Case study
Irdeto
9
Wdrożony krajach
1000
Pracowników w Rydoo
Microsoft Dynamics
Integracje
ROZPOCZNIJ BEZPŁATNY OKRES PRÓBNY

Światowy lider w branży bezpieczeństwa platform cyfrowych digitalizuje system zarządzania kosztami.

Jako niezakwestionowane i niezaktualizowane, aby odzwierciedlały wewnątrz to, co marka prezentuje na zewnątrz.

WYZWANIE

Proces zarządzania kosztami firmy Irdeto, choć odbywał się internetowo, wymagał niezwykle wielu czynności manualnych. Wszystkie koszty należało wprowadzać manualnie w systemie ERP – Microsoft Dynamics.

Raporty wydatków można było przedkładać wyłącznie w biurze. Rachunki należało skanować jeden po drugim, a następnie wprowadzić pojedynczo do Microsoft Dynamics, podając manualnie wszystkie informacje.

W celu pobudzenia innowacji i krytycznego myślenia w firmie Irdeto organizowane są regularnie dla pracowników tzw. „Hack Days” – spotkania, które mają wspomóc kwestionowanie obecnych procesów i zmotywować do szukania nowych usług. Podczas zeszłorocznego spotkania Pierre Fauvel, Kontroler finansowy Irdeto regionu obu Ameryk, dobrowolnie zobowiązał się znaleźć nowe rozwiązanie dla procesów wydatkowania firmy. Później objął funkcję kierownika projektu i odpowiadał za międzynarodowe wdrożenie Rydoo.

Jako zapalony podróżnik Pierre wciąż narzekał na, jak to sam ujął, „mozolny i wolny proces”. Pierre oszacował, że przygotowywanie kosztów po każdej podróży zajmowało mu od 45 minut do 1 godziny. Niedopuszczalnie długi proces, który wpływał na godziny pracy i powodował niezadowolenie pracowników.

Zawsze wiedzieliśmy, że musi być jakiś lepszy system do zarządzania kosztami firmy niż Microsoft Dynamics.
Pierre Fauvel
Kontroler finansowy

ROZWIĄZANIE

Rozwiązanie oparte na chmurze

Pracownicy podróżujący służbowo firmy Irdeto byli zawsze w rozjazdach. Wszystkie sprawy, które wymagały zalogowania się do systemu Microsoft Dynamics były odkładane na ostatnią chwilę, gdyż potrzebne było połączenie vpn, więc narzędzie nie było łatwe w użyciu. Rozwiązanie, jakiego szukała firmy Irdeto, powinno umożliwiać użytkownikom i zatwierdzającym stosowanie telefonów komórkowych w celu podjęcia jakichkolwiek działań takich jak: wprowadzenie wydatków, wysyłanie, zatwierdzanie, kontrolowanie itd.

Chcieliśmy zaoszczędzić pracownikom czas. W restauracji mogą zrobić zdjęcie rachunku i natychmiast przesłać go do zatwierdzenia.

Technologia OCR

Priorytetem dla firmy Irdeto było wyeliminowanie manualnego wprowadzania danych. Jedną z korzyści płynących z wdrożenia mobilnego rozwiązania z aktualizowaniem danych na bieżąco jest zmniejszenie do minimum manualnych czynności wykonywanych przez pracowników.

„Zdolność narzędzia do rozpoznawania elementów i domyślnego ustawienia informacji pozwala oszczędzić mnóstwo czasu i jest jedną z rzeczy, która spodobała nam się w Rydoo podczas testowania wersji demo."

Technologia OCR firmy Rydoo automatycznie pobiera z rachunku dane takie jak data, kwota, waluta i sprzedawca. Jedyne, co musi zrobić użytkownik, to przypisanie rachunku do centrum kosztów przed wysłaniem go do zatwierdzenia.

Koniec z raportami wydatków

Wprowadzenie nowego narzędzia w każdej firmie może być nie lada wyzwaniem. Przeanalizowanie wewnętrznych procesów i ich zakwestionowanie firma Irdeto potraktowała jako szansę.

„W Rydoo urzekł nas przede wszystkim brak procesu wysyłania raportów wydatków. Idę do kawiarni, robię zdjęcie rachunku i je wysyłam.”

Ta zmiana procesu i mentalności spotkała się z entuzjazmem zespołu, który mocno wierzył w korzyści, jakie przyniesie firmie: natychmiastowe przesyłanie kosztów, krótszy okres od wydatku do zwrotu kosztów, przegląd wydatków firmy w czasie rzeczywistym itd.

WYNIKI

Firma Irdeto stosuje Rydoo w 9 krajach w obu Amerykach, Europie i Azji Projekt przeprowadzany był przez działy finansowe w każdym  i nadzorowany przez Kontrolera finansowego regionu obu Ameryk. 

Dzięki wspaniałej współpracy zespołu projektowego Irdeto i firmy Rydoo wdrożenie dla wszystkich 9 krajów w tym pełna integracja Microsoft Dynamics zajęło 8 tygodni.

Dzięki dwukierunkowej integracji z Microsoft Dynamics możliwe było zaimportowanie do Rydoo wszystkich użytkowników
i zautomatyzowanie procesu zatwierdzania. Integracja w czasie rzeczywistym oznacza, że każda zmiana w systemie  Microsoft Dynamics będzie zastosowana automatycznie w Rydoo.

Największym wyzwaniem było etapowe wdrażanie. Musieliśmy przeszkolić kilku zatwierdzających, których kraje nie wdrożyły jeszcze Rydoo, ale managerowie byli podekscytowanie, że mogą zobaczyć narzędzie przed jego wprowadzeniem do ich kraju.
< 15 min

czasu przetwarzania zamiast 60 min

Zero

Zarządzanie kosztami bez użycia papieru.

:)

Pozytywne opinie pracowników

Powiązane artykuły

Rydoo

Rozmowa z Bjornem Poelmanem: Jak firma Deloitte pomogła nam zoptymalizować moduł diet dziennych

Dlaczego stosowanie diet dziennych jest korzystne dla Twojej firmy? W jaki sposób platforma Rydoo pomaga nimi zarządzać? Czy jest ona wiarygodna?

2018-05-23
Podziel się
Ucz się więcej