Estudo de caso
Irdeto
9
Países levou
1000
Funcionários em
Microsoft Dynamics
Integrações
TESTE RYDOO

O líder mundial em segurança digital, digitaliza a sua gestão de despesa

Com aproximadamente 50 anos de excelência em segurança, a tecnologia de segurança de software e os serviços virtuais da Irdeto protegem mais de 5 bilhões de dispositivos e aplicativos de algumas das marcas mais conhecidas do mundo.

Como líder mundial em segurança digital, a Irdeto é uma empresa inovadora e com perspectiva visionária. Ainda assim, alguns de seus processos internos permaneceram inquestionados e sem atualizações que refletissem internamente o que a empresa representa externamente.

DESAFIO


O processo de gestão de despesa da Irdeto, apesar de online, era extremamente manual. Todas as despesas tinham de ser inseridas manualmente no Sistema ERP - Microsoft Dynamics.As submissões só podiam ser feitas no escritório. Recibos precisavam ser escaneados individualmente e então inseridos no Microsoft Dynamics linha por linha, acrescentando toda informação manualmente.

Para estimular a inovação e o pensamento crítico na Irdeto, são organizadas regularmente «hackathons» a fim de questionar processos correntes e chegar a novas ideias de serviços. Durante o «hackathon» do ano passado, Pierre Fauvel, Auditor Financeiro na Irdeto Américas, se ofereceu para encontrar uma nova solução para os processos de despesa da empresa. Posteriormente ele se tornou o gestor de projeto para a implantação mundial de Rydoo.

Pierre estimou o tempo médio gasto com as despesas depois de cada viagem em 45 minutos a 1 hora. Um processo inaceitavelmente longo que prejudica as horas de trabalho e frustra funcionários.

Nós sempre soubemos dentro da empresa da existência de algo no mercado que seria melhor que o Microsoft Dynamics para o tratamento das nossas despesas
Pierre Fauvel
Auditor Financeiro

Solução

Uma solução móvel em nuvem Os viajantes de negócio da Irdeto estão fora do escritório constantemente. Todas as tarefas envolvendo o login no Microsoft Dynamics foram deixadas para o último minuto, pois era preciso uma conexão VPN e a ferramenta não era intuitiva.A solução pela qual a Irdeto procurava precisava permitir que os usuários e os aprovadores usassem seus celulares para realizar qualquer ação: inserir despesas, submeter, aprovar, controlar etc. …

Nós queríamos liberar o tempo das pessoas. Se eles estiverem em um restaurante, eles poderão fotografar suas notas e enviá-las imediatamente para aprovação

Technologia OCR

Livrar-se de lançamentos manuais era uma necessidade para a Irdeto. Uma das vantagens da implementação de uma solução móvel e dinâmica é a capacidade de redução de tarefas manuais para os funcionários tanto quanto possível.
«A capacidade da ferramenta de reconhecer elementos e preencher antecipadamente a informação para você significa uma grande economia de tempo e é um dos elementos que nos agradou nas demonstrações de Xpenditure.»
A tecnologia OCR de Xpenditure extrai automaticamente data, valor, moeda e vendedor a partir das notas. Aos usuários é pedido apenas que atribuam a nota a um centro de custos antes de submeterem-na à aprovação.

Elimine o relatório de despesa

A introdução de uma nova ferramenta em toda empresa pode ser um desafio: na Irdeto, eles encararam como uma oportunidade de examinar seus processos internos e questioná- los.
«O que realmente nos atraiu no Xpenditure foi que você se liberta do processo de relatório de despesa. Eu vou para o café, fotografo meu recibo e o submeto.»
Essa mudança no processo e na mentalidade foi apoiada pela equipe, que acreditou firmemente na vantagem que isso traria à empresa: submissão instantânea de despesas, ciclo mais curto entre despesa e reembolso, panorama em tempo real das despesas da empresa etc...

Resultados

A Irdeto implantou o Xpenditure em 9 países, cobrindo as Américas, Europa e Ásia. O projeto foi tocado por equipes financeiras em cada região e supervisionado pela Auditoria Financeira das Américas.
Graças à excelente colaboração entre a equipe de projeto da Irdeto e a Xpenditure, a implantação em todos os 9 países levou 8 semanas, incluindo uma completa integração do Microsoft Dynamics.
Com a implantação por etapas, a equipe de projeto interna se assegurou, antes de cada país entrar em ação, de que os funcionários estivessem totalmente informados a respeito de Xpenditure e da mudança nos processos.

Economiza-se mais tempo com a ferramenta do que eu achei que aconteceria. Costumava gastar 1 hora para registrar meus gastos. Depois de fazer a minha primeira viagem de negócios depois da implementação de Xpenditure, gastei 15 minutos para registrá-los. Eu pensei, “uau,isso é ainda melhor do que eu esperava”

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