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Gerenciamento de despesas com Excel: Riscos e Custos Ocultos

O Institute of Finance and Management relata que mais de 10% do orçamento de uma empresa é composto por custos de viagens e despesas (T&E – Travel and Expense, em inglês), perdendo apenas para a folha de pagamento. Apesar da importância financeira e operacional desses gastos, 80% das empresas não sabem quanto lhes custa o processo de gestão de despesas. 

Daquelas empresas que sabem isso, aquelas que utilizam processos manuais (63% das pequenas e médias empresas e 38% das grandes corporações) gastam uma média de US$ 26,63 por relatório. Por outro lado, as empresas com um sistema de gerenciamento de despesas totalmente automatizado gastam apenas US$ 6,85 por relatório.

Essa é uma diferença surpreendente, mas um custo por relatório inchado é apenas uma das muitas áreas em que ferramentas como o Excel e outros sistemas manuais de gerenciamento de despesas expõem os negócios a riscos desnecessários e produzem custos adicionais:

Segurança e armazenamento

O volume cada vez maior de recibos que você precisa armazenar coloca pressão sobre sua equipe e adiciona arquivamentos desnecessários à carga de trabalho deles. Além disso, esses arquivos de Excel usados para gerenciar essas despesas podem se tornar facilmente corrompidos ou sobrescritos.

Com a maioria das empresas confiando na em “cloud based solutions” – ou como chamamos por aqui “soluções na nuvem” – para garantir que seus dados permaneçam seguros, o gerenciamento manual de despesas se tornou algo obsoleto. Um sistema automatizado, como o da Rydoo, garante que você não precisa se preocupar se um fiscal vier bater à sua porta para uma auditoria inesperada – todos os seus dados estão copiados com segurança na nuvem.

Fraude

Para algumas pessoas, os sistemas de segurança do Excel podem ser considerados completamente inexistentes. A baixa segurança e a falta de controles de auditoria facilitam as alterações e são quase impossíveis de serem detectadas pela sua equipe.

Não acha que isso pode acontecer com você? Pense de novo. Em média, uma empresa registra 3,8 incidentes de ameaças internas (pessoas dentro da sua organização tentando prejudicar ou lucrar sobre você) a cada ano. Suas planilhas de gerenciamento de despesas são um alvo fácil; mesmo que você encontre erros suspeitos, provar a fraude será consideravelmente mais difícil. 

Já passou da hora da sua empresa abraçar a transformação digital.

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Erros humanos

Pesquisadores da Universidade do Havaí descobriram que cerca de 88% de todas as planilhas contêm erros. Além disso, o mesmo estudo apontou que, até com uma verificação cuidadosa, uma pessoa em média identificará apenas 50% desses erros.

Mesmo que sua equipe seja especialista em Excel, estatisticamente você ainda terá erros. Quantos erros, que custam caro para a sua empresa, as suas planilhas estão ocultando?

Relatórios e análises

As informações contidas nas planilhas de despesas podem ser usadas para identificar padrões de comportamento e áreas de ineficiência que podem ser usadas para gerar novas economias. Mas, para a maioria das empresas com um sistema manual, o acesso a esses dados é praticamente impossível.

O Excel fornece as ferramentas certas, mas a complexidade adicional apenas aumenta as chances de erros. As horas extras que eles precisam gastar nas planilhas para alcançar esses resultados são outro custo indesejável. O serviço de gerenciamento de despesas automatizado pode fornecer essas informações sem nenhum esforço adicional.

Os benefícios são claros. Por exemplo, você pode notar que uma equipe está gastando 40% mais em suas despesas de viagem por noite do que outras. Uma verificação rápida pode revelar que eles estão frequentemente reservando hotéis e voos no último minuto, em vez de planejar com antecedência e economizar dinheiro; essa visão pode salvar milhares de reais para o seu negócio.

fraude de despesas

Integrações

Seus dados de despesas provavelmente são usados em vários sistemas importantes, incluindo contabilidade, faturamento e planejamento. A importação de dados do Excel para diferentes sistemas é ineficiente e uma fonte de erros considerável.

Sua planilha precisará ser formatada corretamente para cada integração e ela não terá necessariamente as mesmas características. Fazer alterações na formatação aumenta as chances de erros aparecerem.

O software de gerenciamento de despesas automatizado permite exportar suas informações em vários formatos, sem possibilidade de erro humano.

Custo de tempo do funcionário

As soluções totalmente automatizadas custam cerca de um quarto das soluções manuais por transação (US$ 26,63 vs. US$ 6,85) porque economizam muito tempo dos seus funcionários.

Já pensou em todas as novas iniciativas e projetos a sua equipe poderia se concentrar se fossem liberadas de suas planilhas trabalhosas?

Seus próximos passos

É fácil automatizar, otimizar e digitalizar as despesas da sua empresa. A Rydoo pode ajudá-lo a aumentar a produtividade, eliminar os custos ocultos da sua solução manual e facilitar o processo de despesas para seus funcionários da linha de frente e sua equipe financeira.

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