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Phillips e A1 debatem sobre SaaS e conformidade na gestão de despesas

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Em mais um webinar organizado pela Rydoo no Brasil, a discussão foi sobre um tema central no segmento corporativo. Com a chegada da transformação digital, muitas ferramentas novas foram incluídas no portfólio das organizações, mas nem todos os problemas foram resolvidos. Um deles é a conformidade na gestão de despesas. Como as ferramentas digitais podem ajudar a lidar com essa questão?

O webinar contou com a participação de Dedra Freitas, Gerente Comercial na A1 Viagens, uma das grandes parceiras da Rydoo, e Patricia Frossard, Manager & Head of Legal/Compliance na Philips (LatAm). Novamente, Ricardo Gonçalves, um dos nossos executivos de contas, foi o anfitrião dessa conversa.

Esse bate-papo aconteceu no dia 29 de junho de 2021 e está disponível a partir deste link para aqueles que tiverem interesse em conferir o evento na íntegra. Vale a pena!

Revisão na política de gastos

Uma discussão importante abordada no webinar foi sobre a frequência na revisão da política de gastos. Afinal, devemos fazer esse processo a cada três meses, seis meses, apenas uma vez por ano ou em outra periodicidade? Como a Philips é uma empresa multinacional, a Patricia diz que esse procedimento é realizado anualmente. Isso acontece porque as regras são definidas globalmente e podem demorar um pouco para chegar até todos os mercados.

Já Dedra mencionou o cenário que vivemos atualmente e como isso impactou a frequência na revisão das políticas de gastos. Antes da pandemia, esse processo acontecia uma vez por ano, mas com mudanças tão rápidas foi preciso fazer com que o procedimento acontecesse com mais frequência, a cada três ou seis meses, pelo menos.

“Ao falar sobre revisão de política de gastos, precisamos falar de um cenário pré e pós-pandemia. Antes o processo poderia ser feito uma vez por ano, mas hoje ele precisa acontecer com mais frequência.”

Dedra Freitas, Gerente Comercial na A1 Viagens

A verdade é que não existe uma resposta correta para essa pergunta. Porém, para que essas revisões na política de gastos sejam possíveis, é preciso ter dados à disposição – e isso é importante em todos os níveis da organização.

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Como garantir a eficácia da política de gastos internamente

Ao falar sobre política de gastos, é normal pensar em auditoria, validações e outras exigências necessárias para se manter em conformidade de acordo com as regras locais. Contudo, essa discussão deve ser posterior ao cumprimento das normas internamente, um grande desafio enfrentado pelas empresas atualmente.

Na A1 Viagens, Dedra comenta que o importante é que essa política de gastos esteja adequada à realidade – financeira, local e até cultural – da empresa. Além disso, como todo tipo de “controle” gera algum tipo de desconforto, é importante convidar os colaboradores para participarem da construção dessa política. Como geralmente são os maiores impactados, chamá-los ajuda a ter uma adoção maior às normativas.

Patricia também reforça o papel da comunicação na hora de transmitir a política de gastos aos colaboradores. Para ela, “a linguagem precisa ser muito clara para atingir todos os níveis da organização”. É preciso haver um esforço genuíno para que não haja margem para interpretações dúbias ou incorretas.

A executiva da Philips também destaca a importância da clareza no descumprimento das regras:

“Para uma política de despesas ser de fato efetiva, ela precisa ter uma comunicação adequada, clareza e deixar claro quais são as sanções no caso de descumprimento.”

Patricia Frossard, Diretora de Compliance na Philips LATAM

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A importância da automação e digitalização

Um assunto delicado a ser discutido dentro do tema geral de política de despesas são as fraudes. Com base nos dados dos clientes da Rydoo, 27% das fraudes de despesas são devidas a reembolso de quilometragem, seguido de uso de material de escritório (20%) e da alteração dos recibos de táxi (16%).

Para combater esse problema das fraudes, duas soluções tem sido amplamente implementadas e adotadas nas políticas de gastos: a automação e a digitalização. Na A1 Viagens, esses dois processos resolveram muitas dificuldades e ainda proporcionaram uma economia de tempo considerável aos colaboradores responsáveis pelo setor financeiro.

“O principal benefício de contar com uma ferramenta que faça a automação e digitalização online do processo é a economia de tempo.”

Dedra Freitas, Gerente Comercial na A1 Viagens

Na Philips podemos encontrar a mesma realidade. Automação e digitalização são processos essenciais e indispensáveis para uma empresa global, confirmado pela Patricia como executiva na parte legal e de conformidade.

“Não tem como não fazer automação e digitalização no gerenciamento de despesas. Esses processos são mandatórios.”

Patricia Frossard, Diretora de Compliance na Philips LATAM

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Conformidade externa e LGPD

Ao debatermos sobre a política de gestão de despesas, estamos automaticamente falando de dados sensíveis de colaboradores, como nome, número de documento e os próprios gastos. Nesse sentido, é importante também lembrarmos da Lei Geral de Proteção de Dados, a LGPD, já vigente no Brasil e que orienta as empresas sobre como lidar com os dados que trafegam seus sistemas.

Sobre esse assunto, Patricia lembra que o nosso país está adiantado no que diz respeito a implementação de leis que protegem os dados dos usuários. A prova disso é o fato de que a LGPD é a normativa mais importante depois da GDPR, lei semelhante em vigor na Europa e que deu início a esse movimento anos atrás. É por isso que a Philips se esforça na adequação para todas essas normas em todos os países em que atua.

Na A1 Viagens, também encontramos uma empresa preparada para a adequação à LGPD. Dedra ainda reforça que esse é um caminho sem volta e que já discute-se há muito tempo sobre a importância de zelar pela grande quantidade de dados que trafega pelas empresas.

Quer saber mais?

O webinar finalizou com uma discussão importante sobre a prioridade da digitalização nas empresas e o quanto todos compreendem a relevância desse processo. Além disso, foram pontuados os principais desafios encontrados na implementação de uma eficiente política de gastos. O engajamento foi destacado como um dos aspectos mais importante para que essa norma funcione adequadamente.

Se você ficou interessado sobre esse assunto e quer saber mais sobre a conformidade de despesas (tanto interna quanto externa), a Rydoo tem o material perfeito para você. Preparamos um ebook gratuito em que você pode encontrar os fatores mais importantes para a preparação de uma política de despesas eficaz.

Clique aqui e tenha acesso a esse ebook agora mesmo! Para conferir o webinar na íntegra, você pode acessar este link.

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