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Como a nova onda de soluções em gestão de despesa pode transformar seus resultados

O ramo de gestão de despesa é relativamente novo. No entanto, é um ramo destinado a um crescimento significativo, já que aumenta o número de empresas que abandonam sistemas legados e abordagens ultrapassadas de gestão de despesas.

Contexto

O ramo de gestão de despesa é relativamente novo. No entanto, é um ramo destinado a um crescimento significativo, já que aumenta o número de empresas que abandonam sistemas legados e abordagens ultrapassadas de gestão de despesas.

Em geral, a gestão de despesa é muito desagradável, sendo sinônimo de outras tarefas como o preparo anual da declaração de imposto. O que não é tão bem conhecido, entretanto, é o custo oculto que se tem com a manutenção de velhos processos de gestão de despesa. E ele é significativo. À medida que cresce o número de funcionários, o custo para submeter, processar e fazer relatório das despesas aumenta. Acrescentando ainda os custos associados a erros e outros elementos manuais do processo, seria de admirar que o setor estivesse pronto para ser perturbado?

A nova onda de soluções em Software como Serviço (SaaS), a exemplo das oferecidas pela Rydoo, tem o potencial de transformar o jeito que as despesas são geridas nas empresas. A digitalização de recibo representa meramenteo ponto de saída, no entanto. O poder que é liberado como resultado é o principal. Para quem trabalha no financeiro, ter acesso em tempo real aos dados de despesa proporciona uma visão muito maior das finanças da empresa quando se consideram processos da “velha guarda” em que as despesas eram processadas em lotes trimestralmente.

A verificação de dados em nível global também ajuda a se ter uma visão muito melhor do perfil de gastos dos funcionários na empresa como um todo. Não se pode duvidar do poder que as soluções líderes em gestão de despesa têm de eliminar tempo gasto em processos manuais. Mas para onde irá a inovação no curto prazo e como ela auxiliará a transformar os resultados?

O Futuro


As motivações para a adoção de soluções modernas em SaaS para a gestão de despesa são atraentes. A economia de tempo em todos os estágios do processo representa uma dádiva para todos gerentes sob alta pressão. Visibilidade melhorada e integração contínua com aplicativos de terceiros são benefícios adicionais.

Porém, o potencial dessas soluções para mudar fundamentalmente o comportamento dos funcionários é o que representa uma das oportunidades mais valiosas para empresas maiores em termos de impactos nos resultados. Quais são então algumas dessas mudanças?

1. Atividade Homogênea

A maioria dos funcionários agem racionalmente quando se trata da gestão de suas despesas. Eles deixam para o último minuto, seja ele o fim do mês, trimestre ou ano. Consequentemente, a pressão sobre as equipes financeiras torna-se significativa, ainda que frequentemente escondida dos próprios funcionários quem essas equipes atendem. Mas as coisas não precisam ser assim.

Aplicativos como o da Rydoo são simples de usar e livram da necessidade de acumular despesas. O processo de submissão de despesa é fácil e só toma alguns segundos (simplesmente fotografe o recibo com o app), o que isenta da motivação principal para processamento em lote. Os dias de correria no fim do mês pedem ser deixados para trás. Processamento de despesa em tempo real é o futuro.

Precisando abandonar velhos hábitos?

Por que não gratificar aqueles que submetem suas despesas à medida que as realizam? A introdução de um elemento competitivo, que proporcione gratificação tangível, surtirá o efeito desejado. Árdua,para a maioria a economia de tempo e dinheiro no processamento de despesas por meio de um aplicativo é suficiente para mudar permanentemente o modo como funcionários enviam suas despesas.

2. Incentive o Bom Comportamento

A maioria das políticas de despesas limitam os valores para certas categorias de despesa, p. ex. pernoites em hotéis podem ter um limite de R$200 / noite. Novamente, a atitude natural para muitos é ficar em um bom hotel com diária que se aproxime do limite.

E se o foco mudasse para gratificar aqueles funcionários com a maior discrepância positiva entre limite e despesas realizadas? Talvez eles puderam ficar na casa de amigos e, digamos, ter gastado R$100 levando-os para jantar fora, assim economizando para a empresa os outros R$100. A gratificação de funcionários por bom comportamento subverte completamente a dinâmica de gestão de despesa.

Novamente, esses são tipos de mudança de comportamento que podem ser promovidas quando você tem acesso a relatórios e datas através de um painel de gestão de despesa.

3. Consiga Maior Visibilidade dos Gastos

Para a maioria dos gestores financeiros, o mero tempo gasto no gerenciamento de despesas já consome grande parte do tempo disponível para quaisquer outras atividades. Porém, soluções em SaaS para gestão de despesa normalmente oferecem uma gama de funcionalidades contábeis que proporcionam atualizações em tempo real das despesas como um todo da empresa.

Reduzido o tempo gasto na administração (ou na gestão dos que o fazem), agora é possível usar dados obtidos em tempo real para auxiliar no planejamento de caixa ou avaliar as macrocategorias de despesas com vistas à redução de gastos. Mesmo a nível individual, será possível descobrir qual é o gasto médio de uma dada categoria, e o foco poderá ser direcionado aos casos extremos.

4. Software com Serviço Completo

Com a digitalização dos recibos, outras oportunidades surgem. Talvez o processo inteiro pudesse ser terceirizado, afinal, por não se tratar de uma atividade de base, poderia ser melhor gerida por uma operadora específica.

Avanços no desenvolvimento de API resultam na maioria das empresas líderes em gestão de despesa oferecendo integração com provedores de softwares contábeis e também com bancos. O efeito concreto desse ecossistema emergente é que o custo da terceirização é transformado (o que se deve especialmente à ampla redução nos processos manuais).

Os dias em que terceirizadas vão gerir todo o processo (enquanto você mantém completa visibilidade por meio de um painel) estão próximos. A capacidade dessas empresas de reembolsar os funcionários diretamente significa que a operação de gestão de despesa pode ser reduzida a uma única fatura mensal.

5. O Poder dos Recibos Eletrônicos como Alavanca

À medida que passamos a uma sociedade totalmente digitalizada, os processos de gestão de despesa estão passando por grandes mudanças. Os que insistem em manter as abordagens no papel têm dificuldades de acompanhar as mudanças. O mundo de hipsters pagando pelo seu café da manhã com o seu Apple Watch antes de tomar um Uber que faz cobrança diretamente no cartão de crédito é muito distante da velha gestão paper-based de recibos.

Uma maior integração entre aplicativos diferentes faz com que recibos eletrônicos enviados para uma conta de email possam ser enviados automaticamente para soluções em gestão de despesa, novamente poupando tempo para o usuário.

A beleza das soluções modernas de gestão de despesa em SaaS reside no fato de elas serem projetadas para este mundo, e as equipes que constroem essas plataformas sãofrequentemente aquelas que as adotaram primeiro e que se posicionam à frente.

Síntese

Em suma, enquanto o emergente ramo de gestão de despesa cresce rapidamente, o seu percurso é rico em oportunidades, especialmente no que diz respeito à capacidade de realização de mudanças transformadoras em empresas maiores.

Embora o benefício principal de soluções em SaaS como as oferecidas pela Rydoo permaneça atrelado a ganhos em produtividade (em consequência dos processos otimizados), o próximo passo para o ramo será relacionado a conquistas comportamentais. Estas serão baseadas no aproveitamento do poder das soluções de despesa para efetuar mudanças importantes baseadas no modo como as pessoas submetem suas despesas ou na possibilidade de obtenção de insights a partir da observação dos dados disponibilizados pelas próprias soluções. A é através dessas mudanças comportamentais que crescentes benefícios podem ser obtidos. Além do mais, se você possui muitos funcionários realizando despesas regulares, e você os incentiva a consumir eficientemente e os gratifica por isso, o efeito nos resultados será significativo

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