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Linhas de despesas, relatórios de despesas, e porque a diferença importa

Se você é um CFO em pleno século XXI, você provavelmente se preocupa com tudo em que sua empresa está gastando, com análise de dados e está sempre em busca de formar inteligentes de cortar custos, mas isso não é tudo. Garantir que seus funcionários obtenham as melhores ferramentas para trabalhar é parte do trabalho de qualquer CFO e nesse blog iremos te explicar por que faz todo o sentido investir em uma plataforma de gerenciamento de despesas.

 

A medida que mais empresas descobrem os benefícios de se automatizar o processo de reembolso, mais plataformas são criadas. Embora à primeira vista possa parecer que a maior parte das soluções de gerenciamento de despesas são idênticas, a verdade é que determinados recursos podem ser bastante diferentes  e decisivos – e, ao que parece, uma das diferenças mais sutis é também uma das mais importantes.

Por que as linhas de despesa são importantes

Você se lembra daquela época que precisávamos imprimir um formulário, preenchê-lo à mão e esperar que ainda tivesse todos os recibos na sua carteira?  Ou que um relatório de despesas inteiro era recusado por que a data de uma despesa estava incorreta?

Surpreendentemente, a maioria das ferramentas de despesas não são muito diferentes – elas também exigem que você preencha um relatório de despesas inteiro antes de poder enviá-lo e ser reembolsado. 

Isto pode ser bastante inconveniente quando você está apenas tentando apresentar uma única despesa, e pode ter um impacto significativo no tempo que leva até que você seja reembolsado. Muitas vezes você precisa esperar até o final do mês para poder apresentar um relatório, e dependendo do valor total a ser reembolsado, 1 mês pode parecer uma eternidade – sem contar que não é papel do funcionário financiar a empresa empregadora.

Conheça a história da multinacional que reduziu o ciclo de reembolso de 20 para 3 dias

O jeito Rydoo

Nós da Rydoo decidimos fazer as coisas de uma maneira diferente. Em vez de forçar seu funcionário a se ajustar ao seu cronograma, estamos te dando a oportunidade de o colocar no comando atravês do nosso modelo de linha de despesas. 

 

“Mas o que é exatamente uma linha de despesas?” 

 

 É fácil, toda vez que se criar uma despesa usando o aplicativo da Rydoo, uma linha com todas as informações necessárias será gerada automaticamente. Isso significa que seus colaboradores poderão enviar diretamente despesas ao seu departamento financeiro para serem aprovada em tempo real.

Funciona assim – seu colaborador faz uma compra comercial e em seguida abre o aplicativo Rydoo em seu telefone e tira uma foto rápida do recibo. Nossa tecnologia OCR então analisa automaticamente o texto, preenche os campos necessários, o funcionário revisa e envia para o controller aprovar. É isso aí! Sem formulários, sem complicações – tudo o que você precisa é de seu smartphone.

Já se foram os dias de preencher um relatório completo  ou ter um relatório inteiro rejeitado por conta de uma despesa com a data errada. Tudo é feito em tempo real e sem muitas complicações.

line by line expensing

Repensando suas despesas

Imagine só seus funcionários terem a flexibilidade de processar suas despesas enquanto está parado no trânsito ou na sala de espera do médico e ainda serem reembolsado mais rápido? Com linhas de despesa isso é possível e sem a necessidade de emitir relatórios de despesas.

Isso faz com que seus colaboradores pensem em suas despesas de maneira diferente, deixa de ser um fardo e se torna um rápido processo feito pelo smartphone e sem muitas complicações.

Além disso, do ponto de vista do departamento financeiro, linhas de despesa evitam que haja um pico de trabalho no final do mês, quando normalmente dezenas de relatórios de despesas são deixados em cima da mesa de suas mesas.

Sem contar que também permite que seus executivos tenham maior visibilidade sobre os gastos que virão e fazer futuras projeções e/ou tomar ações de contigência de gastos se necessário antes de qualquer desagradável surpresa. 

Um app nota 1000

Para se ter uma taxa de adoção dem 93% no primeiro mês, o Rydoo aposta na simplicidade e eficiência. Por isso oferecemos o melhor do UX Design na nossa plataforma: simples de entender, simples de usar. Seus funcionários vão estar dominando todos os recursos em um piscar de olhos.


Se quiser saber mais sobre linhas de despesas e outros benefícios do Rydoo, agende uma demo com um dos nossos especialistas.

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