expense policy best practices

Boas Práticas da Política de Despesas

Escrito por Renata Taunay
Renata is Content Marketer at Rydoo.

1. O que é uma Política de Despesas e Viagens?

Uma Política de Despesas e Viagens (Travel & Expense ou T&E na sigla em inglês) é um conjunto de regras definido por uma empresa que especifica como os funcionários são reembolsados por despesas que acontecem em nome de sua empresa. De forma resumida, é uma lista de tudo o que deve e não deve ser feito pelos colaboradores ao fazerem despesas. Mas, na verdade, é muito mais do que isso.

Da perspectiva do funcionário

Para o funcionário, é uma diretriz de como ele pode gastar o orçamento da empresa nas viagens a trabalho. Ao se atentar a essas regras, os colaboradores podem ter a certeza de que serão reembolsados pelo valor permitido em seu pedido. Eles não precisam negociar as despesas porque o padrão já foi estabelecido na política.

Da perspectiva do empregador

Para o empregador, existem mais algumas vantagens. Ao ter uma boa política de Despesas e Viagens, é possível evitar fraudes, definir limites e tornar mais fácil o processo de fazer estimativas. Ao incluir as diretrizes e os fluxos de trabalho corretos na política de T&E, os funcionários saberão exatamente o que se espera deles ao relatar suas despesas.

Ao definir limites, você manterá os gastos sob controle, evitando discussões desnecessárias e será mais fácil confiar em seus funcionários. Bons acordos fazem bons amigos, certo? E, finalmente, um bom conjunto de regras tornará mais fácil para o departamento financeiro prever as despesas.

Muitas vezes, a Política de Despesas e Viagens é o segundo maior custo para as empresas. Isso significa que ter regras não só dará mais transparência e mais insights sobre os gastos de seus funcionários, mas também permitirá que você comece a otimizar esse custo.

2. O que constitui uma boa Política de Despesas e Viagens?

Você pode estar imaginando que uma Política de Despesas precisa ser extensa, cobrindo cada tipo de despesa em detalhes, mas é exatamente o oposto. Uma boa política de gastos é curta, simples, bem estruturada e relevante. O documento mostra como o funcionário pode gastar o dinheiro da empresa, mas de forma ponderada.

Ninguém gosta de ler um documento de mais de 20 páginas para entender como deve proceder em suas viagens. A adoção de uma política de despesas será maior quando se você mantiver o documento resumido e compreensível.

Sua Política de Despesas Deve Ser

Simples

Não se perca nos detalhes. A política de T&E existe para excluir exceções e criar um conjunto padronizado de regras.

Estruturada

Facilite a leitura adicionando estrutura ao documento. Uma ótima maneira de começar é criar uma boa visão geral, organizando sua política de T&E por categoria.

Relevante

Certifique-se de que sua política se mantenha atualizada. Isso significa que o documento deve se adequar ao tamanho e à cultura de sua empresa, mas também deve estar em dia com as leis e regulamentações fiscais.

3. Como escrever uma Política de Despesas e Viagens?

Comece sua política de despesas explicando o propósito dessas diretrizes. Isso criará confiança entre o funcionário e o empregador. Ambas as partes saberão o que se pode esperar desse documento.

Defina as Regras da Sua Política de Despesas

A seguir, explique o fluxo de trabalho ne registro de despesas, o processo de aprovação e algumas regras gerais. Dessa forma, as despesas só podem ser feitas em um contexto de negócios e não podem ocorrer durante o fim de semana. Por motivos fiscais, o recibo muitas vezes será necessário – isso vai depender da localização e do valor da despesa. Não se esqueça de definir um prazo de quanto tempo os funcionários podem registrar uma despesa. Você não querer receber recibos que não podem mais ser usados para reembolso de impostos.

O núcleo da política de T&E será a visão geral das diferentes categorias ou formas de despesas. Cada categoria exigirá regras específicas. As categorias comuns são: transporte, hospedagem, alimentação e despesas de escritório.

Para começar, listamos 3 exemplos de regras por categoria

Transporte

  • Se as despesas de quilometragem forem inferiores a € 250/mês, apenas 1 nível de aprovação é necessário
  • Uma despesa com Uber pode ser de no máximo € 30 por tarifa
  • Você só pode pagar um passe de estacionamento se tiver o recibo

Hospedagem

  • Os itens do frigobar não serão reembolsados
  • A quantidade máxima de dias é definida com base na função e localização
  • As despesas de lavanderia são reembolsadas apenas se a estadia for superior a 5 dias

Refeições

  • Todos os participantes de uma refeição devem ser mencionados ao enviar o recibo
  • Há limites de almoço por país, por exemplo, € 25 como montante máximo na Bélgica e € 20 em Portugal
  • O valor máximo que pode ser reembolsado por um jantar é de € 20 – o valor excedente não será reembolsado

Despesas de escritório

  • Despesas abaixo de € 10 são aprovadas automaticamente
  • Despesas de escritório não podem exceder € 30/mês
  • As faturas de celular não podem exceder € 40/mês

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4. Como melhorar a sua Política de Viagens e Despesas?

As plataformas de gerenciamento de despesas são criadas para ajudar as empresas a automatizar seus processos de despesas. Elas não melhoram apenas o registro de gastos, mas também ajudam a cumprir automaticamente as regras. As despesas enviadas são analisadas em relação às políticas de T&E e imediatamente sinalizadas ou rejeitadas se não estiverem em conformidade.

Ao automatizar o controle de despesas, isso permite que os funcionários e os aprovadores vejam imediatamente as despesas que estão fora da política e adicionem uma explicação ou removam-nas completamente de sua lista de despesas.

5. Como falar sobre a sua Política de Viagens e Despesas?

A forma como você apresenta a sua política é tão importante quanto o seu conteúdo. Você não pode esperar que os funcionários leiam e se recordem de um documento de 8 páginas.

Trabalhe com um designer interno ou externo para construir um documento T&E que vai impressionar os seus funcionários. Sua política de despesas só é eficaz se os colaboradores conhecerem ela. Portanto, é importante tornar o documento acessível, mas também fornecer feedback regular quando os funcionários violarem a política corporativa. Uma boa maneira de fazer isso é incluir sua política em sua plataforma de despesas, disponibilizando-a para os funcionários sempre que fizerem gastos em nome da organização.

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