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Going Paperless: O que significa isso?

Você já se perguntou o que significa o “Going Paperless” (algo que pode ser traduzido como “Vivendo sem Papel”)? Esse conceito foi introduzido no mundo dos negócios há pouco tempo, o que significa que muitas pessoas ainda estão se familiarizando com ele. Portanto, não se preocupe se você ainda não o entende 100%. No final deste artigo, “Going Paperless” não será mais algo estranho para você. 

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O que significa “Going Paperless”?

Como o nome sugere, “Going Paperless” (ou “Vivendo sem Papel”) é um termo que foi criado há pouco tempo para descrever os processos de “redução da quantidade de papel usado em um contexto de negócios e a troca de páginas impressas por documentos digitais, especialmente em processos internos”. 

 As áreas mais comuns a serem selecionadas pelas empresas que decidem se tornam “Empresas Paperless” (ou “Empresas Sem Papel”) para abandonar o uso do papel são aquelas que usam recibos, faturas, declarações fiscais e contracheques, entre outros documentos. Essas são áreas em que o trabalho manual não agrega valor real à empresa e as etapas necessárias para realizar o trabalho são extremamente demoradas. 

 

Empresas Paperless são cada vez mais comuns

Não deveria ser uma surpresa que, uma vez iniciada essa onda de mudança, seria apenas uma questão de tempo para que ela se tornasse maior. Isso aconteceu principalmente devido ao surgimento da tecnologia moderna que está dominando as empresas em todo o mundo, digitalizando vários processos que anteriormente eram feitos com toneladas de papel. É a transformação digital batendo na porta das empresas, principalmente nos departamentos financeiros e tornando o movimento “Going Paperless” cada vez mais presente no mundo.

A onda digital está assumindo o controle

Você consegue imaginar o quanto a sua empresa gasta todos os anos com o armazenamento de recibos? Você sabia que a tinta desses recibos pode estar deixando você doente? Ou sabia que essa mesma tinta pode desaparecer ao longo dos anos – tornando quase impossível cumprir as regulamentações federais e manter os recibos legíveis por um longo período de tempo? 

Por essas e muitas outros dificuldades ao lidar com recibos físicos, o movimento “Going Paperless” está crescendo com tanta força e a onda digital está assumindo o controle do gerenciamento de despesas e facilitando a vida daqueles que viajam a negócios, como executivos de contas e CFOs. 

 

Quarta Revolução Industrial 

 

Algumas pessoas se referem aos avanços da tecnologia moderna como a quarta revolução industrial e é fácil entender o porquê. Ideias disruptivas estão em toda parte, o mundo está mais digital do que nunca e ficar sem o uso de papel é uma meta para muitas empresas ao redor do mundo. É realmente uma revolução. Mas por que é isso?

Você sabe os riscos e custos que enfrenta ao gerenciar suas despesas com planilhas de excel?

Benefícios de Arquivos Digitais

Isso é verdade. Quando comparado aos armazenamentos tradicionais, os arquivos digitais são mais baratos e mais eficientes. Depois de entender o que significa “Going Paperless”, você entenderá por que as pessoas preferem arquivar informações na nuvem do que armazenar páginas impressas.

As empresas podem obter vários benefícios ao se tornarem empresas paperless e se converterem  em um escritório sem papel”:

1. Elas podem reduzir o custo comercial associado a papel, impressoras, copiadoras, aparelhos de fax, cartuchos de tinta e toner.

Não é mais necessário ter papéis impressos. Esse é exatamente o sentido amplo de “going paperless”. É realmente frustrante para as empresas investirem muito dinheiro em papel, tinta, toner e todas as máquinas relacionadas à impressão e, depois de um tempo, toda a tinta do recibo desaparecer. É muito investimento por parte da empresa para manter os recibos e cumprir a lei federal para que tudo seja arruinado por um sistema desatualizado e obsoleto, certo?

2. Elas podem liberar espaço no escritório, eliminando armários e almoxarifados

Os recibos normalmente precisam ser mantidos por 5 a 10 anos, dependendo do regulamento do país em que sua empresa está. A sala onde eles são armazenados é um espaço perdido que pode ser usado para algo mais produtivo e que agregue valor real como, por exemplo, salas de reunião ou silent pods (espaços reservados para conversas privadas ou concentração).

É por isso que os arquivos digitais estão se tornando cada vez mais populares – e o movimento going paperless ganhando cada vez mais espaço. Além de seus muitos benefícios, é fácil de fazer pesquisas em arquivos digitais por exemplo e também é uma maneira eficiente de se liberar espaço no escritório – resultando em economia de custos. Pense nisso: talvez seja hora de sua empresa começar a otimizar o espaço desperdiçado em seus escritórios e se converter em uma empresa paperless.

Going Paperless

3. Elas podem salvar árvores de serem cortadas desnecessariamente.

Por último, mas não menos importante, tornar-se mais “verde” não é mais uma escolha. Se sua empresa deseja não apenas sobreviver, mas também ter sucesso a longo prazo, é hora de começar a pensar no meio ambiente, e um primeiro passo que pode ser dado é reduzir o uso de papel e abraçar o movimento “going paperless”.

Se os relatórios de despesas impressos não são mais necessários, que custam dinheiro e tempo para você e a sua empresa, e não são ecologicamente corretos, por que você continuaria utilizando-os? Divulgue essa ideia: é hora de acelerar o jogo e tornar-se digital e ecológico.

A Rydoo é o caminho

Agora você entende o que significa “vivendo sem papel”, certo? É muito mais do que reduzir o uso desnecessário de papel, mas também economizar tempo e dinheiro da sua empresa. A Rydoo pode ajudá-lo com isso. Agende uma demo com um de nossos especialistas e descubra como a tecnologia digital pode remodelar sua equipe financeira.

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