Estudo de caso
Parakar

Como Rydoo ajudou a Parakar a mobilizar a Europa

Ano passado, o total de funcionários da Parakar era de 30 pessoas, com um escritório na Alemanha. Hoje, eles empregam 120 pessoas e abriram 2 novas unidades, na Irlanda e na Holanda. Vamos conferir como a Parakar se equipou para não parar de crescer.

O desafio

Como uma facilitadora de emprego na UE, a Parakar tem funcionários e empregadores em todo o mundo.

Encontrar uma maneira eficiente de gerenciar as despesas de todas as partes envolvidas era uma questão urgente para seguir oferecendo o melhor serviço possível e crescer com saúde, com processos aperfeiçoados e escaláveis.

«Nós tínhamos um processo em que os funcionários precisavam preencher planilhas do Excel, escanear os documentos e enviá-los por e-mail para a aprovação dos empregadores antes que os recuperássemos e os levássemos para a contabilidade.»

Todo o processo simplesmente tomava mais tempo e energia do que deveria. Nas palavras de Marisa: «Em uma época em que há uma ferramenta para tudo, ficou bem claro que precisávamos de uma ferramenta para isso».

Prestando a maioria dos seus serviços na Alemanha, a Parakar estava lutando para educar os empregadores estrangeiros sobre as complexas normas de despesas do país.

«Educar os empregadores sobre as normas de um país diferente às vezes é desafiador, especialmente quando se lida com regulamentações complexas, como as diárias alemãs.» Eles precisavam de uma ferramenta que atendesse a todos os países em que tinham atividades, mas que ainda assim fosse fácil de usar para os aprovadores.
«Era impossível crescer com o nosso processo anterior, muitos e-mails e tempo demais indo atrás de funcionários e aprovadores - orquestrar tudo isso simplesmente tomava muito do meu tempo.»
Marisa Werle
Gerente de Operações

A solução

Foi amor à primeira vista. A automação desempenha um grande papel no aperfeiçoamento e criação de processos eficientes. Rydoo investiu no desenvolvimento de módulos para as regulamentações específicas de cada país e, mais importante, para a automatização de diárias.

Antes de Rydoo, a Parakar tinha que registrar as viagens de todos os funcionários e calcular manualmente a verba de cada um, conferindo se todas as despesas relevantes eram deduzidas, se necessário.

«O módulo de diárias embutido no Rydoo era realmente incrível... Agora nós simplesmente pedimos para os funcionários usarem o app para criar a viagem e tudo é calculado para eles.»

Rydoo havia desenvolvido seu módulo de diárias em conjunto com a Deloitte para assegurar sua conformidade com as normas de todos os países do mundo.

Na Alemanha, o módulo de diárias é atualizado automaticamente, ficando disponível na hora. Chega de treinamentos, cálculos manuais ou atualização de listas.

A Parakar obteve um sucesso incrível, e isso se traduz em mais funcionários e mais clientes atendidos em diferentes países.

Ao optar por Rydoo, eles acreditaram que a plataforma daria conta da tarefa e os acompanharia em seu crescimento.

«Ficamos impressionados com a reatividade da equipe meio ano atrás, quando a nossa unidade na Irlanda realmente decolou. Havia um cálculo de quilometragem que eu não conseguia configurar no Rydoo. Entrei em contato com o sucesso de cliente, e em uma semana o recurso foi disponibilizado para mim.»

Rydoo compreende as especificidades de cada país, e a conformidade faz parte do nosso comprometimento em poupar o tempo dos clientes e facilitar seus processos. É por isso que as equipes estão regularmente monitorando os regulamentos em todos os países e sempre adaptando a plataforma.

«Eu me deparei com várias soluções, mas por Rydoo eu me apaixonei - provavelmente porque pude ver na hora que ele tinha sido desenvolvido com a complexidade da nossa querida Europa em mente.»
Marisa Werle
Gerente de Operações

Não é apenas uma plataforma: é um novo jeito de trabalhar

Ao implementar uma plataforma como Rydoo, o impacto sobre as operações diárias da sua empresa é percebido na hora. Na Parakar, isso ficou ainda mais evidente quando eles tiveram que procurar um novo software de contabilidade e só consideraram plataformas que pudessem se integrar com Rydoo.

«O tempo que poupamos e o funcionamento tranquilo da nossa empresa e serviço depende de Rydoo. Não podemos ficar sem ele, então qualquer ferramenta que considerarmos no futuro terá que se integrar com ele.»

A Parakar decidiu implementar o Exact para assegurar um fluxo ininterrupto entre as duas plataformas. Agora, todos os dados de despesas são exportados em tempo real para o seu software contábil, facilitando muito o faturamento dos clientes.

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