Nós já falamos algumas vezes sobre a importância de elaborar uma política de despesas eficiente e compreensiva e como isso pode ajudar inclusive no combate contra fraudes corporativas. Mas, uma vez que ela está pronta, como garantir a implementação e supervisão da política de despesas da melhor maneira possível?
O papel da tecnologia
Fazer com que seus funcionários interajam com sua política de T&E por meio de um aplicativo de linhas de despesas (line-by-line expensing) pode ajudá-los a aprender as regras e os limites que se aplicam a todas as despesas submetidas por eles. Com o Rydoo, é possível adicionar sua política de despesas ao aplicativo e assim alertas serão emitidos sempre que alguma regra for violada. O funcionário verá imediatamente que algo não está de acordo com a política da empresa, permitindo que eles a contestem ou a retire – de qualquer forma, eles aprendem por meio da interação. Essa é uma maneira simples e efetiva de garantir a implementação e supervisão da política de despesas e viagens da sua organização.
Tudo de acordo com suas próprias regras
Você pode configurar regras que sinalizem automaticamente as despesas em relação à política da sua empresa. Se desejar, você poderá definir algumas regras que se aplicam apenas a alguns departamentos ou grupo ou mesmo a alguns usuários (excluindo funcionários seniores que possam ter maiores permissões ou filiais da sua empresa que tenham requisitos específicos). E, é claro, você pode definir diretrizes que se apliquem para toda a sua organização também.
Pode-se criar as condições para a regra, seja um período, recibo ou valor, assim como escolher a categoria à qual a regra deve ser aplicada – jantar, combustível, presentes, gasolina etc. O quanto pode ser gasto é a última regra a ser aplicada. E para quem viaja constantemente para o exterior, os alertas podem ser acionados em valores acima de um limite específico.
Alerta vermelho
Quando uma regra é violada, você pode decidir como proceder. Isso pode incluir, por exemplo, a exibição de um aviso no aplicativo de despesas dos funcionários por exemplo. Se uma regra for violada, você também poderá decidir que ela é legítima e dentro da política, mas controlar o processo manualmente para fazer todas as verificações relevantes, em vez de permitir que a despesa seja processada automaticamente. O aplicativo também pode criar reivindicações de despesas se for gasto mais do que o normalmente permitido. Gastar R$ 60 onde apenas R$ 50 é permitido criará uma contra reivindicação de R$ 10. Cabe àqueles que analisam a reclamação, se esses R$ 10 extras são devolvidos ao empregado.
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Faça uma conexão, a faça lembrada e a torne digital
É disso que trata a digitalização da sua política – controle. Você pode ver o que está acontecendo em tempo real e investigar se necessário. Seus funcionários interagem com o aplicativo e podem contestar recusas e receber uma resposta rápida. Também facilita a classificação das despesas por viagens ou funcionários para fins de auditoria trimestral ou anual.
Como o Rydoo pode beneficiar a sua empresa?
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