Estudo de caso
Vanbreda Risk & Benefits
Seguro
Indústria
Antuérpia
Localização
650
funcionários

Uma transformação digital começa de dentro

Koen Dierckx se juntou à Van Breda Risk & Benefits como CFO em 2015. Para desenvolver a estratégia de digitalização da empresa, ele começou a analisar os processos existentes e como otimizá-los digitalizando as tarefas de baixo valor.

O primeiro projeto de Koen foi reavaliar o processo de gerenciamento de despesas da Vanbreda.

Como você se deparou com a Rydoo?

Eu já tinha ouvido falar da Rydoo, e descobri que várias grandes empresas estavam usando-a, então era natural que fôssemos atrás dela. Devo dizer que as indicações ainda são a melhor ferramenta de marketing para as empresas.

 

Como foi seu processo de seleção?

Testamos a plataforma e pudemos observar que a Rydoo tinha os recursos que estávamos procurando. Desde a digitalização de recibos até o processo totalmente integrado de aprovações e controle financeiro, tínhamos tudo que queríamos. No início, enfrentamos alguns desafios técnicos em relação à integração da Rydoo com nossos sistemas, mas as equipes da Rydoo ajudaram a resolver os problemas e a encontrar a solução certa. A partir desse momento, sabíamos que havia ótimas equipes por trás da plataforma e que poderíamos confiar nelas para superar qualquer problema no futuro.

Tudo era feito no papel. Era extramemente demorado. Tinha que mudar!
Koen Dierckx
CFO

Por que uma solução de gerenciamento de despesas em nuvem?

Bem, em primeiro lugar, foi uma questão de custo. Como CFO, os números são, obviamente, a primeira coisa que eu observo. O limiar para implementar a Rydoo é muito baixo: não há necessidade de altos investimentos em consultores técnicos, e o período de implementação foi bastante curto. Depois de dois anos, os benefícios que estamos percebendo são ainda maiores. O aplicativo evoluiu muito, e estamos usando vários novos recursos sem precisar envolver ninguém da equipe de TI ou da Rydoo.

 

Como foi a implantação?  

Na verdade, não fizemos muita coisa. Enviamos um e-mail para todos com um manual de usuário curto, e foi isso. Não foi necessária nenhuma sessão de aprendizado, a maioria das pessoas começou a usá-lo imediatamente. Especialmente com o aplicativo para dispositivos móveis, as pessoas estavam muito ansiosas para começar a fazer tudo via smartphone.

 

Quais são os principais resultados? 

Dentro do departamento financeiro, a transformação foi completa. Não trabalhamos mais com papel. Tudo agora é digital, e os funcionários calculam suas despesas em tempo real, o que torna o período de processamento e reembolso muito mais curto, obviamente. Agora, o trabalho está dividido entre as próprias equipes financeiras e comerciais.

Devo dizer que, com a Rydoo, demos um passo importante para determinar um papel novo e mais estratégico para a equipe financeira, pois pudemos eliminar o fardo das tarefas administrativas repetitivas.

 

Algum benefício inesperado?

Como uma corretora de seguros, estamos focando em ser digital, e tudo tem que começar de dentro para fora. Nossos funcionários são nossos primeiros embaixadores, por isso fico realmente feliz quando os ouço se gabando de como é fácil calcular suas despesas e ser reembolsado. Isso é publicidade gratuita tanto para vocês quanto para nós. Ouvir esse feedback positivo também é um ótimo testemunho de nossos esforços para nos tornarmos uma corretora de seguros totalmente digital para nossos clientes e funcionários.

 

A Rydoo Travel está próxima?

Estamos felizes em ouvir sobre a Rydoo Travel. Hoje, todas as nossas reservas de viagens de negócios precisam passar por um assistente de gerenciamento que centraliza todas as demandas e lida off-line com a nossa agência.

Eu adoraria transformar isso do jeito que fizemos com as despesas, então estamos experimentando a Rydoo Travel.

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