>>> >> > >>

W jaki sposób cyfrowe zarządzanie kosztami może zmienić Twój wynik finansowy?

Świat zarządzania kosztami jest fascynujący. Jest to również stosunkowo nowa branża oparta na użytecznych smartfonach, które większość z nas nosi w kieszeni.

Jeszcze 10 lat temu branża ta nie mogłaby istnieć.  

Z czego wiele osób nie zdaje sobie jednak sprawy jest to, iż sam proces digitalizacji rachunków (poprzez zrobienie zdjęcia) otwiera masę możliwości. Czasy uciążliwego manualnego zarządzania kosztami należą do historii. Oparty o koncepcję „mobile first” proces zarządzania kosztami z wykorzystaniem cyfrowych rachunków pomoże firmom usprawnić przepływ danych, wpłynie na podejmowanie lepszych decyzji. Tasowanie raportów wydatków może odejść w niepamięć, gdyż koszty zarządzane są w czasie rzeczywistym, zmieniając sposób pracy firm.

W Rydoo z pasją podchodzimy do technologii, oszczędzając naszym użytkownikom czas na każdym etapie procesu zarządzania kosztami. Innowacja zapisana jest w naszym DNA i wciąż robimy wszystko, aby zapewnić użytkownikom doskonałą jakość usług – koncepcja, która obca jest tym, którzy nadal upierają się przy tradycyjnych systemach opartych na papierkowej robocie.

Niniejszy krótki dokument przedstawia kilka obszarów, które w najbliższych latach skorzystają z innowacji, zwiększając znaczenie zarządzania kosztami w firmach takich jak Twoja. Wierzymy, że otwierając Twojej firmie okno na świat, uwolnimy skrywany w niej potencjał i przygotujemy na nowe możliwości.

„Innowacja zapisana jest w naszym DNA i wciąż robimy wszystko, aby zapewnić użytkownikom doskonałą jakość usług.”

 

Kontekst

 

Branża zarządzania kosztami jest stosunkowo nowa. Ma jednak szansę na znaczny rozwój, gdyż coraz więcej firm rezygnuje z istniejących systemów i przestarzałego podejścia do zarządzania kosztami.  

Dla większości zarządzanie wydatkami jest uciążliwą koniecznością porównywaną z innymi obowiązkami takimi jak przygotowanie rocznego zeznania podatkowego. Niewiele osób jednak zdaje sobie sprawę, że obstawanie przy starych procesach zarządzania wydatkami generuje ukryte koszty. Jest to ważna kwestia. Wraz ze zwiększającą się liczbą pracowników, zwiększa się koszt przedkładania, przetwarzania i raportowania wydatków. Do tego dochodzą koszty związane z błędami i inne elementy manualne procesu, nie dziwi więc, że sektor ten przeżywa kryzys.

Nowa fala rozwiązać SaaS (Software-as-a-Service) takich jak te oferowane przez Rydoo może zmienić sposób zarządzania kosztami w firmach. Digitalizacja rachunków to zaledwie punkt przełomowy. Kluczowy jest uwolniony na skutek tego potencjał.

Dla osób z branży finansowej posiadanie dostępu w czasie rzeczywistym do danych dotyczących kosztów zapewnia o wiele lepszą przejrzystość finansów firmy w porównaniu ze „starymi” procesami, w których koszty były przetwarzane partiami raz na kwartał.

Analizowanie danych zbiorczych również daje pojęcie na temat wydatków pracowników na poziomie całej firmy.

Nie ulega wątpliwości, że czołowe rozwiązania w zakresie zarządzania kosztami pozwalają wyeliminować czasochłonne procesy manualne. Pozostaje jednak pytanie, dokąd zmierza ta innowacja w krótkiej perspektywie i jak może pomóc zmienić wyniki finansowe?

 

Przyszłość

 

Argumenty za stosowaniem nowoczesnych rozwiązań w zakresie zarządzania kosztami SaaS są bardzo silne. Oszczędność czasu na wszystkich etapach procesu może okazać się istotna dla wszystkich zapracowanych managerów. Dodatkowymi korzyściami są lepsza przejrzystość oraz płynna integracja z aplikacjami stron trzecich.

Jednak ze sposobu, w jaki te rozwiązania mogą fundamentalnie zmienić zachowania pracowników, mogą najbardziej skorzystać większe firmy, osiągając zyski mające wpływ na wyniki finansowe. Jakie są to między innymi zmiany?

 

1. Usprawnienie działania

 

Większość pracowników działa racjonalnie jeśli chodzi o zarządzanie kosztami. Zostawiają to na ostatnią godzinę; na koniec miesiąca, kwartału lub roku. W konsekwencji presja na dział finansów jest duża, ale ukryta przed pracownikami, których wydatkami się zajmuje. Nie musi wcale tak być.

Aplikacje Rydoo są łatwe w użyciu i całkowicie eliminują konieczność zbierania rachunków. Proces przesyłania kosztów jest prosty i zabiera kilka sekund (po prostu zrób zdjęcie rachunku za pomocą aplikacji), więc znika główny powód stosowania procesu okresowego. Pożegnaj się z gorączkowym rozliczaniem kosztów w ostatnich dniach miesiąca. Przetwarzanie wydatków w czasie rzeczywistości należy do rozwiązań przyszłości.

Chcesz skończyć ze starymi przyzwyczajeniami?

Może warto nagradzać tych, którzy przesyłają koszty w momencie ich narastania w czasie rzeczywistym? Wprowadzenie elementu konkurencji z namacalną nagrodą może przynieść pożądane efekty. Jednak dla większości już samo oszczędzające koszty i czas przetwarzanie wydatków za pomocą aplikacji wystarczy, aby na zawsze zmienić sposób, w jaki pracownicy raportują wydatki.

 

2. Motywuje do dobrego zachowania

 

Limity wydatków większość polityk dotyczących kosztów dotyczą pewnych kategorii, np. limit wydatków dla noclegu w hotelu wynosi 200 £ / noc. Znów rozsądnym zachowaniem byłby pobyt w miłym hotelu, maksymalnie mieszcząc się w granicach limitu.

A co jeśli skoncentrujemy się na nagradzaniu tych pracowników, którzy uzyskali największą różnicę między limitem a wydatkiem? Może mogliby zostać w hotelu wraz ze znajomymi, mając do dyspozycji 100 £ na kolację, dzięki czemu firma zaoszczędziłaby 100 £ różnicy. Nagradzanie pracowników za dobre zachowanie całkowicie stawia na głowie całą dynamikę zarządzania kosztami.

Są to zmiany zachować, które można nagradzać, jeśli ma się dostęp do raportów i danych przez pulpit zarządzania kosztami.

 

3. Lepsza przejrzystość wydatków

 

Dla większości managerów finansowych czas spędzony nad samym zarządzaniem kosztami nie pozwala zająć się innymi sprawami. Rozwiązania zarządzania kosztami SaaS zwykle oferują szereg funkcji raportowania umożliwiających aktualizacje wydatków firmy w czasie rzeczywistym.

Poświęcaj mniej czasu na czynności administracyjne (lub zarządzanie osobami administrującymi), wykorzystując dane w czasie rzeczywistym do planowania lub szacowania większych wydatków z możliwością ich zredukowania. Nawet na poziomie indywidualnym będzie można zrozumieć, ile powinny wynosić zwykłe średnie wydatki i skupić się na odstępstwach.

 

4. Oprogramowanie z pełną obsługą

 

Wraz z digitalizacją rachunku otworzyły się nowe możliwości. Być może cały proces można zlecić na zewnątrz, w końcu nie jest on główną działalnością firmy i może być zarządzany sprawniej przez dedykowanego dostawcę.

Postęp w rozwijaniu API oznacza, że większość czołowych dostawców usług w zakresie zarządzania kosztami współpracuje z dostawcami oprogramowań księgowych, a także bankami. Wynikiem netto takiego nowego ekosystemu jest to, że koszt outsourcingu jest przeniesiony (zwłaszcza gdy procesy manualne są w dużej mierze wyeliminowane).

Nadchodzi czas, gdy zarządzanie procesem zlecane będzie stronie trzeciej (podczas gdy zachowasz pełną widoczność przez pulpit). Również możliwość tych dostawców do bezpośredniego rozliczania się z pracownikami oznacza, że Twoje działania związane z zarządzaniem kosztami sprowadzają się do pojedynczej miesięcznej faktury.

 

5. Wykorzystanie możliwości związanych z e-rachunkami

 

Powoli stajemy się społeczeństwem zelektronizowanym, dlatego wpływ na procesy zarządzania kosztami będzie duży. Osoby przywiązane do papierkowej roboty będą miały trudności z nadążeniem nad technologią. Świat, w którym hipsterzy płacą za poranną kawę zegarkiem Apple Watch, a później wskakują do taksówki Uber, gdzie od razu płacą, pozbawiony jest papierowych rachunków.

Zwiększona integracja między różnymi aplikacjami oznacza, że rachunki elektroniczne przesyłane e-mailem mogą automatycznie być wykorzystane a rozwiązaniach w zakresie zarządzania kosztami, dzięki czemu użytkownicy oszczędzają czas.

Piękno nowoczesnych rozwiązań SaaS w zakresie zarządzania kosztami polega na tym, że są stworzone dla rzeczywistości, w której żyjemy, a zespołu tworzące te platformy często są pierwszymi użytkownikami, którzy swoimi innowacyjnymi pomysłami wybiegają w przyszłość.

 

Podsumowując, następuje szybki rozwój nowej branży w zakresie zarządzania kosztami i kierunek, w którym zmierza, stwarza szereg możliwości, zwłaszcza jeśli chodzi o promowanie zmian, które budują nową jakość w większych firmach.

Podczas gdy główna zaleta rozwiązań SaaS jak te oferowane przez Rydoo wiąże się ze wzrostem wydajności (jako rezultat bardziej wydajnych procesów), następnym etapem będą korzyści behawioralne. Będą one opierały się na wykorzystaniu możliwości, jakie dają rozwiązania w zakresie zarządzania kosztami w celu przeprowadzenia zmian – sposobu dostarczania wydatków lub poprzez zmiany oparte na wiedzy pochodzącej z analizy danych. To właśnie poprzez te behawioralne zmiany możliwe jest uzyskanie zwiększonej wartości. W końcu jeśli posiadasz 100 pracowników, którzy regularnie generują koszty i możesz ich zmobilizować i nagradzać, aby konsumowali wydajniej, znacznie wpłynie to na Twoje wyniki finansowe.