Por que a automação da gestão de despesas é uma arma secreta no mundo dos negócios

A gestão de despesas é uma maneira excelente de impulsionar o retorno sobre o investimento (ROI) e a lucratividade final dos negócios. Mas para muitas empresas isso parece ter sido deixado de lado.

Frequentemente, as empresas podem se concentrar em fazer grandes mudanças em sistemas que podem consumir muitos recursos, uma manobra com um ROI questionável.

Implementar uma ferramenta de gestão de despesas pode realmente fornecer um retorno incrível considerando o esforço necessário. E a boa notícia é que isso não exige uma grande quantidade de recursos.

Portanto, sente-se, pegue um bom martini – batido, não mexido – e deixe-nos dizer por que essa arma deve fazer parte do seu arsenal.

Os elementos do ROI

“A primeira coisa a ser dita é que o Retorno do Investimento (ROI) é composto por uma variedade de elementos diferentes. Mas, em nossa experiência, muitos clientes se concentram em apenas um ou dois deles.

Frequentemente, as pessoas só olham para o custo do sistema. Isso é natural, pois é a primeira coisa que você precisa saber se deseja implementar uma nova solução de gestão de despesas.

Mas você também precisa adicionar qualquer custo extra de configuração. Portanto, embora um sistema possa parecer barato, muitas vezes descobrimos que há complementos que podem começar a torná-lo muito caro.

Para soluções instaladas localmente, você pode precisar de espaço extra no servidor e as conexões podem precisar ser aprimoradas. Você também precisará pensar sobre a conectividade com seus outros sistemas (isso, muitas vezes, exigirá módulos diferentes) e pode ser necessário comprar licenças extras, dependendo de quem está usando o sistema.

Se você optar por um sistema SaaS, muitas vezes descobrirá que o preço inicial parece baixo. Mas à medida que você adiciona funcionalidades, o preço sobe.

Com a Rydoo, o preço que você vê é o preço que você vai pagar. Você tem acesso a uma solução completa de gestão automatizada de despesas, com todas as funcionalidades que você precisa.

Mas é claro que, se sua empresa precisa de alguma ajuda extra com auditoria externa ou insights mais robustos sobre a gestão de despesas, a Rydoo tem módulos adicionais disponíveis.

Mas, em comparação com outras ferramentas, a Rydoo vai surpreender você com taxas extras quando você tentar adicionar uma nova ramificação ou um nível de controle extra durante a implementação.

Você também pode acabar descobrindo que há custos extras em termos de treinamento de sua equipe. Não subestime essa necessidade, pois se as pessoas não sabem como usar o novo sistema ou ferramenta, elas não o usarão ou farão isso de modo errado. Talvez você também precise dedicar recursos internos para ajudar na implementação e configuração.

O outro lado dessa equação é quanto dinheiro você pode ganhar ou, no caso da gestão de despesas, economizar com a implementação de um novo sistema.

Custos baixos e muitos benefícios equivalem a um ótimo ROI.

mock up mobile expenses

Implementação rápida = baixo custo

Quanto mais tempo levar para colocar uma solução em funcionamento, mais caro ela fica. Você precisará de mais recursos internos para ajudar na implementação e provavelmente será cobrado pelas taxas de consultoria do fornecedor.

Além disso, se levar muito tempo para colocar seu sistema no ar, você terá um longo atraso no trabalho antes de começar a perceber os benefícios.

Essa foi uma das coisas que atraiu a atenção da NTT Disruption para a Rydoo. O resultado foi um processo de implementação que, com a ajuda de um dedicado Gerente de Sucesso do Cliente (CSM) da Equipe Rydoo, levou um total de apenas três semanas!

Como Ignacio Diaz – Líder de Inovação da NTT Disruption – explica: “Estávamos procurando uma configuração fácil e descomplicada. A Rydoo facilitou a configuração, fizemos o sistema rodar rapidamente.”

Implementar as ferramentas de tecnologia de finanças o mais rápido possível melhora o ROI do seu projeto.

Trabalho manual reduzido = economia de custos

A maioria de nossos clientes migra para a Rydoo a partir do Excel ou de sistemas baseados em papel físico.

Eles sabem que quanto mais trabalho manual está envolvido, maior é o custo. Os clientes estão procurando um sistema que reduza o trabalho manual e elimine a necessidade de dados de chave dupla.

Dedicar mais tempo a um problema específico também significa que a sua equipe não pode se envolver em atividades que agregam mais valor. Em outras palavras, há um custo de oportunidade no trabalho manual.

Esse foi um dos problemas que levou Chris Walker, gerente de despesas da fornecedora de equipamentos médicos Arjo, a procurar uma nova solução. Segundo ele, “Os funcionários estão felizes por poderem usar o aplicativo e o recurso de e-mail da Rydoo, pois isso permite que eles voltem às tarefas do dia-a-dia mais rapidamente”.

Enquanto a empresa ficava feliz porque as pessoas não precisavam mais perder tempo preenchendo formulários em papel, os funcionários ficavam felizes por poderem solicitar reembolso de de despesas com rapidez e facilidade. Chris completa dizendo que “”as pessoas realmente vinham até mim e diziam: ‘A Rydoo é uma das melhores coisas que implementamos neste negócio'””.

Portanto, uma solução de gestão de despesas vence quando ela remove a necessidade de digitação dupla, reduz o trabalho manual e automatiza muitos processos, como autorizar solicitações de reembolso em que os gerentes vão precisar fazer.

Confira nossa calculadora de ROI

Custos reduzidos e um ótimo ROI – por que você deixaria de lado a gestão de despesas?

A gente admite que temos sido tendenciosos, mas acreditamos que as empresas que buscam atualizar sua ferramenta tecnológica de finanças devem sempre começar procurando retornos rápidos. E a Rydoo é certamente uma das opções.

Reduzir os custos implementando com agilidade uma solução de gestão de despesas que seja fácil de usar é uma ótima maneira de agradar o time e oferecer uma plataforma sólida para iniciar outras implementações posteriormente.

O tempo de implementação, juntamente com uma carga baixa de treinamento, significa que você pode começar a economizar dinheiro mais rápido do que nunca e seu pessoal pode ser dispensado para olhar para outras áreas do negócio que podem ser aprimoradas.

Será que não está na hora de sua empresa entrar em contato com a nossa solução?

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