o que é gerenciamento de despesas

O que é Gerenciamento de Despesas?

T&E para iniciantes” é a nossa categoria de postagens para – como o nome sugere – iniciantes no mundo de T&E e estamos de volta com um novo blog. Dessa vez, vamos explorar os conceitos básicos de gerenciamento de despesas, sua importância para as empresas e sua ligação com as viagens de negócios. Por último, mas não menos importante, discutiremos o ROI (return of investment) do uso de uma ferramenta SaaS (sigla para “Software como Serviço”) para automatizar seus processos de gerenciamento de despesas.

 

Vamos começar do início: o que é gerenciamento de despesas?

O gerenciamento de despesas refere-se ao sistemas implementado por uma empresa para processar, pagar e auditar os gastos gerados pelos funcionários. Esses custos incluem despesas decorrentes com viagens a trabalho e reuniões de negócios, mas não ficam limitados à isso.

No mundo globalizado em que vivemos, juntamente com a facilidade de transporte trazida pela tecnologia moderna, as viagens de negócios estão em constante crescimento. Para processar todas as despesas geradas por viagens corporativas, é necessário ter um gerenciamento de despesas eficiente.  

 

Funcionários na estrada

 

Quando os funcionários estão viajando por um motivo comercial em nome da empresa, eles podem ter que lidar com custos adicionais, como hospedagem, transporte, refeições, etc., que geralmente são custeados pelo empregador. Esse empregador pode fazer isso fornecendo subsídios diários (conhecidos como per diems), abono ou tendo um processo efetivo de reembolso de despesas. 

A verdade é que existem inúmeras maneiras de se fazer o gerenciamento de despesas, mas antes de qualquer coisa é essencial ter uma política de T&E que seja clara e compreensiva. Os funcionários precisam estar cientes do que pode ou não ser reembolsado – basicamente o que fazer e o que não fazer quando se trata de despesas em nome da empresa.

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A tecnologia pode ser útil?

Estar sempre acompanhando e encarregado do gerenciamento de despesas de negócios pode ser uma tarefa exaustiva tanto para os profissionais que viajam a negócios quanto para as equipes de finanças; mas, mais do que desgastante, é desnecessário. Se você possui um smartphone e a ferramenta certa, por exemplo, pode tirar uma foto do recibo, deixar a tecnologia de reconhecimento digital (também conhecida como OCR – Optical Character Recognition) extrair os dados e gerar um registro de despesa.

Fácil desse jeito, as despesas são enviadas e aprovadas em tempo real, reduzindo a duração do ciclo de reembolso. 

 

Menos fraude, menos trabalho, menos tempo perdido

 

O departamento financeiro, por outro lado, tem mais controle, menos trabalho pesado e análises constantemente atualizadas. A tecnologia atual pode processar e analisar os dados associados aos gastos corporativos e garantir que, de todas as despesas geradas, somente as que se enquadram na política de T&E da empresa sejam aprovadas – isso significa menos fraudes, menos trabalho pesado e manual, e um ciclo de reembolso mais rápido.

Um software para gerenciar os processos de solicitação de despesas, autorização, auditoria e reembolso -ou, em resumo, um “Software de Gerenciamento de Despesas”- pode ser adquirido de organizações que fornecem serviços de suporte e implementação de software licenciados ou, de forma alternativa, de empresas SaaS- como a Rydoo.

Rydoo Travel

SaaS é a resposta?

SaaS significa “Software como Serviço”. Refere-se a um serviço hospedado na nuvem que pode ser qualquer coisa, desde um software de comunicação a uma solução de gerenciamento de despesas e viagens.

Não é de se surpreender que as empresas de SaaS sejam um negócio em crescimento desde a revolução da tecnologia moderna. Uma grande vantagem do uso do Software como Serviço é o gerenciamento operacional eficiente, com atualizações constantes e análise de dados em tempo real. 

 

A qualquer hora, de qualquer lugar

 

A facilidade de acesso é outro benefício que é decisivo no momento em que as pessoas optam por migrar para uma solução baseada na nuvem. Você pode acessar seu software a partir de qualquer computador ou smartphone, de qualquer lugar, desde que tenha uma conexão com a internet.

Além disso, outra vantagem importante são os custos iniciais mais baixos em comparação com um software tradicional de download e instalação.

Por que você precisaria disso?

Atualmente, o que é o gerenciamento de despesas sem a ferramenta certa? Com uma solução baseada em nuvem para gerenciar seus gastos corporativos, você pode aumentar sua produtividade e economizar tempo e custos ao mesmo tempo.

 

Parece um sonho, não é mesmo?

 

Mas é a realidade e podemos dar um exemplo para ilustrar isso. Você já pensou no retorno em potencial desse investimento para a sua equipe de negócios e finanças? Automatizar o processo de gerenciamento de despesas é uma mudança que cerca de 63% das empresas no mundo já fizeram. O departamento financeiro percebeu que isso não é mais uma escolha, é uma necessidade se você deseja se manter no mesmo nível de seus concorrentes.

Esperamos que da próxima vez que alguém lhe perguntar “o que é gerenciamento de despesas?” você responda sem hesitar que não apenas sabe o que isso significa, mas também diga qual é a melhor forma de fazer isso. Se você quiser entender mais sobre o ROI da automação do gerenciamento de despesas, agende uma demo com um dos nossos especialistas e abrace a transformação digital na sua empresa.

Originalmente publicado em

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