Estudo de caso

Aplicativo torna os relatórios de despesa desnecessários Conversa com o consumidor: Deloitte

A Deloitte Belgium é uma das primeiras grandes usuárias de software que processa de modo rápido e automático as despesas de seus funcionários. Esse tipo de software possibilita ao departamento financeiro reduzir o tempo gasto no processamento e na análise de dados além de ter uma visão em tempo real das despesas do funcionário.

Por mais de 3 meses, mais de 3.000 funcionários da Deloitte vêm usando a Xpenditure para processar suas despesas através de um aplicativo em seus smartphones. Eles digitalizam seus recibos e imediatamente fazem o upload para o sistema da Deloitte. O aplicativo analisa os dados e extrai as informações necessárias para campos que incluem data de compra, quantidade, nome do fornecedor, moeda etc.

O aplicativo

Depois de fazer a digitalização e o upload, o usuário pode acrescentar outras informações. _«Para nós (Deloitte), é muito importante inovar constantemente nossos processos e ferramentas, reduzir a administração e aumentar a eficiência. Graças à Xpenditure nós descobrimos mais rapidamente quanto gastamos com determinado projeto ou cliente. Além disso, nós conseguimos nos informar a respeito de uma grande parte das despesas durante o mesmo mês, assim podemos iniciar o controle e o processamento imediatamente. Isso reduz significativamente a quantidade de trabalho a ser feita ao fim de cada mês,» diz Cindy Peeters, Diretora Financeira da Deloitte Belgium.

Todo mês, o departamento financeiro da Deloitte processa as despesas de seus funcionários. Anteriormente, essa tarefa tinha que esperar até o fim de cada mês e, além de relatórios de despesa, evidências documentais tinham de ser processadas. Isso criava um grande aumento na carga de trabalho da equipe financeira. Ela tinha que processar os dados tão logo fosse possível, para que a empresa pudesse reembolsar os seus funcionários o quanto antes. Além disso, os valores tinham de ser incluídos nas faturas destinadas aos clientes e também em seus extratos mensais.

Graças à Xpenditure, os funcionários agora enviam suas despesas em tempo real, durante todo o mês. Isso evita aumentos desnecessários na carga de trabalho e uma grande quantidade de esforço desnecessário na organização.

Para nós (Deloitte), é muito importante inovar constantemente nossos processos e ferramentas, reduzir a administração e aumentar a eficiência. Graças à Xpenditure nós descobrimos mais rápido quanto gastamos com determinado projeto ou cliente.
Cindy Peeters
Diretora Financeira

Implementação

Assim que o usuário faz o upload do seu recibo, ele é salvo no sistema central. Nesse ponto, o recibo ainda não é completamente processado, então você pode acrescentar mais informações se necessário. Posteriormente, a pessoa responsável pode aprovar o recibo. «Isso possibilita às empresas saberem muito mais rapidamente quais gastos seus funcionários realizam, e, se necessário, prepararem o pagamento.»

Isso certamente é muito útil quando sua empresa fornece adiantamentos em dinheiro. Mas ainda mais importante é que, uma vez que você faz o upload dos seus recibos, você não corre o risco de perdê-los. Em estágios posteriores do processamento, nós não precisamos mais da versão em papel. Nós concluímos um acordo com as autoridades fiscais em que as empresas não precisam guardar evidência em papel quando elas tiverem uma cópia digital. Nós fazemos de tudo para tornar os relatórios de despesa uma coisa do passado,» diz Wim Derkinderen, CCO e cofundador da Xpenditure.

O aplicativo funciona na nuvem como um SaaS (sigla em inglês para Software como Serviço). Isso significa que o cliente não tem que fazer grandes investimentos antecipadamente; ele apenas paga um valor fixo mensal por usuário pelo serviço contratado. Além disso, o aplicativo não funciona nos computadores da própria empresa. Porém, o aplicativo é conectado ao ERP (sigla em inglês para Planejamento de Recurso Corporativo) do cliente ou ao seu software de contabilidade.

Cindy Peeters: «Aquina Deloitte nós trabalhamos com o SAP (sigla em inglês para Sistema Integrado de Gestão Empresarial). Nós criamos uma interface bidirecional através da qual nós fazemos o upload de todos os nossos dados para o ERP. Assim, quando nós ainda queremos fazer alterações ou correções nos relatórios de despesa, elas serão ajustadas automaticamente no Xpenditure. A implementação se deu tão tranquilamente porque é complementar ao SAP».

Durante o período de implementação da Xpenditure, nós nos comunicamos extensivamente através de posters, vídeos
organizacionais, sessões de treinamento e assim por diante. Mas
muitos de nós nem chegamos a precisar de treinamento. O aplicativo
é muito intuitivo.”

Piloto

A Deloitte experimentou o sistema através de um projeto piloto em meados de 2015. Em novembro, o sistema ficou disponível para um grupo de usuários que tradicionalmente realizam muitos gastos e que têm mais necessidades complexas.

Em janeiro de 2016, todos os funcionários passaram a usar o processamento digital de gastos da Xpenditure. Durante o processo, o uso do sistema é obrigatório: tudo está sendo processado e pago digitalmente.

«Ao longo do período de implementação do sistema, nós nos comunicamos extensivamente por meio de posters, vídeos organizacionais, sessões de treinamento e assim por diante. Mas muitos dos usuários sequer precisaram de treinamento. O aplicativo é muito intuitivo,» diz Cindy Peeters.

Os usuários reagem de modo similar. As perguntas que eles fazem não são sobre o sistema em si ou sobre o aplicativo, mas sim sobre a política de gastos. Enquanto anteriormente eles tentariam terminar o quanto antes sem prestar atenção aos detalhes, eles agora têm que inserir o código correto. Além disso, os funcionários são levados a refletir se suas despesas podem de fato ser ressarcidas. Eles querem saber das regras sobre gastos melhor do que antes.

Cindy Peeters: «Nós notamos que nossos funcionários acham o sistema eficiente e simples. Muito rapidamente todos eles aprendem a lidar com o sistema, independentemente se são funcionários que viajam muito ou se ficam em casa fazendo trabalho administrativos».

Melhor Controle

Além de despesas estarem sendo submetidas mais cedo e de os controladores poderem trabalhar mais rapidamente, o controle pode ser mais rigoroso, já que todos os dados ficam disponíveis digitalmente. Cindy Peeters: «Tão logo o recibo é submetido, nós verificamos se os dados fornecidos correspondem aos dados no recibo. Desvios podem indicar erros, mas também fraudes e duplicações.

Nós descobrimos esse tipo de coisa rapidamente. Além disso, controlamos de modo muito mais preciso e global o tipo de gasto, o local onde as despesas foram feitas, ou ambos. Nós nos envolvemos em todo o processo, do início ao fim, para aumentar a eficiência. Para além disso, há uma série de controles integrados que funcionam automaticamente, e o sistema aponta anomalias às quais devemos nos atentar. Assim, podemos nos concentrar nas alegações de gastos injustificadas.»

Recuperação de IVA

Para muitas empresas, é quase impossível tentar recuperar IVA com base em recibos e faturas. Na Deloitte, contudo, eles conseguem fazer isso. Cindy Peeters: «Na nossa empresa temos uma equipe específica responsável pelos gastos, tanto para nós mesmos quanto para os nossos clientes. Mas, naturalmente, nós temos um grande grupo de funcionários que realizam muitos gastos.

Devido ao volume, vale a pena o esforço de criar uma equipe exclusivamente para isso. Com a ferramenta, entretanto, as coisas são muito mais fáceis. Antes nós tínhamos que processar muitas coisas manualmente; hoje é muito mais rápido. E para tornar tudo ainda mais rápido, nós pedimos para a Xpenditure acrescentar no aplicativo um campo para país; desse modo, automaticamente sabemos se podemos recuperar o IVA.

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