Case study
Deloitte

Aplikacja która znosi konieczność raportów o wydatkach

Deloitte Belgium jest jednym z największych użytkowników oprogramowania, które automatycznie i szybko przetwarza wydatki swoich pracowników. Dzięki temu oprogramowaniu dział finansowy może poświęcać mniej czasu na przetwarzanie i analizowanie danych, a oprócz tego zyskuje wgląd w realnym czasie w wydatki pracowników.

Według FD Magazine. Autor: Peter Ooms. (2016).

Przez ponad 3 miesiące 3000+ pracowników Deloitte korzystało z Rydoo w celu przetwarzania swoich wydatków za pomocą aplikacji zainstalowanej na smartfonie. Pracownicy skanują zdjęcie rachunku i ładują je bezpośrednio do systemu Deloitte. Aplikacja analizuje dane i pobiera dane z określonych pól, w tym datę zakupu, kwotę, nazwę dostawcy i walutę itd.

Aplikacja

Po zeskanowaniu i załadowaniu użytkownik może uzupełnić dodatkowe informacje. „Naszym zdaniem, bardzo ważne jest stałe ulepszanie naszych procesów i narzędzi w celu zmniejszenia biurokracji i zwiększenia skuteczności. Dzięki Rydoo szybciej wiemy, ile czasu poświęciliśmy na dany projekt lub klienta. Dostajemy również informacje o dużej ilości wydatków w trakcie miesiąca, dlatego możemy natychmiast rozpocząć kontrolę i zająć się przetwarzaniem tej części. W ten sposób istotnie zmniejsza się ilość pracy do wykonania na koniec każdego miesiąca”, mówi Cindy Peeters, dyrektor finansowy Deloitte Belgium.

Każdego miesiąca dział finansowy Deloitte bada wydatki wszystkich pracowników. Wcześniej to zadanie musiało czekać na koniec miesiąca; oprócz tego należało zbadać dokumentację związaną z raportami wydatków. To powodowało ogromny wzrost w nakładzie pracy dla zespołu finansowego. Zespół musiał jak najszybciej zbadać dane, aby spółka mogła dokonać zwrotu wydatków na rzecz swoich pracowników w możliwie najkrótszym terminie. Ponadto te kwoty należało umieścić na fakturach wystawianych klientom oraz w swoich własnych miesięcznych zeznaniach.

Dzięki Rydoo pracownicy mogą teraz przez cały miesiąc przesyłać cyfrowo swoje wydatki w realnym czasie. Zapobiega to powstaniu niepotrzebnemu wzrostowi ilości pracy oraz ogólnego niepożądanego stresu w firmie.

Jak tylko użytkownik załaduje zdjęcie swojego rachunku, zdjęcie zostanie zapisane w systemie centralnym. Na tym etapie rachunek nie zostanie całkowicie przetworzony, więc w razie konieczności można jeszcze dodawać informacje. Następnie określona osoba może zatwierdzić rachunek. „W ten sposób firmy mogą szybciej dowiedzieć się o wydatkach swoich pracowników i, gdy jest taka potrzeba, przygotować płatność.

„Naszym zdaniem (Deloitte), bardzo ważne jest stałe ulepszanie naszych procesów i narzędzi w celu zmniejszenia biurokracji i zwiększenia skuteczności. Dzięki Rydoo szybciej wiemy, ile czasu poświęciliśmy na dany projekt lub klienta”.
Cindy Peeters
dyrektor finansowy

Jest to na pewno przydatne, gdy Twoja firma dokonuje płatności zaliczek. Jeszcze ważniejsze jest, że po załadowaniu swoich rachunków nie możesz ich zgubić. Na dalszych etapach przetwarzania wersja papierowa w ogóle nie jest nam potrzebna. Zawarliśmy umowę z organami podatkowymi, aby firmy nie musiały przechowywać papierowej wersji w przypadku posiadania wersji cyfrowej. Próbujemy wszystkiego, aby raporty wydatków odeszły do przeszłości”, mówi Wim Derkinderen, CCO (Chief Change Officer, dyrektor zarządzający zmianami) i współzałożyciel Rydoo.

Aplikacja działa w chmurze jako SaaS (Software as a Service, oprogramowanie jako usługa). To oznacza, że klient nie musi dokonywać dużych inwestycji z wyprzedzeniem; płaci tylko określoną cenę za użytkownika i miesięcznie za najem usługi. Oprócz tego aplikacja nie jest uruchomiona na komputerach samej firmy. Jednak aplikacja jest połączona z ERP klienta lub jego oprogramowaniem księgowym. Cindy Peeters: „U nas w Deloitte pracujemy, używając SAP. Ustawiamy dwukierunkowy interfejs za pomocą którego ładujemy wszystkie nasze dane do naszego ERP. A jeśli chcemy jeszcze wprowadzić jakieś poprawki do raportów wydatków, te zostaną automatycznie skorygowane w Rydoo. Wdrażanie przebiegło bez zakłóceń, ponieważ jest to część uzupełniająca SAP.

„Podczas okresu wdrażania Rydoo intensywnie komunikowaliśmy się za pomocą plakatów, filmów wideo, szkoleń itd. Ale wielu użytkowników nawet nie potrzebowało szkolenia. Aplikacja jest bardzo intuicyjna.”
Cindy Peeters
dyrektor finansowy

Projekt pilotażowy

Deloitte wypróbowała system podczas projektu pilotażowego latem 2015 r. W listopadzie system został uruchomiony dla grupy użytkowników, którzy zwykle dokonują wielu wydatków oraz którzy mają bardziej złożone wymagania. W styczniu 2016 r. wszyscy pracownicy przeszli na cyfrowe przetwarzanie wydatków w Rydoo. W tym czasie używanie systemu jest obowiązkowe: wszystko jest przetwarzane i płacone cyfrowo.

Użytkownicy odpowiadają w podobny sposób. Pytania, które zadają, dotyczą raczej polityki wydatków niż samego systemu czy aplikacji. Wcześniej próbowali zakończyć procedurę jak najszybciej, nie zwracając uwagi na szczegóły, teraz muszą wpisać właściwy kod. Ponadto pracownicy są zmuszeni zastanowić się, czy faktycznie mogą się ubiegać o zwrot wszystkich ze swoich wydatków. Teraz chcą bardziej szczegółowo poznać zasady dotyczące wydatków. Cindy Peeters: „Zauważyliśmy, że nasi pracownicy uważają system za sprawny i przyjazny dla użytkownika. Szybko uczą się posługiwać systemem, czy są pracownikami, którzy dużo podróżują, czy wykonują pracę administracyjną z domu”.

Lepsza kontrola

Oprócz tego, że wydatki są przesyłane szybciej i kontrolerzy mogą szybciej pracować, kontrole mogą również być dokładniej przeprowadzane, ponieważ wszystkie dane są dostępne w formie cyfrowej. Cindy Peeters: „W chwili przesłania rachunku sprawdzamy, czy uzupełnione dane odpowiadają danym na rachunku. Wszelkie odstępstwa mogą świadczyć o błędach, ale również oszustwie i duplikatach. Bardzo szybko zauważymy taką sytuację.

Ponadto w sposób bardziej precyzyjny i globalny kontrolujemy: rodzaj wydatków, miejsce poniesienia wydatków, lub oba. Musimy pracować nad całością procesu od początku do końca, aby podwyższyć skuteczność. Poza tym jest seria wbudowanych kontroli, które działają automatycznie, a system wskazuje niezgodności, na które musimy uważać. W ten sposób możemy się skupić na nieuzasadnionych roszczeniach związanych z wydatkami”.

Odzyskanie podatku

Dla wielu firm próba odzyskania podatku na podstawie rachunków i faktur jest właściwie niemożliwa. Jednak w Deloitte to się udaje. Cindy Peeters: „W naszej firmie mamy określony zespół odpowiedzialny za wydatki, zarówno nasze, jak i naszych klientów. Oczywiście jest u nas też duża grupa pracowników, którzy dokonują wielu wydatków.

Ze względu na skalę warto podjąć wysiłek stworzenia zespołu zajmującego się wydatkami. Dzięki nowemu narzędziu jest to jednak o wiele prostsze. Wcześniej musieliśmy wiele rzeczy przetwarzać ręcznie; teraz idzie o wiele szybciej. A żeby było jeszcze szybciej, poprosiliśmy Rydoo o dodanie pola państwa w aplikacji, aby otrzymywać automatycznie powiadomienie, gdzie możemy odzyskać podatek”.

Powiązane artykuły

Rydoo

Światowy lider w branży bezpieczeństwa platform cyfrowych digitalizuje system zarządzania kosztami.

Jako niezakwestionowane i niezaktualizowane, aby odzwierciedlały wewnątrz to, co marka prezentuje na zewnątrz.

2018-05-23
Podziel się
Ucz się więcej
Rydoo

Rozmowa z Bjornem Poelmanem: Jak firma Deloitte pomogła nam zoptymalizować moduł diet dziennych

Dlaczego stosowanie diet dziennych jest korzystne dla Twojej firmy? W jaki sposób platforma Rydoo pomaga nimi zarządzać? Czy jest ona wiarygodna?

2018-05-23
Podziel się
Ucz się więcej