europese Commissie een toereikend niveau van gegevensbescherming biedt

2. de persoonlijke gegevens worden overgedragen aan een Amerikaans bedrijf dat het schema “Veilige Haven“ heeft ondertekend

3. dienstverleners en andere derde partijen aan wie gegevens worden overgedragen zich contractueel verbinden met het verwerken van gegevens in overeenstemming met onze instructies en om passende beveiliging te handhaven om de persoonlijke gegevens te beschermen of als we verplicht zijn om de persoonlijke gegevens aan een overheid of openbare autoriteit te verstrekken.

Sociale media

Rydoo maakt op verschillende manieren gebruik van sociale media- en chatplatforms. We promoten onze diensten en producten of die van onze partners. We delen informatie over ons werk en verzamelen feedback en marketinggegevens. We gebruiken ook sociale media- en berichtenplatforms om het online gebruik van onze diensten te ondersteunen.

We bieden diensten aan via sociale media- en berichtenplatforms. U kan uw profiel op het Rydoo-systeem koppelen aan uw bestaande profiel op een van de ondersteunde sociale media-platforms en dit communicatiekanaal gebruiken. Ons systeem kan u meldingen versturen en u kan dezelfde acties uitvoeren als in ons systeem. U kan te allen tijde profielen ontkoppelen met de functionaliteiten van ons platform of het sociale media- of berichtenplatform.

U kan ons ook toestemming geven om sommige gegevens van het sociale mediaplatform te gebruiken, bijvoorbeeld uw foto, e-mailadres of naam.

We kunnen sociale media-plug-ins plaatsen op onze pagina's en in onze applicatie (bijvoorbeeld vind-ik-leuk- of deelknoppen). Als u deze knoppen gebruikt, worden sommige gegevens gedeeld met het sociale mediaplatform en een groter publiek op basis van de instellingen van uw sociale mediaprofiel. We raden u aan om ook het privacybeleid van uw sociale mediaplatform te lezen.

Cookies en andere trackinginstrumenten

Wat zijn cookies en hoe werken ze?

Cookies zijn kleine stukjes tekst die worden gedownload op uw computer of op een ander apparaat wanneer u een website bezoekt. Uw browser stuurt deze cookies terug naar de website als u de website weer bezoekt zodat de website u kan herkennen en u gepersonaliseerde inhoud kan tonen.

Waarvoor gebruiken wij Cookies?

Cookies worden gebruikt voor verschillende doeleinden. Ze kunnen worden gebruikt om u te herkennen als dezelfde gebruiker op de verschillende pagina's van de website, op verschillende websites, of als u een app gebruikt.

Onze website en apps gebruiken cookies voor verschillende doeleinden:

Technische cookies

We proberen onze gebruikers een geavanceerde, gebruiksvriendelijke website en apps te bieden die zich automatisch aanpassen aan hun behoeften en wensen. Hiervoor gebruiken we technische cookies om u op onze website te tonen, om de website correct te laten functioneren, om uw gebruikersprofiel aan te maken, om u aan te melden, en om uw reservering te beheren. Deze technische cookies zijn absoluut noodzakelijk voor de goede werking van onze website.

Functionele cookies

We gebruiken ook functionele cookies om uw voorkeuren te onthouden en om u te helpen onze website en apps efficiënt en effectief te gebruiken. Deze cookies onthouden bijvoorbeeld uw favoriete valuta, taal en zoekopdrachten. We gebruiken ook cookies om uw aanmeldinformatie te onthouden zodat u niet elke keer opnieuw uw inloggegevens hoeft in te voeren als u onze website bezoekt. Uw wachtwoord wordt echter altijd versleuteld. Deze functionele cookies zijn niet strikt noodzakelijk voor de goede werking van onze website maar voegen wel functionaliteiten toe.

Analytische cookies

We gebruiken deze cookies om inzicht te krijgen in hoe onze bezoekers onze website en apps gebruiken. Hiermee kunnen we bepalen wat werkt en wat niet werkt, onze website of apps optimaliseren en verbeteren, de effectiviteit van advertenties en communicatie begrijpen, en ervoor zorgen dat we interessant en relevant blijven. De gegevens die we verzamelen omvatten welke webpagina's u hebt bekeken, van welke verwijzingspagina's u vandaan komt, welk platformtype u hebt gebruikt, welke e-mails u hebt geopend om daarna actie te ondernemen, en datum- en tijdstempels.

Dit betekent ook dat we gegevens kunnen gebruiken die aangeven u hoe onze website hebt gebruikt, bijvoorbeeld het aantal keer dat u op een bepaalde pagina hebt geklikt, uw muisbewegingen en scrolactiviteiten, de zoekwoorden die u gebruikt en de tekst die u in verschillende velden invoert. We maken gebruik van analytische cookies als onderdeel van onze online reclamecampagnes om te leren hoe gebruikers onze website of apps gebruiken nadat ze een online advertentie hebben gezien. Dit omvat ook advertenties op externe websites.

Commerciële cookies

We kunnen externe en onze eigen cookies gebruiken om gepersonaliseerde advertenties te tonen op onze en andere websites. Dit wordt “retargeting” genoemd en is gebaseerd op browsing-activiteiten.

Hoe kan u cookies beheren.

Voor meer informatie over cookies en hoe u ze kan beheren of verwijderen, bezoek en de helpfunctie van uw browser. U kan instellen welke cookies u wil accepteren en welke u wil weigeren via de browserinstellingen van bijvoorbeeld Internet Explorer, Safari, Firefox of Chrome. De locatie van deze instellingen hangt af van de browser. Gebruik de “Hulp”-functie van uw browser om de instellingen te vinden.

Als u ervoor kiest om bepaalde technische en/of functionele cookies niet te accepteren, kan u mogelijk sommige functies van deze website niet gebruiken. We ondersteunen momenteel geen “Do Not Track”-browserinstellingen.

Hoe lang slaan we gegevens op

Bewaarschema voor applicatiegebruikers






Naam, login, titel, e-mailadres, ID's die zijn aangewezen door de beheerder. 

Profiel gedeactiveerd + 10 jaar


Adres (thuis en werk), andere adressen, telefoonnummer (thuis en werk).

Gegevens verwijderd, profiel gedeactiveerd of verzoek ingediend om te stoppen met het verwerken/om gegevens te verwijderen

Identificatie-informatie toegewezen door overheidsinstellingen

ID-kaartnummer, paspoortnummer, rijbewijsnummer, kentekennummer, enz.

Gegevens verwijderd, profiel gedeactiveerd of verzoek ingediend om te stoppen met het verwerken/om gegevens te verwijderen

Elektronische identificatiegegevens

IP-adressen, cookies, verbindingsmomenten, enz.

Profiel gedeactiveerd + 10 jaar

Elektronische lokalisatiegegevens

GSM-mastgegevens, GPS-gegevens, enz.

Profiel gedeactiveerd of toestemming ingetrokken

Bijzondere financiële gegevens

Financiële transacties

Betaalde of te betalen bedragen door de betrokkene, toegekend krediet, zekerheden, betalingsmethode, betalingsoverzicht, deposito's en andere waarborgen.

Moment waarop de factuurbetaling met betrekking tot de transactie wordt erkend + 10 jaar

Persoonlijke kenmerken

Persoonlijke gegevens

Leeftijd, geslacht, geboortedatum, nationaliteit.

Gegevens verwijderd, profiel gedeactiveerd of verzoek ingediend om te stoppen met het verwerken/om gegevens te verwijderen



Informatie over gewoonten en voorkeuren wat betreft zakenreizen

Gegevens verwijderd, profiel gedeactiveerd of verzoek ingediend om te stoppen met het verwerken/om gegevens te verwijderen

Vrije tijdsbesteding en interesses

Vrije tijdsbesteding en interesses

Hobby's, sport en andere interesses.

Gegevens verwijderd, profiel gedeactiveerd of verzoek ingediend om te stoppen met het verwerken/om gegevens te verwijderen


Lidmaatschappen (behalve van professionele, politieke of vakverenigingen) - alleen indien vereist voor het beheren van zakenreizen of -uitgaven

Lidmaatschappen van loyaliteitsprogramma's, organisaties, clubs, samenwerkingen, vakverenigingen, groepen, enz. - indien gebruikt voor het beheren van zakenreizen of onkosten.

Profiel gedeactiveerd + 10 jaar



Details over de goederen en diensten die aan de betrokkene worden geleverd.

Moment waarop de factuurbetaling met betrekking tot de transactie wordt erkend + 10 jaar

Gegevens over zakelijke kosten

Informatie over de goederen en diensten die zijn opgegeven als uitgaven door de betrokkene.

Einde van de overeenkomst


Informatie over het gebruik van de applicatie door de betrokkene.

Account deactivering

Verzoeken, klachten, incidenten of ongevallen

Informatie over een verzoek, ongeval, incident of klacht betreffende de betrokkene, de aard van het verzoek, schade, betrokken personen, getuigen.

Sluiten van het dossier + 10 jaar

Beroep en dienstverband

Huidig dienstverband

Werkgever, titel- en rolbeschrijving, anciënniteit, werklocatie, specialisatie of bedrijfstype, werkwijzen en voorwaarden.

Profiel gedeactiveerd + 10 jaar

Foto's en opnames


Camera-opname, foto-opname, digitale foto's of scans van geüploade ontvangstbewijzen, enz.

Verwijderde gegevens, einde van de overeenkomst, verzoek om gegevens te verwijderen/verwerking te stoppen



Telefoonopnamen met betrekking tot verzoeken of problemen enz.

Sluiten van het dossier + 10 jaar

Elektronische activiteitenlogboeken

Applicatie- en infrastructuurlogboeken

Logboeken met gebruikershandelingen en technische verzoeken

Account deactivering

Logboeken met gebruikersaanmeldingen

Opgeslagen aanmeldpogingen

Profiel gedeactiveerd + 10 jaar


Logboeken van onze communicatie met onze verschillende dienstverleners om de gereserveerde reis te regelen.

Profiel gedeactiveerd + 10 jaar

Uw rechten


U kan ons vragen om toegang tot uw persoonlijke gegevens. U kan ons ook verzoeken om onjuiste persoonlijke gegevens te herstellen of om incomplete persoonlijke gegevens aan te vullen.

U kan beschikbare informatie over de bron van de persoonlijke gegevens opvragen en ons vragen om een kopie van de persoonlijke gegevens die wij verwerken.

Het recht om te worden vergeten

Uw recht om te worden vergeten betekent dat u kan vragen om verwijdering van uw persoonlijke gegevens indien:

1. de gegevens niet langer nodig zijn;

2. u ervoor kiest uw toestemming in te trekken;

3. u bezwaar maakt tegen de geautomatiseerde verwerking van uw persoonlijke gegevens op basis van technische specificaties;

4. uw persoonlijke gegevens onrechtmatig zijn verwerkt;

5. er een wettelijke verplichting is om uw persoonlijke gegevens te verwijderen;

6. verwijdering verplicht is voor naleving van toepasselijke wetgeving.

Het recht om de verwerking te beperken

U kan ons verzoeken om de verwerking van uw persoonlijke gegevens te beperken indien:

1. u de juistheid van de persoonlijke gegevens betwist;

2. we niet langer de persoonlijke gegevens nodig hebben voor de doeleinden van de verwerking;

3. u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking om legitieme redenen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U kan ons verzoeken om de overdraagbaarheid van uw persoonlijke gegevens die u aan ons hebt verstrekt in een gestructureerde, algemeen gebruikte indeling die door een computer kan worden gelezen. U hebt het recht om deze gegevens aan een andere Verwerkingsverantwoordelijke over te dragen zonder dat wij u hierin hinderen, indien:

1. de verwerking van uw persoonlijke gegevens is gebaseerd op toestemming of een overeenkomst; en

2. de verwerking geautomatiseerd is.

U kan ons ook verzoeken om uw persoonlijke gegevens over te dragen aan een door u aangewezen externe partij (indien technisch mogelijk).

Het recht om bezwaar te maken tegen verwerking voor directe advertenties

U kan bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens specifiek met betrekking tot het aanmaken van een profiel of marketingcommunicatie (uw recht op afmelding of “opt-out”). Indien we uw persoonlijke gegevens op basis van uw toestemming verwerken, kan u deze toestemming te allen tijde intrekken.

Het recht om niet onderworpen te zijn aan geautomatiseerde besluiten

U hebt het recht om niet onderworpen te zijn aan beslissingen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking indien dit rechtsgeldig is of aanzienlijke gevolgen voor u heeft.

Het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder

Als u een privacygerelateerde klacht tegen ons hebt, moet u het Aanvraagformulier voor Klachten/Gegevenspersonen invullen of indienen per e-mail of per brief in overeenstemming met ons Wereldwijde Beleid inzake de Behandeling van Klachten/Verzoeken. Als u niet tevreden bent met ons antwoord, kan u zich wenden tot de bevoegde lokale toezichthouder of de bevoegde lokale rechtbank. U kan ook contact opnemen met onze directe toezichthouder, de Franse “CNIL",

Rydoo's toewijding aan de AVG

500K+ professionals in 60 landen werken met Rydoo.