política de despesas e viagens

O que é uma política de despesas e viagens e por que ela é importante?

Esteja você simplificando seu processo de despesas, combatendo fraudes ou esperando uma melhor previsão dos seus custos, é essencial que a sua empresa tenha uma política de viagens e despesas bem-sucedida e eficiente. Por isso, decidimos criar um whitepaper, no qual exploraremos em detalhes o porquê de uma política robusta ser importante para sua empresa e como escrevê-la, para que a mensagem que sua organização quer passar seja entregue e compreendida com clareza e se a tecnologia pode ajudar a implementar e supervisionar sua política. Mas vamos começar pelo básico: você sabe o que é uma política de viagens e despesas e por que isso importa?

Neste blog post, discutiremos quais problemas uma política de viagens e despesas (T&E – do inglês Travel and Expense) está tentando resolver. Examinaremos custos, fraudes, erros e despesas diárias e como esses itens podem sair rapidamente do controle sem uma política de despesas bem escrita e que os funcionários podem seguir com facilidade. Lembre-se, o trabalho de uma boa política de T&E é remover a ambiguidade – algo é permitido ou não é.

O Que é Uma Política de Despesas e Viagens?

Uma política de despesas e viagens é uma lista de permissões e proibições, uma maneira de combater a fraude e uma ferramenta para manter seus custos baixos. Contudo, uma política de despesas e viagens (T&E) é muito mais do que isso. É sobre a cultura e os valores da sua empresa – é um guia de como seus funcionários devem se comportar quando estão representando seus negócios.

Acreditamos que uma política clara, abrangente e que funcione no mundo real possa obter o apoio do funcionário que viaja a trabalho. É provável que esse funcionário entenda e se envolva mais com uma política que está inserida em um sistema de gerenciamento de despesas que que pode ser usado em tempo real. Isso permite que a equipe financeira aplique melhor a política de T&E e o funcionário conteste ou exclua imediatamente qualquer despesa que não esteja conforme.

Lembre-se de que seus funcionários são seus representantes no mundo todo – forneça a eles as informações e as ferramentas necessárias para que eles possam agir de acordo com as diretrizes da empresa onde quer que estejam.

Porque uma política de viagens e despesas é importante?

Talvez você não consiga eliminar completamente tudo o que foi descrito abaixo, mas uma política de T&E bem definida que determina os tipos de despesas permitidas e a quantia que pode ser gasta pode limitar abusos e erros. O trabalho de uma boa política de despesas e viagens corporativas é remover a ambiguidade -deixar claro o que é permitido e o que não é. 

Discutiremos a melhor maneira de elaborar uma política de despesas na próxima seção, mas primeiro, vejamos por que esse pode ser um dos documentos mais valiosos que sua empresa jamais criará.

Controle sobre grandes gastos

Viagens e despesas são o segundo maior gasto da maioria das empresas.[1] E isso só tende a aumentar. Empresas de todos os setores estão se tornando mais globalizadas, o que resulta em maiores volumes de viagens e despesas corporativas.

E para acompanhar as mudanças e despesas geradas, você precisa de um meio eficaz. Um dos maiores benefícios de uma política de viagens e despesas é o fato dela indicar o gasto máximo limite possível para cada item de despesa, consequentemente ajudando o departamento financeiro a prever o custo máximo que eles podem ter. Obviamente, para que esses custos permaneçam baixos e que as previsões sejam precisas, a política precisa ser clara e bem implementada.

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Todos cometem erros

Erros e fraudes muitas vezes podem se parecer, mas os erros não ocorrem intencionalmente, objetivando o ganho monetário para o funcionário. E, como discutimos, vários reembolsos e despesas excessivas podem realmente ocorrer devido a erro humano.

Às vezes, um funcionário quebra uma regra da política de despesas e viagens corporativas da empresa, mas não de forma intencional ou maliciosa. Eles podem gastar mais em um voo do que a política permite. Parece ruim, mas e se tivesse sido uma escolha entre um voo direto e um com duas escalas com sete horas de espera? Eles poderiam ter perdido o motivo pelo qual estavam viajando se tivessem seguido a política e tomado o voo mais longo. Nesses casos, você pode discutir as opções com o viajante e chegar a uma decisão razoável. Mas, como descobriremos abaixo, é melhor que esses problemas sejam sinalizados e tratados separadamente, ao invés de preencher a política de despesas com exceções. Depois que as exceções são introduzidas o caminho é mais tortuoso.

Gerenciando despesas diárias

Nem todas as empresas mantêm todas as despesas separadas. Muitas usam subsídios diários como um auxílio rotineiro e como uma forma de estabelecer um limite de gastos. Per Diems, como também são conhecidos, acabam sendo pré-estabelecidos na política de T&E de inúmeras empresas que pretendem dar a seus funcionários um limite claro de quanto eles podem gastar todos os dias. Se você não usa Per Diems, um funcionário pode fazer uma série de despesas ilegítimas – com toda a inocência – mas que terminam custando à empresa mais dinheiro do que o esperado. Um limite diário pré-definido pode evitar esse tipo de eventualidade.

Os Per Diems também são considerados um reembolso pelas despesas comerciais e, portanto, são isentas de impostos até a taxa diária máxima permitida. Essa taxa muda de um país para o outro e cada um terá valores diferentes para viagens domésticas e para o exterior. Portanto, se a empresa tiver filiais em vários países, verifique se o subsídio diário correto está incluído na política para os funcionários indicados.

Vejamos um exemplo de subsídio diário de uma região. O Reino Unido mantém as seguintes taxas domésticas diárias, por exemplo:

política de despesas e viagens

A regra do HMRC – A Receita e Alfândega de Sua Majestade- para viagens de negócios ao exterior é mais específica e baseada no país e na cidade que está sendo visitada. Os viajantes de negócios do Reino Unido em Singapura, por exemplo, estão sujeitos às seguintes tarifas:

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Se você estiver usando os Per Diems estabelecidos de um determinado país, um aplicativo de despesas (como o Rydoo)  pode ajudar a manter a política de T&E da sua empresa atualizada onde quer que você esteja. Seus funcionários poderão deduzir as despesas de suas diárias até atingirem o limite. Se desejarem, eles ainda poderão gastar mais do que o pré-estabelecido pela sua política, mas a taxa de subsídios diários padrão é o máximo que se poderá reivindicar de reembolso.

O jeito Rydoo

Esperamos que esse blog post tenha trazido informações enriquecedoras para que da próxima vez que alguém te perguntar  “ O que é uma Política de Viagens e Despesas e por que isso importa? ‘, sua resposta esteja na ponta da língua. Se você estiver a procura de uma abordagem personalizada para entender como uma política de T&E pode beneficiar sua empresa? Agende uma demo com um de nossos especialistas.

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