consultancy companies

Por que as empresas de consultoria estão investindo em ferramentas de gestão de despesas?

As empresas de consultoria procuram trabalhar de maneira mais inteligente e não de um modo mais desnecessariamente trabalhoso, e uma das melhores formas de aumentar a eficiência é utilizando uma ferramenta de gestão de despesas.

A Rydoo tem ajudado centenas de empresas ao longo dos anos e por isso conhecemos os fatores que tornam uma solução tão valiosa para empresas de consultoria.

Uma ótima ferramenta de gestão de despesas aumenta a eficiência, reduz o trabalho manual e resulta em pessoas que podem se concentrar em outras atividades. Mas você não precisa acreditar apenas na nossa palavra, temos muitas empresas satisfeitas que podem dizer por si mesmas por que a Rydoo funciona.

Portanto, continue lendo e deixe que nossos clientes expliquem por que a Rydoo é a melhor ferramenta de gestão de despesas para empresas de consultoria.

A Rydoo remove o trabalho manual

O processamento manual de solicitações de reembolso de despesas pode demorar uma eternidade.

O sistema tradicional baseado em papel físico envolve pelo menos três pessoas: o consultor, seu gerente e o membro da equipe de finanças que deve processar o pedido. Em muitos casos, pode haver outras pessoas envolvidas no processo e, se houver algum erro, tudo isso pode ficar muito complicado.

A verdade é que, embora um processo de gestão de despesas com papel físico possa parecer barato e satisfatório, existem custos escondidos que resultam em um método mais caro.

Roger Waters-Duke, Diretor Financeiro da Hilson Moran, empresa líder em consultoria de design internacional, explica essa questão: “”O problema é que ninguém consegue enxergar o custo do processamento de despesas. Ele fica encoberto pelo trabalho da equipe de contabilidade. O que nós procuramos fazer foi melhorar a eficiência. E o que fizemos foi usar o tempo que alguns membros da equipe de contabilidade usavam anteriormente para verificar a papelada para fazer coisas mais benéficas para a organização.””

Adrian Day, desenvolvedor na Hilson Moran, complementa: “”Vocês acabaram de eliminar a função de ‘carteiro mais caro do mundo’. Nosso diretor comercial para o Oriente Médio teria que trazer fisicamente as despesas do Oriente Médio em um envelope porque era mais barato do que enviá-las para cá.””

Na Innogy Consulting, os consultores Nathan De Rouck e Jens Sikorski são grandes defensores da Rydoo: “Todo o processo era tão demorado e exaustivo que alguns de nossos consultores levavam mais de 30 minutos por semana! Com a Rydoo, aqueles que viajam mais ​​economizam entre 10 e 30 minutos por semana. No nível da nossa empresa, esse efeito é até multiplicado para até 27 horas por mês. Isso são 27 horas que não são faturáveis, obviamente.”

Usar uma ferramenta adequada de gestão de despesas significa que o processamento de despesas em papel físico pode ser enviado novamente para a década de 90, de onde não deveria ter saído!

Reembolsos mais rápidos significam consultores mais felizes (e uma empresa mais feliz)

Às vezes, o gerenciamento de despesas pode parecer um trabalho unicamente de contabilidade, mas precisamos lembrar que estamos lidando com o dinheiro das pessoas.

Os consultores terão desembolsado uma grande quantia de seu próprio dinheiro (e muitas vezes quantias realmente consideráveis) para pagar algo em nome da empresa. É importante garantir que eles sejam reembolsados ​​o mais rápido possível.

Sarah Goertz, Gerente Sênior da Mazars, diz: “Recebemos feedbacks positivos de maneira consistente. A maioria da força de trabalho está entusiasmada com a simplificação do trabalho que a Rydoo traz para os negócios do dia-a-dia.”

Goertz acrescenta: “Graças à transparência que a Rydoo confere, os trabalhadores da Mazars têm acesso esse benefício em primeira mão. Posso verificar o status das minhas solicitações de reembolso de despesas a qualquer momento. Será que o recibo já foi verificado? Quando foi iniciado o pagamento? Uma dádiva de Deus! Isso também significa que um número bem menor de consultas precisa envolver os nossos administradores. Quem viaja muito a trabalho desfruta dessa facilidade de uso.”

Mas a rapidez não ajuda apenas os consultores que fazem as solicitações de reembolso. Ter acesso às informações em tempo hábil e com apenas um clique de um botão pode transformar também os relatórios internos e de clientes.

A empresa Board Of Innovation (BoI) fornece consultoria estratégica, serviços de suporte e treinamento para capacitar as empresas a pensar e trabalhar como startups. A gerente da BoI, Renate Peeters, foi responsável pela implementação da Rydoo.

Antes dessa mudança, Renate com certeza sentia o estresse de ter que esperar os recibos que haviam se perdido: “A contabilidade sempre precisava estar em ordem até a primeira semana de cada mês no máximo. Mas nossos consultores voltavam em horários diferentes de suas viagens. Não era nada fácil.”

A velocidade na entrega dos relatórios é importante. Um dos grandes benefícios de ter uma ferramenta moderna de gestão de despesas é que o acesso às informações é quase instantâneo, como explica Renate: “Para mim, um dos benefícios mais importante é o fato de que posso simplesmente imprimir meus relatórios no formato e na ordem que desejar. Posso ver os demonstrativos de despesas da MasterCard correspondentes às despesas e posso até mesmo adaptar manualmente a conversão de moeda, se necessário. A ferramenta da Rydoo também é muito útil para gerar uma fatura em particular dessas despesas para um cliente. Eu só preciso escolher o projeto, o nome do cliente e depois aparecem todas as despesas relacionadas.

Reduza o desperdício com a Rydoo

Todos nós sabemos que temos que fazer o nosso melhor para reduzir o uso de recursos e esta é uma área em que a Rydoo pode certamente ajudar.

Digitalizar o processo de gestão de despesas de ponta a ponta significa menos papel físico, menos arquivamento e menos manuseio de documentos.

Como Roger Waters-Duke observa: “Havia ainda todas as impressões coloridas e todo mundo estava gastando horas durante a semana fazendo planilhas. Não é muita coisa, mas tudo vai se somando. Eu acho que a maior economia é de tempo. Tenho certeza que quando Adrian apareceu esta manhã, ele entrou no trem e escaneou o seu recibo de viagem enquanto ainda estava sentado, esperando para chegar. Antigamente, ele teria chego no escritório e gasto 15 minutos para inserir suas despesas.”

Cindy Peeters, Diretora Financeira da Deloitte Belgium, aprecia a eficiência da Rydoo: “Para nós, é muito importante inovar constantemente nossos processos e ferramentas para reduzir a administração e aumentar a eficiência. Graças a Rydoo, sabemos de maneira muito mais rápida quanto gastamos em um determinado projeto ou cliente.”

Ser capaz de enviar despesas de forma digital em vez de imprimir um formulário em papel físico é a principal vitória.

Como a McFIT Espanha economiza até 40% do tempo em seu processo de gerenciamento de despesas

Uma solução verdadeiramente global

Uma das maiores dores de cabeça das equipes financeiras é quando elas têm consultores trabalhando em todo o mundo e precisam estar cientes das diferentes regras de tributação.

Com a Rydoo, flexibilidade significa que até a autorização pode ser automatizada para garantir que, onde quer que o consultor esteja localizado, as regulamentações corretas estejam sendo seguidas.

Quando estava trabalhando nas despesas da Unify Square Inc., Paula Tica identificou isso como um problema específico.

“Precisávamos ter certeza de que a solução de gestão de despesas atendia aos requisitos de reembolso de despesas de nossas unidades europeias. A Rydoo nos ajudou a atender a esses requisitos, fornecendo os módulos e configurações adequadas para permitir que nossa empresa atendesse aos requisitos de reembolso europeus.”

Ela adiciona: “A Rydoo simplificou nosso processo de reembolso e reduziu o valor das horas gastas no processamento de despesas.”

data interpretation - decision making

Simples de implementar

Com tantos recursos e benefícios oferecidos pela Rydoo, você esperaria que adotar essa ferramenta envolveria um processo de implementação longo e complicado, mas esse pensamento não poderia estar mais longe da verdade.
Adrian Day diz que “por ser uma solução verdadeira na nuvem, a implementação é muito mais fácil. Eu não tive que envolver o resto dos meus colegas para implantar coisas internacionalmente, instalar outras, etc. As pessoas estão baixando a ferramenta para seus celulares, ou estão olhando diretamente no site. Portanto, desse ponto de vista, o alcance global foi algo muito fácil.”

Paula Tica também explica: “Não enfrentamos grandes dificuldades. O que mais nos ajudou foi planejar nossa implementação em fases e ter o suporte da Rydoo em cada etapa do processo. Sempre recebemos suporte em tempo hábil. A Central de Ajuda da Rydoo também é uma ótima ferramenta que utilizamos para encontrar respostas rápidas.”

A comunicação é a chave e a Rydoo fornece ajuda e conselhos sobre como apresentar o sistema aos consultores. “Durante o período de implementação da Rydoo, divulgamos amplamente por meio de pôsteres, vídeos da empresa, sessões de treinamento e assim por diante. Mas muitos usuários nem mesmo precisaram de treinamento. O aplicativo é muito intuitivo”, diz Cindy Peeters.

Devido à natureza intuitiva do aplicativo, a carga de treinamento para as equipes é muito leve e os consultores tendem a adotar o sistema muito rapidamente, conforme explica Renate Peeters: “Nosso pessoal só precisava de algum tempo para aprender a utilizar o aplicativo. A ferramenta certamente funciona de modo mais rápido e foi apenas uma questão de começar a usar para experimentar os benefícios.”

Ela prossegue dizendo que “o feedback tem sido quase totalmente positivo. E posso confirmar: é uma ótima ferramenta mesmo! O fato de que o sistema não ser difícil de usar facilitou a adoção da Rydoo entre os consultores.”

A multinacional que reduziu o ciclo de reembolso de 20 para 3 dias

Mova sua empresa de consultoria para o trajeto mais rápido

Ter uma ótima ferramenta de gestão de despesas economiza tempo e torna seus processos muito mais eficientes.

É ecologicamente correto e você descobrirá que seus consultores realmente gostam desse intuitivo e amigável aplicativo ao preencherem suas solicitações de reembolso de despesas.

Saiba mais sobre como a Rydoo pode mover sua empresa de consultoria para o caminho mais rápido solicitando agora mesmo uma demonstração gratuita.

E se você quiser ler mais sobre o que nossos clientes pensam da Rydoo, confira nossos estudos de caso aqui.

Originally published , modified

Girl subscribing to Rydoo's newsletter - Illustration

Subscreva a nossa newsletter