fraude de despesas

Fraude de despesas: o inimigo desconhecido de muitas empresas

Fraude de despesas ocorrem todos os dias em muitas empresas ao redor do mundo. Se a sua empresa ainda depende de um processo desatualizado de gestão de despesas com recibos e planilhas impressas, é muito provável que você também esteja enfrentando esse inimigo. Veja de perto as formas mais comuns de fraude de despesas e descubra qual a melhor maneira de usar as principais ferramentas para proteger sua empresa: uma solução de gerenciamento de T&E (travel and expense ) digital e uma política de despesas compreensiva. 

O impacto de reivindicações fraudulentas de despesas

É muito fácil entender como fraudes de despesas acontecem. Imagine a seguinte situação: Uma gerente de vendas tem um limite generoso para presentes em sua conta: 75% de suas compras foram para clientes reais e os 25% restantes – todos com o nome de membros da família – foram vendidos no eBay.

Esse é um exemplo bastante extremo de fraude de despesas, mas é indicativo da maneira casual como é conduzida. A funcionária foi pega nesse caso, mas, como muitos outros, ela provavelmente viu a fraude de despesas como um “crime sem vítimas”. Alguns não acreditam que estejam fazendo algo errado cobrando um valor extra à empresa – não é de surpreender que 94% dos trabalhadores nos EUA afirmam ser sempre honestos ao fazer reivindicações de despesas.

O que você não sabia sobre fraudes de despesas

É irônico que aqueles com o maior nível de responsabilidade tenham mais oportunidades de cometer fraudes – 13,9% das fraudes de despesas são cometidas pelos vice-presidentes seniores. Eles viajam com mais frequência e têm acesso ao cartão de crédito corporativo, além de serem os funcionários que deveriam melhor conhecer e se adequar à política de T&E. Com base neste pensamento que, uma empresa nos EUA demitiu uma funcionária por colocar um aluguel de filme de US $ 9,95 em sua conta de hotel – porque ela sabia muito bem que não deveria. Como afirma Peter Goldman,  presidente da empresa de consultoria de prevenção à fraude FraudAware, “a maioria das empresas não faria isso, mas o ponto de vista de seu gerente era: ‘se permitirmos e acontecer mil vezes por ano, todos poderão quebrar a lei.”  

Sem dúvida que podem ser consideradas medidas extremas, mas quando as empresas nos Estados Unidos estão perdendo US $ 2.448 por ano, em média, para cada fraudador conhecido, você entende melhor por que os próprios empregadores estão dizendo que basta. Alguns funcionários rebeldes chegaram a admitir terem reivindicado até US $ 25.000 por ano.

Então, no que você precisa se concentrar? Como funcionam as fraudes de despesas?

Despesas fictícias

Fraudes fictícias funcionam basicamente quando se “inventam as coisas”. Estamos falando de fraudes que nunca podem ser confundidas com erro humano. E, por conta das graves consequências de quando se é pego, ela é razoavelmente rara de ser praticada. Despesas fictícias geralmente envolvem recibos falsos para compras que nunca ocorreram.

Os funcionários que cometem essa fraude farão tudo o que puderem para ocultá-la, e é por isso que uma auditoria regular, além de uma política de T&E, é necessária para fiscalizar e controlar aqueles com despesas extraordinariamente altas. A implementação desse sistema de auditoria é facilitada por uma plataforma de gerenciamento de despesas que permite à equipe financeira classificar facilmente as despesas efetuadas por cada funcionário.

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Reembolsos Múltiplos

Quando um funcionário possui várias formas de documentar, ele pode tentar enviar o mesmo recibo mais de uma vez. Isso normalmente acontece através de diferentes canais de gerenciamento, se possível.

Isso é algo que uma política de despesas e viagens corporativas (T&E) não pode prever, pois esses vários canais podem estar todos “dentro da política”. Agora, se a política de T&E da sua empresa estiver inserida em um aplicativo de linhas de despesas, ele irá enviar um alerta sempre que houver suspeita de duplicação de despesas. Caso contrário, você está confiando em alguém que verificará um grande número de recibos para pegar alguém em flagrante – estando assim suscetível a erros humanos durante esse processo.

Despesas pessoais

Assim como despesas fictícias, você não pode confundir despesas pessoais com simples erros humanos. Os funcionários geralmente fazem com que pareça uma despesa comercial. Novamente, é possível que esses funcionários gastem mais do que deveriam em uma auditoria ou a natureza de suas despesas será sinalizada pelo aplicativo de sua empresa. Mas sua política pode indicar claramente quanto os funcionários podem gastar, em que gastar e quando gastar.

Despesas excessiva

O erro humano pode ser responsável por despesas exageradas, mas nem sempre. Existem despesas que aparentam ser legítimas, mas que nunca foram de fato realizadas. Uma gorjeta que não foi paga, por exemplo, pode ser adicionada a um recibo e passar despercebida, assim como um taxista pode passar um recibo em branco e o valor da viagem pode ser alterado.

Somente ao estabelecer limites claramente definidos e sinalizar qualquer tipo de irregularidade, esse tipo de fraude pode ser interrompido. Se sua política estabelece um limite de R$ 100 para o jantar e alguém gasta R$ 120, isso é uma fraude. É improvável que o funcionário a veja dessa maneira, afinal R$ 20 não parece muito, mas o montante cresce rapidamente.

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Em quais despesas devo ficar de olho

Existem algumas despesas mais suscetíveis a exageros ou reivindicações múltiplas do que outras. Os complementos de companhias aéreas, como opções de assento premium e embarque prioritário, são difíceis de detectar quando adicionados a um voo. Se o viajante tiver apenas um extrato ou cartão de crédito da empresa, pode ser possível ocultar esses complementos.

Reivindicar quilômetros adicionais alegando razões comerciais, assim como comprar mais gasolina do que o necessário é outro tipo comum de fraude difícil de se detectar. 40% das despesas excessivas são com combustível, que geralmente é pago em dinheiro. Talvez considere inserir em sua política uma solicitação de instruções de direção documentadas de um site ou aplicativo de mapa que se correlacione com o valor que o funcionário está solicitando.

Uma política bem escrita e um sistema de gerenciamento de despesas que sinalize irregularidades podem ajudar a detectar a fraude de despesas. Os funcionários pensarão duas vezes se as regras e as consequências forem claras e as equipes de finanças puderem investigar reivindicações que não estão de acordo com a política de maneira rápida e eficiente. Mas precisamos continuar desenvolvendo nossas políticas e tecnologia. Os fraudadores são inteligentes e continuarão procurando maneiras criativas de burlar o sistema.

A minha empresa consegue se proteger?

Uma política bem escrita e um sistema de gerenciamento de despesas que sinalize irregularidades podem ajudar a detectar a fraude de despesas. Os funcionários pensarão duas vezes se as regras e as consequências forem claras e as equipes de finanças puderem investigar reivindicações que não estão de acordo com a política de maneira rápida e eficiente. Mas precisamos continuar desenvolvendo nossas políticas e tecnologia. Os fraudadores são inteligentes e continuarão procurando maneiras criativas de burlar o sistema.

O jeito Rydoo

Vamos as boas notícias: o Rydoo pode ser seu braço direito no combate à fraude de despesas (e muito mais). Com o Rydoo, sua Política de T&E será integrada ao nosso sistema e garantiremos que sempre que ocorrer uma linha de despesa e que não cumpre a política da sua empresa, você e seu funcionário serão notificados. Se você estiver procurando entender de uma maneira mais detalhada como a sua Política de T&E pode ser integrada à nossa solução de gerenciamento de despesas, agende uma conversa com um de nossos especialistas.

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