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Como Escrever uma Política de Viagens e Despesas

Este é um guia passo a passo de como escrever uma política de viagens e despesas corporativas que vá fazer parte do DNA da sua empresa por um bom tempo. É vital se perguntar o que sua política precisa transmitir, por isso que aqui você irá aprender não só a melhor forma de escrevê-la, mas também irá entender qual é a maneira mais eficiente de estruturar e apresentar a sua política de viagens e despesas de forma adequada, para que ela seja eficiente para a sua organização e compreensível para seus funcionários. 

Uma política bem apresentada é uma política bem compreendida

Antes de tudo, devemos pensar em como não escrever uma política de viagens e despesas. Em posts anteriores, já discutimos porque uma política de T&E é vital – tanto para o empregador quanto para o funcionário – portanto, ter uma política de despesas que ninguém lê não ajudará em nada a sua empresa como um todo. Um documento de texto de 30 páginas com 500 palavras por página? Ninguém tem tempo para ler isso. Então, o que é realmente necessário ter na sua política de T&E?

De acordo com a Associação Global de Viagens de Negócios, embora 79% dos viajantes de negócios identifiquem a política de viagens de sua empresa como tendo o maior impacto em suas decisões de viagem, ainda há uma discrepância entre quando os viajantes reservam voos pelos canais apropriados (63%) e quando seus empregadores pensam que estão fazendo reservas dentro da política (90%). Claramente, há uma desconexão entre o que a equipe financeira está comunicando e o entendimento dos funcionários.

Faça um bom trabalho. Peça a seus designers ou contratados externos que construam um documento que impressionará seus funcionários, com um layout agradável, bonito e uma linguagem simples e fácil de entender. Apesar de ferramentas digitais de gerenciamento de despesas, como o Rydoo, alertarem os funcionários quando alguma irregularidade é cometida, eles mesmos cometerão menos erros se estiverem informados a respeito das diretrizes da política desde o início.

Você sabia que empresas chegam a perder 8% em seu faturamento por conta de fraudes de despesas?

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Uma política de despesas deve ser curta, simples e bem estruturada

Você não apenas quer que seus funcionários leiam a sua política de viagens e despesas corporativas, mas também quer garantir que eles se lembrem do conteúdo e para isso uma planilha com uma regra e sua descrição pode ser o suficiente. O nível de simplicidade da sua política dependerá da natureza e tamanho do seu negócio. Se você possui regras diferentes para diferentes níveis de hierarquia ou seus funcionários viajam por várias jurisdições, é provável que sua política seja mais detalhada do que o exemplo abaixo. Mas, se comportar as necessidades da sua empresa, opte por algo curto e simples -seus funcionários apreciarão isso.

tabela / exemplo política de despesas

Simples assim!

Simples também significa apresentar um conjunto padronizado de regras – significa não deixar espaço de manobras nem espaço para perguntas. A princípio, não preencha página após página com exceções, porque não deve haver nenhuma. Se você for perguntado por um funcionário se ele pode ser ressarcido por uma despesa geralmente não permitida, é muito mais fácil dizer “não” quando você já não oferece exceções. O fluxo de trabalho da sua equipe financeira é menor e o funcionário sabe exatamente o que é ou não permitido.

Dependendo do tamanho da sua organização, pode não haver uma política de viagens e despesas uniforme para todos. Se você precisar dividir suas despesas entre departamentos e cargos, será necessário deixar claro em sua política a quem você está se referindo. É provável que sua equipe de vendas sênior viaje mais do que sua equipe de RH, e sua política deve refletir isso. Se sua empresa trabalha com per diems, especialmente para viagens internacionais, isso também adiciona uma camada de complexidade. Certifique-se de definir regras diferentes para funcionários e viagens diferentes, de forma a garantir que todos saibam onde estão e o que devem fazer.

O que uma boa política de despesas deve ter

A primeira coisa essencial é uma introdução e regras gerais. Crie confiança explicando aos seus funcionários por qual razão uma política de viagens e despesas está sendo criada e como ela pode ajudá-los. a ver; mantém a segurança, especialmente em destinos perigosos, agiliza o processo de despesas e viagens e ajuda a empresa a economizar dinheiro.

Se eles souberem o que é esperado deles, poderão representar sua empresa em qualquer lugar do mundo. As três principais conclusões de uma introdução de política precisam ser: 

  • Os planos e despesas de viagem corporativas devem ser totalmente documentados;
  • Os funcionários devem ter bom senso ao distinguir entre conforto e extravagância;
  • Os funcionários não devem usar viagens e despesas para seu próprio lucro (e isso inclui pontos de fidelidade e milhas aéreas).

As consequências de qualquer desvio do exposto acima devem ser explicitadas claramente. Você também pode explicar o fluxo de trabalho de processamento dessas despesas, que indicará que elas devem ser submetidas o mais rápido possível (geralmente em 30 dias após serem geradas), e que todas as informações relevantes devem ser incluídas na fatura ou no recebimento. Em seguida, você pode descrever como o fluxo de aprovação funciona e quanto tempo leva para o processo de reembolso ser concluído caso a despesa estiver sendo paga do próprio bolso pelo funcionário que não tem um cartão de crédito  corporativo.  

Explique como os funcionários serão capazes de melhor entender essas regras, interagindo diariamente com eles por meio de um aplicativo de gerenciamento de despesas e viagens, se sua empresa estiver usando um. Descreveremos com mais detalhes como um sistema de gerenciamento de despesas pode funcionar na seção de procedimentos.

Veja a seguir uma análise aprofundada de três categorias principais de despesas, baseada nas melhores práticas de mercado:

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1- Custos de transporte

Particularmente, quando envolvidas em viagens internacionais, é provável que o transporte seja uma despesa significativa. Vamos ver primeiro as viagens aéreas. Informe seus funcionários o que é esperado deles ao reservar uma viagem – por exemplo:

  • Os funcionários mais antigos podem voar em classe executiva?
  • Existem orçamentos máximos para determinados destinos?
  • Com quanto tempo de antecedência os funcionários devem comprar passagens (se possível)?
  • O que não pode ser reivindicado como despesa (embarque prioritário, melhorias etc.)?

Viajar por terra seja talvez mais complicado. De fato, é uma das áreas de despesas mais controversas. Como já vimos; o combustível, em particular, está aberto a fraudes. Então, o que se deve dizer em uma política de despesas sobre viagens terrestres:

  • Você deve declarar o mais claro possível que os funcionários devem sempre procurar a forma mais acessível de transporte
  • Qual é o gasto máximo com táxi?
  • O aluguel de carros pode representar altos custos, por isso, verifique se eles são pré-aprovados com regras claras sobre o que é esperado.
  • Como os funcionários devem reivindicar quilometragem e combustível?
  • O que não pode ser reivindicado? Geralmente, melhorias, multas por excesso de velocidade e multas de estacionamento.

2- Alojamento

Os alojamentos deveriam ser mais simples, mas novamente há muita ambiguidade aqui. Você precisa se perguntar:

  • Qual é o valor máximo que pode ser gasto?
  • Quanto pode ser gasto em diferentes países e cidades, dependendo do custo médio?
  • Quais os elementos de hospedagem que eu não quero reembolsar – o minibar, por exemplo?
  • Quantos dias o funcionário precisa permanecer em um hotel para qualificar-se ao reembolso das despesas de lavanderia?

Existem muitos gastos extras que podem vir com apenas uma noite em um hotel.

3- Comida

Conforme discutido, algumas empresas incluirão os custos com alimentos em suas diárias. Se você não está usando diárias, precisa se perguntar:

  • Quanto um funcionário pode gastar no café da manhã, almoço e jantar?
  • Permitirei gastar mais com comida em certos países e cidades, onde o custo de vida é maior?

As coisas ficam mais complicadas quando o funcionário recebe convidados. Verifique se a distração não é luxuosa, excessiva ou inadequada por natureza. Deseja, dessa maneira, limitar o valor gasto em cada convidado? No entanto, se você decidir reembolsar essas refeições, sempre pergunte quantos indivíduos participaram, quem são e qual o objetivo daquela iniciativa.

Estudo de caso

 

Como a Prestige Nursing UK Assumiu o Controle de Suas Despesas de T&E


Qaisar Raja, contador-chefe da Prestige Nursing UK, passou os últimos anos supervisionando mudanças na forma como a política da empresa é compartilhada com seus funcionários. A Prestige Nursing é uma empresa em crescimento e que espera que seus funcionários realizem mais viagens a trabalho ao exterior nos próximos anos – atualmente, seus gastos com T&E são principalmente de quilometragem, acomodações e alimentação. Qaisar observou que a quilometragem era a maior despesa, mesmo com limites claros inscritos na política da empresa.

Neste artigo, falamos sobre o uso da política de T&E para engajar os funcionários, mas o Qaisar acredita que a melhor maneira de envolvê-los é abrindo um diálogo com os viajantes. O Nursing Prestige UK controla sua política de T&E usando o aplicativo de despesas da Rydoo. Como Qaisar explicou, “Inicialmente, muitas pessoas estavam envolvidas em reembolsos nos quais nem sempre tinham as informações corretas. Os gerentes seniores também tinham maior probabilidade de conhecer e entender as regras da política do que outros funcionários. Com 31 departamentos lidando com reivindicações de despesas – atrasos, recibos perdidos e despesas sem cobertura eram comuns. Hoje, por causa do aplicativo da Rydoo, os funcionários sabem o que se espera deles e menos pessoas – em nível regional – lidam com todos os envios de despesas.” 

 

O impacto do Rydoo

 

Qaisar nos falou sobre como a implementação de uma política cada vez mais complexa é muito mais fácil com um aplicativo de linhas de despesas como o Rydoo, pois a própria plataforma indica muito claramente qual é o gasto, quando foi feito e se há algum problema, para que possa ser processado rapidamente. E se houver alguma eventual irregularidade, a solicitação de reembolso será imediatamente enviada para a pessoa certa analisar. Como Qaisar explicou, “o nível de aprovação envolvido em todas as despesas era demais. Descobrimos que era difícil levantar problemas com os funcionários quando o pagamento estava atrasado a mais de um mês.”

O Rydoo dá à Nursing Prestige UK controle sobre a implementação de sua política de despesas e o também permite filtrar facilmente as despesas por tipo e funcionário – permitindo auditorias abrangentes regulares para detectar irregularidades. Fazer com que seus funcionários interajam com sua política de T&E por meio de um aplicativo de linhas de despesas (line-by-line expensing) pode ajudá-los a aprender as regras e os limites que se aplicam a todas as despesas submetidas por eles. E foi exatamente isso que a Prestige Nursing UK fez.

 

Implementação da política de viagens

 

As viagens aéreas historicamente têm sido outra despesa para a empresa, mas Qaisar deseja começar a estabelecer limites e regras agora que as viagens internacionais estão se tornando uma parte maior dos gastos da empresa. A política de viagens, portanto, está sendo escrita especificamente para ser inserida no programa de viagens da Rydoo. Em vez de cobrar voos caros e lidar com quaisquer problemas de forma retroativa, os funcionários poderão reservar voos sabendo exatamente o que é permitido para cada destino.

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