Estudo de caso

Liderando o movimento de empreendedorismo de alto impacto em todo o mundo

Unidos por uma paixão comum para apoiar e catalizar as empresas de alto crescimento em todo o mundo, Endeavor e Xpenditure têm sido parceiros naturais desde o início.

Endeavor apoia empreendedores de alto impacto, conectando os mentores com as ferramentas que eles precisam para construir empresas prósperas e inspirar incontáveis modelos. Uma dessas ferramentas é Rydoo, premiado software FinTech que automatiza o gerenciamento de despesas para permitir que as empresas concentrem seu tempo e recursos na inovação e no crescimento.

Neste breve estudo de caso, conversamos com o diretor financeiro da Endeavor, Cassiano Souza, sobre os desafios e destaques de trabalhar com empresas de alto crescimento, tornando os processos mais eficientes e como Rydoo os ajudou.

Transformando Processos para o Crescimento

Conforme explica o CEO e co-fundador de Rydoo, Boris Bogaert, quando você executa um negócio de alto crescimento ou em fase inicial, você tem que definir os processos no início para apoiar o crescimento:

"Um erro comum que as empresas em estágio inicial fazem é não automatizar processos para suportar seu crescimento. No início, seus primeiros funcionários costumam adotar o uso de papel, para tudo o que precisa ser feito. Mas isso simplesmente não é escalável uma vez que seu negócio cresce. Você precisa encontrar maneiras de inovar em que você pode economizar tempo e recursos desde o início.”

Endeavor percebeu isso rapidamente. Antes de Rydoo, o processo de gerenciamento de despesas era 100% manual. Contavam com o trabalhoso e tradicional método de imprimir um formulário, preencher, pedir aprovação via assinatura ao gestore triplicando a verificação de erros.

Os funcionários não gostavam dos processos, como o CFO Cassiano Souza explica: "Todo mundo no meu departamento odiava fazer relatórios de despesas. Temos 80 funcionários, e costumávamos receber 50-60 formulários por mês com uma média de 6 despesas em cada um. Nós desperdiçávamos muito, muito tempo, cuidando de despesas. Tínhamos muitos erros. E tínhamos que refazer as despesas sempre. Todos odiavam e todos sofriam.

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Rydoo? Para nós, 10. Realmente resolveu o nosso problema

Implementação Ágil e Dinâmica

Depois de uma reunião com Rydoo no final do ano passado, Endeavor percebeu que era hora de mudar. Eles precisavam economizar tempo, recursos e aumentar a produtividade e a moral. Eles ficaram encantados com a facilidade da transição, como explica Cassiano:

"Houve absorção imediata. Implementamos Rydoo na primeira semana de janeiro de 2016. Dentro de duas semanas todos os 80 funcionários estavam usando, e no final de janeiro cada despesa foi processada através de Rydoo. Na verdade, durante todo o ano de 2016, nenhuma despesa de um único funcionário foi processada fora de Rydoo. É realmente muito simples. Nós amamos isso. ”

Tempo é Dinheiro: O Real ROI da Gestão de Despesas

Por ser um CFO em uma empresa ambiciosa de alto crescimento, enquanto também lida com uma base de clientes diversificada com mais de 70 startups inovadoras, Cassiano reconhece o ROI tangível, com a liberação de tempo dos seus “recursos”.

"Nosso velho processo de gerenciamento de despesas tirava o funcionário de suas funções principais 1 vez por semana. Com Rydoo, levam somente cerca de 2 horas por mês. Isso se traduz em ROI enorme, e nos permite nos concentrar em estratégia e crescimento. ”

Vamos olhar o quadro geral

Se você paga à pessoa responsável por finanças R$65.000 por ano, e ela passa 12 semanas por ano na gestão de despesas, então isso custa à sua empresa R$15.000. Com base na análise da Endeavor, Rydoo custaria à sua empresa pouco menos de R$4.000 por ano. Uma economia de mais de R$11.000 (75%). Agora, imagine sua empresa. Em vez de uma pessoa de finanças cuidar de 80 despesas, você tem 6 membros da equipe para cuidar das mais de 500 despesas dos funcionários.

Rydoo, então, economizaria para você R$67.000 a cada ano. Assim, não só a sua equipe financeira original teria mais tempo para cuidar das tarefas mais críticas para o negócio, como também teria economizado o suficiente para contratar outro recurso (outra pessoa) em tempo integral para se concentrar em impulsionar a inovação e o crescimento de sua empresa.

Construindo Defensores da Marca

O poder de construir uma equipe de apaixonados e comprometidos defensores da marca para sua empresa não pode ser subestimado nos primeiros dias, quando longos dias e noites são normais.

Cassiano fala da "forte cultura de desempenho" na Endeavor, que espelha a própria cultura de Rydoo e a da maioria das startups e scaleups: "Todos nós realmente amamos o que fazemos. Estamos todos lutando juntos. Mas somos lutadores fortes.”

É importante manter a moral dos funcionários alta dentro deste ambiente de trabalho de alta pressão. Precisamos colocar os processos em prática para aliviar o fardo, sempre que possível, para permitir que nossos funcionários se concentrem no que eles são apaixonados.

Cassiano explica como Rydoo tem impulsionado significativamente a moral dos funcionários: "Nestes 11 meses usando Rydoo, não recebi uma única reclamação sobre o sistema, e todos costumavam se queixar muito sobre o antigo processo e como era demorado. A equipe realmente valoriza e reconhece como Rydoo melhoro

Facilitando o Encargo Administrativo com Relatórios em Tempo Real

Os CFOs de hoje são o coração da empresa. Eles precisam moldar a estratégia de negócios e impulsionar a inovação em novos mercados e direções. Cassiano fala de como os relatórios em tempo real do Rydoo e os relatórios de acompanhamento lhe dão o suporte perfeito em seu papel:

"O CFO precisa supervisionar toda a empresa - ele está sempre pensando em todo o processo. Se você usar Rydoo, tudo estará bem organizado. Os relatórios são muito bons. Se eu precisar encontrar um recibo para uma despesa específica, é realmente fácil de encontrar, diferente dos velhos tempos."

A equipe da Endeavor também gosta particularmente de como eles podem fotografar e digitalizar os recibos de despesas ainda mais rápido com a inovadora tecnologia OCR de Rydoo:

"O que chamou a atenção de todos foi a capacidade do software de reconhecer os recibos. Ele funciona 99,9% das vezes e eles adoram. Tem a nossa estrutura orçamentária. Os Centros de Custo estão lá. A aprovação funciona muito bem."

Conclusão

Em um mundo empresarial no qual empresas de alto crescimento competem para impactar e influenciar novos mercados, empresas inteligentes como Endeavor reconhecem a necessidade de automatizar processos para alocar tempo e recursos onde eles realmente são necessários. E tecnologia como Rydoo está no cerne deste movimento em direção à automação e à inovação.

“O coração de Rydoo é a tecnologia. É diferente e é melhor. " Cassiano Souza

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