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Política de Despesas: as melhores práticas para sua empresa

Toda empresa precisa de uma boa política de despesas corporativas e nesse post iremos te explicar tudo que você precisa saber sobre esse conjunto de regras e diretrizes que é um aliado do departamento financeiro de qualquer empresa.

1. O que é uma política de despesas?

´É um conjunto de regras que uma empresa define para  especificar como os funcionários serão reembolsados por despesas realizadas em nome da sua empresa. Em outras palavras, trata-se de uma lista indicando tudo que pode e não pode em relação às despesas corporativas geradas por funcionários de uma determinada empresa. 

Para o funcionário, é uma orientação sobre como eles podem gastar o orçamento da empresa quando viajam a trabalho. Ao seguir essas diretrizes, eles podem ter certeza que serão reembolsados ​​até o valor permitido. Eles não precisam negociar o reembolso das despesas porque o padrão já foi estabelecido na política.

Para a empresa, existem também outras vantagens; é possível evitar fraudes, estabelecer limites e facilitar as estimativas de gastos. Com diretrizes e fluxos de trabalho corretos, os funcionários saberão exatamente o que se espera deles quando reportarem suas próprias despesas. Estabelecendo limites, você manterá os gastos sob controle, além de evitar discussões desnecessárias. Será mais fácil confiar em seus funcionários. 

E, finalmente, um bom conjunto de regras facilitará a previsão de despesas pelo seu departamento financeiro. Muitas vezes, o T&E (travel & expense) é o segundo maior custo para as empresas. Isso significa que ter uma política de despesas bem definida e clara não apenas fornecerá mais transparência e insights sobre os gastos de seus funcionários, como também permitirá que você comece a otimizar esse centro de custo.

2. O que torna uma Política de Despesas excelente?

Você deve estar pensando que uma política de despesas precisa ser longa e cobrir, em pequenos detalhes, tudo relacionado a despesas, mas na verdade é o completo oposto.  Simplicidade, boa estrutura e relevância. Essas  s˜åo as características que você deve priorizar. Elas irão garantir que seu funcionário entenda como pode gastar o dinheiro da empresa, mas de uma reflexiva e coerente. 

Ninguém gosta de ler mais de 20 páginas de um documento para entender como eles devem viajar. A taxa de adoção da sua política de despesas vai ser muito maior se você a manter curta e facilmente compreensível.  

Simplicidade

Não se perca com pequenos detalhes. A política de despesas está lá para excluir exceções e criar um conjunto padronizado de regras.

Estrutura

Elabore um documento bem estruturado para que ele seja fácil de ser lido. Uma ótima maneira de fazer isso é começar dividindo suas despesas por categorias e apontá-las no índice, assim seu funcionário logo de início terá uma boa visão geral do que comporta a Política de Despesas da sua empresa.

Relevância

Fique sempre atento para que seu documento esteja atualizada. Isso significa que ela deve se encaixar com o tamanho e a cultura da sua empresa, além de se manter em dia com as leis fiscais e regulamentações.

3. Como escrever uma Política de Despesas?

Comece explicando o propósito dessas diretrizes. Isso criará um relação de confiança  entre os funcionários e a sua empresa. As duas partes saberão o que é esperado de cada uma delas.  

Em seguida, explique o processo de submissão de despesas, aprovações e algumas regras gerais, como por exemplo “despesas só serão reembolsadas quando efetuadas em um contexto de negócios.”  podem ser realizadas em um contexto de negócios e não podem ser incorridas aos finais de semana”. Não se esqueça de estabelecer um prazo limite para que seus funcionários enviem suas despesas (60 dias após a data em que a despesa foi gerada, por exemplo), afinal você não quer receber  recibos que não podem mais ser usados para recuperar impostos. 

O núcleo da política de despesas será a visão geral das diferentes categorias ou centros de custo. Cada categoria exigirá regras específicas. Categorias comuns são: transporte, hospedagem, refeições e despesas de escritório.

Para te ajudar a começar, nós listamos 3 exemplos de regras  por categoria:

Transporte 

  • Se as despesas de km forem inferiores a R$ 500 / mês, será necessário apenas 1 nível de aprovação
  • Uma despesa do Uber pode no máximo ser de R$ 50 por viagem
  • Você só pode solicitar o reembolso de estacionamento se tiver o recibo original.

Acomodação 

  • Os itens do minibar não serão reembolsados
  • Limite máximo será definido com base no cargo e país/cidade de hospedagem
  • As despesas de lavanderia são reembolsadas apenas se a estadia for superior a 5 dias

Alimentação 

  • Todos os participantes devem ser mencionados ao enviar a despesa
  • Limites de almoço por país, por exemplo: U$30 nos EUA, U$25 em Portugal
  • O valor máximo que pode ser reembolsado para um jantar é de R$150, o valor excedente não será reembolsado

Despesas do Escritório 

  • Despesas abaixo de R$20 são aprovadas automaticamente
  • As despesas de escritório não podem exceder R$100 / mês
  • As planos de celular não podem exceder R$100 / mês 

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4. Como melhorar sua Política de Despesas?

As plataformas de gerenciamento de despesas são criadas não apenas para melhorar fluxo de envio e aprovações, mas também para que as políticas de despesas sejam automaticamente aplicadas. As despesas enviadas são analisadas tendo em conta todas as regras e diretrizes estabelecidas pela empresa e sinalizadas ou rejeitadas instantaneamente se não forem compatíveis. 

Ao automatizar esse processo, seus usuários e aprovadores poderão ver imediatamente as despesas que não estão de acordo com a política da empresa e poderão adicionar uma explicação ou até mesmo removê-las da lista de despesas.

5. Como divulgar sua Política de Despesas internamente?

A maneira que você apresenta sua política de despesas é tão importante quando o seu conteúdo. Você não pode esperar que seus funcionários leiam e memorizem um documento de 10 páginas cheias de regras. Trabalhe com designers internos ou terceirizados para criar um documento que irá impressionar seus funcionários. 

Lembre-se: ela só é efetiva se os seus funcionários tiverem conhecimento sobre ela. Por isso é importante que ela seja facilmente acessível e que seus funcionários recebam feedbacks sempre que não cumprirem alguma das regras. 

Uma boa maneira de fazer isso é a anexando à sua plataforma de gerenciamento de despesas. Isso a tornará disponível sempre que seus funcionários quiserem consulta-la.

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