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O Guia Definitivo para um feliz gerenciamento de despesas

Gestão de despesa tem a ver com a gestão de despesas incorridas no curso de sua operação. Por exemplo, você pode precisar ir para fora do país em uma viagem de negócios.

O que é Gestão de Despesa?

Gestão de despesa tem a ver com a gestão de despesas incorridas no curso de sua operação. Por exemplo, você pode precisar ir para fora do país em uma viagem de negócios. Durante a viagem, é provável que você incorra em gastos relativos exclusivamente à viagem. Esses gastos precisarão ser reportados, processados e em muitos casos reembolsados (quando custeados pessoalmente).

O pagamento normalmente vai variar, sendo dinheiro, cartões de crédito e empresariais as formas mais usuais. Independentemente da forma de pagamento, as despesas precisam ser justificadas, e a gestão de despesa engloba as várias atividades relacionadas à “gerência” de despesa.

Muitos sistemas de gestão de despesa normalmente seguem um processo baseado frouxamente no que se segue.

• Recibo é gerado no curso de uma transação (o recibo físico deve ser retido)
• No retorno ao escritório, um relatório de despesa deverá ser preenchido (manualmente)
• No fim do mês, pode ser preciso enviar o recibo físico para algum lugar (ou fotocopiar / digitalizar antes de submetê-lo digitalmente)
• Uma equipe interna então vai ter que processar as despesas (isso envolve desde garantir que as políticas da empresa não estão sendo burladas até a conferência de faturas de cartão de crédito e a identificação de submissões fraudulentas).

Supondo que tudo acima tenha sido realizado corretamente, o funcionário pode então esperar o reembolso de qualquer gasto saído do seu bolso, ou seja, despesas custeadas por ele mesmo (sem o uso de um cartão da empresa).

Mas pode não ser assim tão fácil, pois a realidade é muito diferente!

• O número de relatórios de despesa rejeitados é bem significativo (as razões para rejeição podem ser desde itens duplicados a descumprimentos das políticas da empresa).
• O intervalo entre as viagens e as submissões de relatórios pode ser grande, podendo levar à perda de recibos e a erros. • Inclua moedas estrangeiras e o processo se torna ainda mais complicado.
• Finalmente, todos temos vidas corridas, e o processamento de recibos não costuma ser prioridade de ninguém, donde a costumeira submissão de despesas em lote no final do mês.

Por que Modernizar a sua Abordagem de Gestão de Despesa é Importante?

Surpreende que tantos estejam abandonando sistemas legados em favor de soluções modernas? Por que então vale a pena considerar a possibilidade de mudança?

Afinal, a gestão de despesa é de baixa prioridade para altos gestores, que têm outras demandas mais prementes para atender.

Os motivos são bem simples.
1. O custo de uma gestão ineficiente de despesa é significativo. Vivendo pressionados a economizar, essa área é frequentemente negligenciada nesse sentido. (Em termos do tamanho da economia, isso vai depender do número de funcionários realizando despesas comerciais e o número de economias).
2. Avanços tecnológicos resultaram na disponibilidade de uma variedade de soluções em gestão de despesa economicamente interessantes e fáceis de usar. Por isso a adoção de um sistema novo apresenta o mínimo de inconveniências.
3. A gestão de despesa é algo que toma muito tempo. A aversão ao processo é quase universal, e o ônus em termos de tempo é frequentemente considerável, tempo este que poderia servir a atividades mais produtivas.
4. A digitalização de despesas transforma o processo, torna desnecessária a entrada manual de informações, reduz o incentivo a processos em lote, além de propiciar insights que podem ser usados para moldar comportamentos. Em resumo, são os custos ocultos totais da gestão de despesa que em última análise levam as pessoas a consideraram alternativas.

Os Custos Ocultos da Gestão de Despesa

Para uma minoria (ou aqueles entre nós que têm sorte), é só entregar o maço de recibos para o/a desafortunado/a secretário/a para que ele ou ela os processe. Para a maioria, contudo, o processo de gestão de despesa é algo que exerce influência direta. Identificar o caminho que um recibo comum percorre é algo que simplesmente causaria espanto.

Como seria então um percurso típico?

Uma vez realizada uma transação, a maioria dos recibos são enfiadas em bolsas e carteiras. Em algum momento posterior eles vêm a luz do dia, antes de serem guardados temporariamente em um envelope ou gaveta. Quando o “realizador” (do gasto) finalmente tem um tempo, ele aciona o Excel e entra com o recibo no “sistema”. Uma ida à fotocopiadora ou scanner pode então ser necessária para que o recibo seja colocado em seu alegre percurso.

Se a jornada terminasse aí já seria ruim o bastante, mas essa é apenas parte da estória. O destinatário do tal recibo geralmente é da contabilidade ou finanças. Para ele, é preciso lidar com tudo, desde letra ilegível até recibos rasgados e relatórios de despesa que não correspondem aos gastos alegados. Isso antes mesmo que eles sequer tentem conciliar os gastos e os cartões da empresa. Outros fatores a se considerar incluem:
• Itens duplicados
• Necessidade de avaliar a despesa segundo as políticas da empresa
• Necessidade de estar atento a itens fraudulentos
• Necessidade de solucionar equívocos A ideia de que a abordagem interna existente seja livre de custo é absurda.

Experimente atribuir um valor aos seguintes itens:
• Custos com Postagem
• Custos com Duplicação de Esforço
• Custos com Relatório
• Material de Escritório
• Produtividade Perdida

Seria uma surpresa que a gestão de custo estivesse finalmente ganhando importância à media que cada vez mais as pessoas se apercebam da escala dos custos ocultos? Tantas pessoas, tanto tempo. Certamente deve haver um jeito melhor.

Como Funcionam as Soluções de Gestão de Despesa?

As soluções modernas de gestão de despesa são tipicamente baseadas em nuvem / Software como Serviço (SaaS) e utilizam aplicativos de smartphone para gerir o processo sem interrupções. O percurso padrão de um usuário é mais ou menos assim:

• Download de um aplicativo (iOS ou Android), p. ex. o Xpenditure
• Fotografa o recibo pelo aplicativo • Seleciona alguns campos personalizados para dados pertinentes, p. ex. despesa, conta de compra etc.
• Carrega o recibo no aplicativo (ou encaminha uma foto por email para a conta online driblando o aplicativo)
• Conecta à conta online para revisar / editar ou submeter uma despesa para reembolso.

A despeito da abundância de soluções disponíveis, a maioria segue o percurso delineado acima. Com os recibos submetidos, os usuários podem editar os dados (verificar os dados inseridos via OCR), conciliar recibos e faturas de cartões institucionais, enviar e também conectar-se a contas bancárias para reembolso.

Os administradores de contas de gestão de despesa podem executar relatórios, obter panoramas das despesas em tempo real, bem como processar os recibos, isto é, revisá-los e fazer o reembolso se necessário.

As soluções modernas normalmente se conectam diretamente com soluções de ponta em software de contabilidade, o que também livra da necessidade de esforço duplicado, da entrada manual de dados etc.

Em grande medida, é a emergência (e de fato a ubiquidade) do smartphone que tem acelerado a expansão de soluções em SaaS. Os smartphones modernos possuem câmeras poderosas, e a conexão constante com a internet permite aos usuários processarem suas despesas em tempo real. Essa mudança, mais do que qualquer outra, faz com que os dias de dependência do Excel ou de soluções baseadas em papel estejam chegando ao fim.

Tendo em conta o poder das soluções modernas, fica claro que a manutenção de alternativas custosas e demoradas não é mais viável para a maioria. Quais seriam então alguns dos benefícios principais dessas soluções e que fatores você precisaria considerar para avaliar as opções disponíveis?

Quais são os benefícios principais?

Os benefícios de modernizar e sair de um sistema legado são vastos. Naturalmente, o alcance do benefício vai depender do número de funcionários e da quantidade de recibos que eles normalmente geram, Se sua empresa tiver uma grande equipe de vendas fazendo viagens internacionais, a proporção de trabalho será significativa. Dado que a maioria das soluções em gestão baseadas em SaaS tem um custo aproximado de $10 / mês / funcionário (com a maioria sujeita a “políticas de uso justo”), é evidente que o retorno sobre o investimento será considerável.

Então quais são alguns dos principais benefícios?

• Economia de tempo
A simples economia de tempo alcançada com o abandono das soluções herdadas constitui o benefício mais convincente.

• Facilidade de uso
As modernas soluções em SaaS são normalmente bem projetadas (especialmente se comparadas a suas antecessoras) e em sua maioria “fáceis de usar”. A maioria oferece testes gratuitos, ficando desse modo fácil avaliar antes de fazer qualquer decisão de compra. Independentemente, a comparação com processos legados não deixa dúvida.

• Tarifas Competitivas
Uma das principais razões para o crescimento dos aplicativos em SaaS (junto do aumento da ubiquidade de smartphones e internet de alta velocidade) é a estrutura de custos do ramo como um todo. Com poucos entraves para ingressar, a competitividade entre os setores é intensa. Modelos flexíveis de tarifação alinhados ao uso têm prevalecido, ocasionando consideráveis Retornos sobre Investimento (ROI) impulsionados pela maioria das soluções de gestão de despesa.

• Sem Custos de Mudança
Também comum à maioria das soluções em SaaS é que os custos de mudança são desprezíveis; com contratos raramente se estendendo a mais de um ano, não há aprisionamento. Embora permaneçam os custos de aprendizado, a facilidade do uso da maioria dos aplicativos significam que a troca de provedores não é o problema que um dia foi.

•Custos de Configuração Desprezíveis Os dias de grandes custos de configuração, treinamento obrigatório e aprisionamento por fornecedores estão verdadeiramente terminados em se tratando de gestão de despesa. Economize para as grandes implantações de empreendimentos com múltiplas configurações: a maioria das empresas podem estar funcionando plenamente em poucos dias.

• Baixa Resistência à Implementação
Dados o amplo apelo e o grande conjunto de benefício, a maioria dos funcionários adotam calorosamente a implementação de soluções em gestão de despesa, já que eles estão entre os principais beneficiados.

• Obtenha Insights
Agora que as despesas podem ser facilmente informadas em tempo real, fica muito mais fácil para os administradores terem uma visão geral dos gastos correntes dos funcionários. A espera semanal ou mensal é eliminada. Além disso, a digitalização de recibos simplifica a geração de relatórios, o que pode fornecer insights sobre o comportamento de gastos geral pela empresa, bem como simplifica a identificação de submissões duplicadas ou fraudulentas.

Quem são então os principais beneficiários da modernização dos processos de gestão de despesa?

Quem se Beneficia?

Um dos aspectos peculiares da gestão de despesa é que, considerando que os gastos influenciem tantas pessoas, os grupos que podem se beneficiar de uma melhoria são

1. Funcionários
Os funcionários se beneficiam na medida em que eles economizam quantidades consideráveis de tempo, já que o que antes era um processo laborioso agora está em grande parte substituído por outro que permite que os funcionários simplesmente fotografem o recibo com seus smartphones e façam o upload. Ao substituir as submissões em lote por submissões em tempo real eles aproveitarão um ciclo de reembolso mais rápido. Como as despesas podem ser geridas individualmente, os dias em que acontecia de uma despesa interromper o processamento de todo um relatório chegaram ao fim.

2. Gestão
A otimização de qualquer processo de tão largo impacto junto aos funcionários é claramente vantajosa para o gerente sênior. Como descrito anteriormente, o custo oculto da gestão de despesas é significativo, e a maioria das soluções em SaaS apresentam valor real. Porém, essa é apenas parte da história. Com a digitalização de recibos, a capacidade de gerar insights aumenta consideravelmente. Porque a maioria das soluções oferecem opções detalhadas de relatório, outros ganhos podem ser alcançados através de uma avaliação profunda da natureza, frequência e quantidade das despesas incorridas nos diferentes setores do negócio, proporcionando percepções potencialmente úteis para tomadas de decisão.

3. Finanças
Um dos principais beneficiários das melhorias no processo de gestão de despesa é claramente aqueles que trabalham com finanças. Eles deixam de focar na administração e passam a se concentrar em atividades mais importantes através dos dados agora facilmente disponíveis. Integrações com terceiros, que podem ir desde empresas de representação fiscal a operadoras de cartão e também folha de pagamento e softwares de contabilidade, permitem que eles economizem ainda mais tempo.

Não São Apenas a Empresas A Se Beneficiarem
É claro que o apelo das soluções de gestão de despesa é universal e não restrito a grandes corporações. Empreendedores, autônomos, pequenas e médias empresas e seus contadores também podem se beneficiar. Em suma, qualquer um que lide com despesas de negócios no curso do seu trabalho vai economizar tempo administrativo ao usar uma solução moderna em SaaS.

O que você deve considerar então ao avaliar as opções disponíveis?

Selecionando uma Solução

Quando você tiver decidido que é a hora de avaliar uma solução, os aspectos abaixo vão merecer atenção.

• Localização
Dependendo de onde você está localizado, a alternativa ideal pode ser uma solução que tenha presença no seu país (ou que no mínimo demonstre conhecimento das nuances de tributação local). Por exemplo, a Xpenditure é uma solução com foco internacional e versões do seu sistema em inglês, espanhol, italiano, francês, alemão e holandês.

• Velocidade de Processamento
Conforme o volume e a frequência das despesas, sua tolerância aos atrasos vai variar. Se você precisa de um aplicativo OCR rápido e responsivo, será importante optar por um líder de mercado.

• Assistência Muitas das versões gratuitas não oferecem qualquer assistência. Embora muitos desenvolvedores se esforcem para minimizar a necessidade de assistência, ter alguém a quem recorrer é um importante critério para muitos. Acesso à assistência local que seja tanto responsiva quanto disponíveis às suas necessidades é um importante aspecto.

• Custo
Embora o preço médio por usuário gire em torno de $10 mensais, há um grande número de versões gratuitas disponíveis, assim como soluções com altos custos de preparação e implantação. Embora aplicativos gratuitos possam atrair alguns, eles normalmente têm um conjunto de recursos limitado, não oferecem assistência e não investem em integrações com terceiros, o que limita sua atratividade.

• Conexões com Aplicativos Contábeis
Algo importante para muitos usuários é a necessidade de integração com um aplicativo contábil específico. A variedade e o alcance de integrações vai depender do provedor, então é melhor saber antecipadamente das integrações disponíveis desde o início.

• Acesso a Teste Gratuito
A maioria dos aplicativos têm uma versão de teste gratuito, o que permite “ficar por dentro” antes da decisão da compra. É importante ter em mente que muitas das funcionalidades avançadas não se revelam facilmente a usuários individuais, que têm casos de uso mais limitados do que aqueles gerados em uma grande corporação. O importante nesse estágio é a usabilidade: o aplicativo é fácil de navegar e usar?

• Validação por Terceiros - Examine Sites e Estudos de Caso
O aumento no número de “sites de opinião” torna fácil avaliar o que outros usuários acham dos aplicativos. Os que oferecem versões gratuitas ou “freemium” tendem a gerar um número demasiadamente grande de resenhas, se comparados às versões pagas, simplesmente por força do número de usuários. Por outro lado, eles normalmente vão ter dificuldades para oferecer assistência, de modo que as críticas negativas provavelmente focarão nessa questão. Sites de opinião que se valem de perfis sociais como LinkedIn e Twitter oferecem mais segurança do que os sites de resenhas anônimas. A leitura de estudos de caso e a análise de consumidores de referência vão também auxiliar na validação da eficácia da solução.

• Implantação
A maioria das empresas ficarão satisfeitas com implantações SaaS/ em nuvem. A principal decisão pode ser simplesmente um caso de avaliação da localidade dos centros de dados (principalmente EUA e UE). Soluções on-premise são normalmente disponíveis para aqueles que tenham questões de segurança a responder.

• O Conjunto de Recursos
A tecnologia usada também é um fator importante. Por exemplo, alguns aplicativos armazenam imagens em arquivos simples em vez de se valerem de tecnologia OCR para lerem os recibos. A primeira estratégia resulta em necessidade de entrada manual de dados, enquanto a segunda é projetada para digitalizar o recibo com um simples click. Outras funcionalidades, como rastreamento de milhagem e conversão de moedas em tempo real, são características centrais de alguns aplicativos, mas em outros a ausência delas é evidente.

Estando certo dos seus principais requisitos, você poderá visitar os sites representados abaixo para avaliar e saber mais a respeito de alguns dos aplicativos líderes:
Get App Expense Management
Capterra Expense Management

Conclusão

Em suma, os dias de soluções legadas em gestão de despesa estão finalmente chegando ao fim. À medida que se toma mais consciência do custo real de permanecer com processos antigos, a adoção de soluções modernas intensifica-se. A boa notícia é que fazer a transição para uma nova solução em SaaS é algo relativamente simples. Soluções concorrentes e a atratividade comercial das soluções em SaaS resultam em baixos custos de mudança e possibilidade de teste quase sem custos.

Como este pequeno guia procurou ilustrar, os benefícios da adoção de soluções modernas de gestão de despesa são atraentes. Nos últimos anos, a história mudou. Não se trata mais de saber o que é gestão de despesa, mas sim de saber qual é a melhor solução em gestão de despesa. Nós esperamos que este guia auxilie você a escolher.

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