Employee Mileage

As empresas são obrigadas a pagar o reembolso de quilometragem para seus funcionários?

Escrito por Renata Taunay
Renata is Content Marketer at Rydoo.

Como empresa, eu devo reembolsar meus funcionários por utilizarem seus carros? Se esta pergunta surgiu em sua mente quando você estava pensando sobre o reembolso de quilometragem, você caiu no lugar certo. Você pode rapidamente se tornar um especialista conhecendo a nossa série sobre o assunto e descobrindo tudo o que você precisa saber sobre o reembolso de quilometragem para os funcionários.

Neste segundo artigo, você vai descobrir por que deve reembolsar a quilometragem de seus funcionários e como fazer isso da forma adequada. Continue lendo e, se tiver alguma dúvida, não hesite em consultar o primeiro artigo da série para se atualizar – É por este motivo que você deveria prestar atenção no reembolso de quilometragem dos seus funcionários.

Por que eu preciso reembolsar meus funcionários pelos quilômetros rodados?

Na maioria das vezes, os empregadores não são obrigados por lei a oferecer o reembolso de quilômetros rodados para seus funcionários. No entanto, em alguns países, é necessário que as organizações reembolsem seus colaboradores pelas distâncias percorridas que estejam relacionadas ao negócios. Portanto, é importante sempre verificar esses detalhes com as autoridades locais para estar do lado certo da questão. Existem quatro razões principais para uma organização reembolsar seus funcionários por seus quilômetros rodados:

  • Vantagens fiscais relevantes: Ao reembolsar seus funcionários de acordo com a alíquota tributária padronizada do governo, você pode deduzir até esse valor como despesa ao apresentar sua declaração de imposto de renda corporativa.
  • Os funcionários valorizam isso: Embora esteja de acordo com a lei reembolsar um valor menor do que a taxa de quilometragem padrão, os funcionários geralmente não gostam disso. O custo do combustível e reparos são gastos que não são considerados. Se os colaboradores forem reembolsados ​​por essas despesas apenas uma vez por ano (na época do imposto), isso pode sobrecarregá-los.
  • Retenção de funcionários: Se os colaboradores sentirem que estão sendo tratados de forma correta, é mais provável que eles permaneçam por mais tempo.
  • Boa imagem do empregador.: Essa é uma prática comercial padrão. A maioria das empresas reembolsa seus funcionários pelos quilômetros rodados. Você estaria se destacando na multidão de maneira negativa se não pagasse pelos custos feitos em nome de sua empresa.

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O que é considerado um "uso comercial" que seja reembolsável?

Para contar como uma despesa comercial, o reembolso de quilometragem só pode ser pago pelo uso de veículo que esteja diretamente relacionado ao trabalho. Alguns exemplos de viagens relacionadas ao trabalho são visitas a clientes, a ida ao banco para fazer um depósito e a retirada de materiais de escritório. O deslocamento regular de ida e volta para o local de trabalho de um funcionário até a sua casa não é considerado uma despesa de negócio. Os colaboradores não podem fazer lidar com afazeres pessoais durante uma viagem de negócios, exceto no caso de paradas necessárias, como pausas para o almoço.

Employee Mileage reimbursement rates

Perguntas frequentes sobre reembolso de quilômetros rodados

Ainda não sabe em quais ocasiões você precisa reembolsar os quilômetros de seu funcionário? Para fornecer informações mais detalhadas, respondemos algumas das perguntas que você ainda pode ter logo abaixo:

Devo reembolsar meus funcionários por dirigirem os seus próprios carros?

Conforme mencionado antes, a obrigação depende de onde está localizada a sede da sua empresa e se sua equipe ganha ou não um salário mínimo. Portanto, é importante que suas equipes de finanças e RH descubram quais são exatamente os requisitos para o reembolso e construam uma boa política e processos em torno disso. Também já discutimos as razões pelas quais achamos que você deve escolher reembolsar seus funcionários por seus quilômetros rodados, mesmo quando isso não for exigido por lei.

Devo reembolsar os quilômetros dirigidos de ida para o trabalho?

Você só pode reembolsar seus funcionários quando eles dirigirem de e para tarefas de trabalho específicas. Isso significa que o deslocamento diário não faz parte dessa equação.

Todos os meus funcionários podem registrar suas despesas de quilometragem?

Não exatamente. Seus funcionários não podem usar a taxa de quilometragem padrão da empresa depois de solicitar outros reembolsos, como dedução total do preço de compra, para o mesmo veículo. Eles também não podem usar a taxa comercial para vários veículos ao mesmo tempo. E nem é preciso dizer que eles não podem deduzir o valor do seu deslocamento diário. Se você de alguma forma deseja diminuir a dor de cabeça relacionada ao deslocamento de sua equipe, considere ofertar benefícios relacionados a isso.

Como faço para reembolsar minha equipe?

Se você está reembolsando a sua equipe, é recomendável usar um software de gerenciamento de despesas para pagar seus funcionários a cada poucas semanas ou meses na taxa de sua escolha. Defina uma taxa, peça aos colaboradores que registrem seus quilômetros rodados e calcule quanto você deve a cada um deles. Você pode então reembolsá-los por meio de um software de folha de pagamento. Lembre-se de que, quando você paga a seus funcionários uma alíquota superior àquela do imposto federal, o valor extra conta como compensação tributável para o funcionário.

Às vezes, uma empresa paga antecipadamente um reembolso de quilômetros. Isso é conveniente quando um de seus funcionários está viajando para fora da cidade, por exemplo. No entanto, seus colaboradores são obrigados a devolver qualquer valor em excesso. Como empresa, você também pode optar por pagar menos do que a taxa de imposto federal padrão para viagens de negócios. Nesse caso, seus colaboradores têm o direito de solicitar a diferença como dedução do imposto. Por exemplo, se você paga 40 centavos por quilômetro e a taxa padrão é 56,5 centavos, seu funcionário pode dar baixa de 16,5 centavos por quilômetro relacionado ao trabalho ao preencher sua declaração de imposto de renda.

Como funcionam as deduções fiscais de quilometragem e a documentação de quilômetros rodados?

Os funcionários que registram seus quilômetros rodados para tarefas específicas de trabalho podem deduzir essa quilometragem usando as taxas de dedução de impostos federais ou os custos reais de usar seus próprios veículos. Sua equipe deve registrar tudo usando um aplicativo de rastreamento de quilometragem ou uma solução de gerenciamento de despesas como a Rydoo – ou apenas uma planilha antiga –, a fim de manter um registro de suas viagens de negócios e depois enviá-lo em intervalos regulares. A sua empresa pode, por exemplo, solicitar que os funcionários entreguem um registro de quilômetros no final de cada período de pagamento. Para cada viagem de negócios, esse registro deve indicar as leituras iniciais e finais do hodômetro, bem como a distância, objetivo, destino e data da viagem.

É importante estabelecer os requisitos de reembolso para seus funcionários de forma clara, porque quando eles não seguem as regras determinadas pela Receita Federal, você e seus colaboradores podem perder as vantagens fiscais.

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