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Como aumentar a conformidade na sua empresa

Nos últimos anos, um assunto que tem ganhado destaque dentro das organizações está relacionado a um termo em inglês que muitos têm dificuldade de entender e definir corretamente. O chamado compliance – que pode ser traduzido como “conformidade” – representa um conjunto de diretrizes e especificações que uma empresa deve seguir e atender para estar de acordo com as legislações do governo.

Dentro desse tópico, a conformidade com as despesas e viagens corporativas são duas das ramificações que mais geram dúvidas – e perdas financeiras – para as organizações. As empresas que não possuem conformidade interna também não colhem os benefícios da adaptação que esse processo pode fornecer, especialmente quando a ferramenta certa é utilizada para alcançar a conformidade.

Neste artigo, o nosso objetivo é desmistificar o assunto de compliance e explicar o que você pode fazer para aumentar a conformidade interna na sua organização. Também vamos explicar os claros benefícios existentes para as empresas que atendem as diretrizes e especificações do governo e investem em ferramentas que auxiliam nesse processo.

O que é conformidade?

Como foi dito na introdução, o termo “conformidade” é uma tradução da palavra em inglês “compliance”. Essa, por sua vez, vem do termo “comply”, que significa seguir as regras, normas e procedimentos estabelecidos. Portanto, quando dizemos que uma empresa está em conformidade significa simplesmente afirmar que ela adota as medidas que garantem que a organização está atendendo as regulamentações governamentais.  

Na prática, podemos entender a conformidade como um conjunto de medidas e estratégias que ajudam a empresa a seguir as normas. Um bom exemplo é uma organização que mantém um registro confiável e perene de informações financeiras relacionadas aos gastos dos colaboradores com viagens. Diante de uma possível auditoria, a empresa pode resgatar esses dados e comprovar todas as despesas, se necessário.

O que é conformidade interna?

Dentro do universo de compliance há diversas ramificações, divisões e abordagens. Quando falamos sobre conformidade interna, estamos tratando especificamente das ações que a empresa pode implementar para se manter alinhada com as regulamentações governamentais de sua cidade, estado, país ou até de outras nações, caso a companhia lide com outros países.

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Conformidade em despesas e viagens corporativas

Manter-se alinhado com as regulamentações governamentais não é uma tarefa fácil. Ao falarmos de tópicos específicos, como despesas e viagens corporativas, o desafio pode ser ainda maior. Uma das maiores dificuldades nesse sentido com certeza é a falta de processos claros sobre o que e como as diversas atividades podem ser realizadas. Esse problema poderia ser resolvido com uma clara e constantemente atualizada política de despesas e viagens corporativas.

Outra dificuldade encontrada pelas pessoas que são responsáveis por buscar a conformidade é a utilização de métodos nada tecnológicos para alcançar esse fim. No caso do gerenciamento de despesas, o uso de documentos físicos e papéis pode acabar atrapalhando a organização e gerando complexidade na hora de armazenar ou recuperar dados guardados há muito tempo. A falta de digitalização incentiva os colaboradores a acumular solicitações de reembolso de despesas, o que pode gerar uma sobrecarga de trabalho àqueles que são responsáveis por lidar com elas.

No caso de viagens corporativas, também há preocupações significativas. Cerca de 27% das fraudes em despesas se dão em solicitações de despesas de quilometragem, o que é mais uma vez incentivado pela falta de políticas claras e conformidade da organização. No geral, as organizações estão perdendo cerca de R$ 740 milhões em fraudes relacionadas às despesas.

Diante disso, será que ainda existe alguma dúvida sobre a necessidade de se buscar a conformidade – algo que não somente vai manter a empresa em acordo com as regulamentações, mas também pode economizar muito dinheiro? Mas como fazer isso? Por onde começar?

Continue a leitura para entender as respostas ou baixe agora mesmo o ebook que preparamos sobre conformidade de despesas.

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Aumentando a conformidade interna

O primeiro passo para aumentar a conformidade da sua empresa é entender quais são os regulamentos vigentes na sua localidade. O Brasil é um país continental, então pode ser difícil abraçar em uma única norma as diferentes realidades de nossa nação. Por isso, é preciso entender os critérios de conformidade local de onde a sua empresa atua – ou de onde os seus funcionários trabalham ou costumam viajar. A conformidade a nível estadual ou até federal também precisam estar no seu radar.

Além disso, também é preciso ficar atento às constantes atualizações que as políticas de conformidade podem receber. Algumas regras que determinam certas obrigações corporativas – como a necessidade de manter recibos de despesas por alguns anos – podem sofrer alterações e é preciso adaptar-se rapidamente a elas.

Por fim, é necessário educar os colaboradores quanto à importância de alcançar a conformidade. Ao fazer isso, a empresa não somente estará se mantendo regular de acordo com as exigências governamentais, como também estará deixando de gastar dinheiro com multas e adaptações que não geram resultados reais.

Estabelecendo uma política de despesas e viagens

Depois de entender bem as regras de conformidade local e incentivar os colaboradores sobre a importância de alcançá-la, é importante elaborar uma política que defina muito bem os comportamentos e obrigações de cada participante do processo. Esse documento compreenderá todas as regras que colaboradores e gestores precisam seguir na hora de gerar despesas ou fazer viagens corporativas.

Assim como a conformidade para qualquer outro tópico, essa política precisa estar constantemente atualizada e contemplar a realidade local atendida. Algumas empresas podem definir, por exemplo, que solicitações de reembolso não podem ser efetuadas para despesas que tenham acontecido há mais de um mês. Outras organizações podem considerar pertinente definir que o gasto com diárias não pode ultrapassar determinado valor.

No final das contas, esse documento precisa ser claro para que todos aqueles que vão lidar com o assunto consigam entendê-lo rapidamente e encontrar o que precisam ao fazer uma consulta. Elaborar uma primeira versão dessa política de despesas e viagens pode ser desafiador, e é por isso que damos dicas de como fazer isso no ebook que preparamos sobre conformidade interna. Clique aqui para baixá-lo.

Como a Rydoo pode resolver esse problema

Já entendemos que a conformidade de despesas é um assunto sério e que precisa ser endereçado da melhor maneira possível. Por isso, faz todo o sentido recorrer a uma ferramenta especializada para o gerenciamento de despesas e que se preocupa com a conformidade local para as empresas.

A Rydoo é uma empresa que lida exatamente com isso, distribuindo um aplicativo que resolve os principais problemas de quem tem dificuldades para alcançar a conformidade. Por meio de uma metodologia que abandona os recibos em formato físico e parte para a digitalização, a empresa garante que os comprovantes estarão sempre a poucos cliques de distância caso precisem ser resgatados e consultados em uma auditoria.

Além disso, a chance de fraudes diminui consideravelmente ao utilizar os serviços da Rydoo, pois uma política de despesas serve de base para a aprovação (ou reprovação) rápida de solicitações registradas na plataforma. Isso tem como resultado direto a economia com a eliminação das fraudes envolvendo viagens corporativas e outros custos relacionados a isso, como o tempo dos colaboradores para verificar e constatar os erros.

Quer aprender mais sobre conformidade de despesas, conhecer estudos de casos com clientes e entender que outros benefícios a Rydoo pode oferecer para você? Então baixe agora mesmo o nosso ebook e desfrute agora mesmo dos benefícios da conformidade local.

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