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Guia completo para recuperação do VAT

€20 bilhões. Este é o total de dinheiro deixado para trás todos os anos referente ao imposto estrangeiro VAT não recuperados. Desnecessário dizer que €20 bilhões é uma quantia insana de dinheiro para muitas empresas deixarem para trás (essencialmente fazendo a doação desta quantia para o tesouro europeu). Então, porque as empresas não fazem a recuperação dos impostos a que elas têm direito?

Bem, não é tão simples. Enquanto sua empresa poderia certamente ganhar muito recurso extra na bem sucedida recuperação de impostos VAT estrangeiros aos quais tem direito, o processo de recuperação em si é, de fato, muito exigente; ele requer tempo, conhecimento e muita burocracia.

Mas, vamos primeiro ver o VAT. O que é e como ele funciona?

O que é o VAT e porque eu tenho direito ao reembolso?

O VAT é a sigla em inglês para value-added tax ou taxa de valor agregado, e é o tributo padrão acrescentado sobre mercadorias e serviços por toda União Europeia. O valor preciso varia conforme o país, mas, geralmente, varia entre 15 a 25 porcento.

Se você não for residente da UE, você é elegível para solicitar o reembolso do VAT incidente sobre determinadas despesas na UE, se você pode ou não solicitar um reembolso sobre a despesa depende se a despesa é ou não efetuada com o propósito de negócios.

Se você for proprietário de um negócio, quase qualquer despesa (ocorrida na UE) pode ser elegível de recuperação do VAT, desde que todos os recibos e faturas sejam compatíveis com a legislação tributária local.

Guia para solicitação do VAT nas despesas a negócios

Se sua empresa opera em países nos quais não está estabelecida ou não tem um registro no VAT, inevitavelmente incorrerá sobre uma grande quantia do tributo VAT; naturalmente, você vai querer recuperar o quanto for possível deste tributo.

Algumas das despesas comuns nas quais sua empresa poderia incorrer são:

  • Viagem e acomodação
  • Taxas de serviço local
  • Importar VAT sobre mercadorias movidas entre fronteiras
  • Pedidos locais de mercadorias

Para uma empresa com operações internacionais, o VAT pago sobre estas despesas aumentará significativamente no decorrer do ano.

Para solicitar com sucesso a recuperação do VAT sobre estas despesas, é imperativo que o processo correto seja seguido; qualquer procedimento inadequado poderia levar ao ‘non-compliance’, ou fora de conformidade, o que significa que o VAT sobre aquela despesa em particular é devido.

Vamos antes dar uma olhada em quais despesas não são consideradas elegíveis para solicitar a recuperação.

O que você não pode recuperar

As despesas a seguir não são elegíveis para a recuperação do VAT:

  • Qualquer coisa que seja exclusiva para uso pessoal
  • Custos com entretenimento de negócios
  • Custos incorridos pela sua empresa para produzir VAT-fornecedores isentos
  • Ativos de negócios transferidos para você como uma empresa em funcionamento.

Uma vez que você resolveu quais das suas despesas de negócios são elegíveis para a recuperação, você precisará saber alguns detalhes que são intrínsecos ao processo de recuperação.

Detalhes para recuperação - Moedas, limites de tempo e quantias mínimas

Existem várias coisas que você precisa ter em mente ao preparar uma representação para a recuperação do VAT.

Primeiro, cada país na UE tem seus próprios valores definidos como quantia mínima para reembolso; existe um valor anual mínimo, e um período mínimo. O valor anual se refere para solitações feitas para todo o ano, enquanto que o valor de período refere-se a solicitações de mais de 3 meses e menos que um ano. A maioria dos países estipula €50 como mínimo anual, e €400 como período mínimo.

Além disso, ao apresentar uma solicitação, você deve usar a moeda nacional do país no qual a despesa incorreu. Se suas faturas mostrarem os totais em Euro (como a maioria), você deve utilizar a taxa de conversão conforme a dadta da fatura.

Finalmente, há um tempo limite para apresentar a solicitação; você deve solicitar antes de 30 de setembro do ano calendário seguinte ao qual você foi taxado com o VAT. Suas solicitações não podem ser feitas por um período maior que um ano calendário, nem menores do que 3 meses (a menos que seja tudo que é deixado do ano calendário).

Procedimento para arquivamento

Uma vez que você está ciente dos detalhes e certo sobre quais faturas são elegíveis para a recuperação do VAT, você pode começar o procedimento de solicitação (presumindo que você possui todas as faturas e recibos necessários e que eles sejam compatíveis).

O formulário deve ser enviado eletronicamente (até 30 de setembro) para as autoridades fiscais relevantes do país no qual a despesa original foi efetuada.

Uma vez que a solicitação foi recebida e processada pelas autoridades fiscais, um dos três resultados acontecerá:

  • A solicitação será aceita, e a quantia solicitada será paga eletronicamente
  • A solicitação será rejeitada, em parte ou totalmente. A estimativa necessária será emitida para o requerente
  • Será solicitada documentação ou informação adicional para finalizar o processo de solicitação. Será dado um prazo para o envio desta documentação extra

Desafios inerentes à recuperação do VAT

Enquanto que o processo acima deve parecer razoavelmente direto (senão tedioso), na prática existem algumas complicações.

Variação na legislação de país para país

A legislação tributária varia de país para país na UE. A repartição fiscal de cada país aborda o VAT de diferentes maneiras, o que significa que as práticas relevantes e regras para recuperação vão variar. Para você, isto significa que, em quanto mais países sua empresa opera, mais complicado o processo de recuperação do VAT será.

Conformidade entre faturas e registros financeiros

Cada país faz com que suas leis tributárias sejam estritamente cumpridas; o que significa que, ao tentar apresentar uma recuperação do VAT, todas as faturas relevantes a este período serão auditadas. Por esta razão, é importante que cada recibo contenha todas as informações exigidas; caso contrário, a solicitação será perdida.

Alto índice de rejeição nas solicitações

O processo de auditoria incrivelmente meticuloso adotado pelas repartições faz com que, em geral, a taxa de inssucesso na recuperação do VAT seja muito alta. De fato, boa parte das empresas terá uma taxa de fora de conformidade de 60 a 70%, o que significa que uma grande parte das solicitações se perde; isto se deve ao fato de que os recibos e faturas não contêm as informações necessárias para cumprir as leis tributárias locais (por exemplo, recibo em nome do funcionário, em vez do nome da empresa). A recuperação do VAT utiliza recursos

Mesmo que você confira todos os recibos diligentemente para assegurar a conformidade, o processo completo para solicitação do seu VAT estrangeiro pode tomar tempo e esforço consideráveis, sem mencionar que seu pessoal precisará de conhecimento especializado para garantir que o processo corre sem problemas.

Utilize o Rydoo para automatizar o processo (e fazer mais dinheiro!)

No fim do dia, você não quer que você ou seu pessoal fique atolado no tédio da burocracia. Felizmente, você pode utilizar o Rydoo não somente para rastrear todas as suas despesas de negócios de uma maneira totalmente compatível com a legislação do VAT, mas também de forma que você possa realizar a solicitação de recuperação do VAT estrangeiro.

Faturas digitais — Conformidade automática

Nosso app, Rydoo, grava e digitaliza todos os seus recibos e faturas durante o ano (simplesmente tirando uma foto do seu recibo com seu smartphone, e o app faz o resto!). No fim do ano fiscal, todos os dados são compilados e processados por nosso paceiro, VAT IT, quem então processará com sucesso a solicitação de todo o VAT estrangeiro ao qual você tem direito.

Isto é bom para você de várias maneiras. Não somente você economiza uma quantia significativa de tempo e esforço, como também garante que nenhuma fatura da empresa esteja fora de conformidade. Ao salvar suas faturas que de outra forma seriam perdidas, e não deixar o dinheiro perder-se, o Rydoo, efetivamente, fará com que você ganhe dinheiro — em muitos casos muito mais do que o valor da taxa de assinatura do app!

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