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Digitalizar recibos: qual é a melhor maneira de se fazer isso?

Não há nada como uma caixa cheia de recibos para despertar em você um mal estar iminente. À medida que mais e mais recibos se acumulam, você começa a temer a inevitável tarde de domingo, que será desperdiçada ao inserir tediosamente os números em uma planilha de Excel. Por isso resolvemos apresentar para você uma solução: O Rydoo. Pronto para digitalizar recibos em um piscar de olhos?

O que é um scanner de recibos

Você provavelmente já usou um scanner de documentos em algum momento da sua vida; basta colocar um pedaço de papel na superfície do scanner, pressionar um botão e ele digitaliza e salva uma imagem do documento no disco rígido.

Um scanner de recibos difere de um scanner de documentos convencional em um aspecto fundamental: ele simplesmente não salva uma imagem do recibo; em vez disso, ele usa o software OCR (reconhecimento óptico de caracteres) para processar a imagem, realmente lendo os dados exibidos no recibo e reconhecendo inteligentemente as letras e números.

Conheça o Scanner de Recibos do Rydoo

Na Rydoo, sabemos o quão problemático pode ser separar os recibos e elaborar um relatório de despesas. É por isso que temos como missão tornar o processo de gerenciamento de despesas e viagens corporativas (T&E) o mais fácil e eficiente possível, permitindo que você possa digitalizar recibos em tempo real.

O aplicativo Rydoo funciona como um scanner de recibo automático; essencialmente, processa a imagem de um recibo (usando algoritmos de OCR) para produzir uma  recibo digital que contém todas as informações financeiras necessárias, além de diversos outros dados úteis que sua empresa pode solicitar.

Depois que seus recibos são armazenados em formato digital (o que é válido legalmente), o aplicativo Rydoo fornece várias funções extremamente úteis.

Você pode enviar suas despesas para aprovação em apenas alguns cliques, exportar suas despesas para o software de contabilidade de sua escolha e combinar despesas com extratos bancários e de cartão de crédito.

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16 benefícios da digitalização automática de recibos

A tecnologia de digitalização automática de recibos traz uma série de benefícios, os quais servem para facilitar significativamente sua vida.

 

1. Economia de Tempo

Em primeiro lugar, o benefício mais óbvio de se digitalizar recibos é o potencial de economia de tempo. Pense em quantos minutos ou até mesmo horas preciosas você gasta para inserir as informações de um recibo em uma planilha do Excel. Compare isso com o tempo que leva para tirar uma foto. 

Onde antes levaria horas e horas para passar para uma planilha o conteúdo de uma caixa de recibos, agora leva apenas alguns minutos; tudo o que você precisa fazer é tirar uma foto do recibo com seu smartphone, e o software de OCR do Rydoo Expense fará o resto.

 

2. Ganho de  espaço e organização

Um grande benefício de se armazenar suas informações financeiras digitalmente é a necessidade reduzida do armazenamento de papel. Você pode tornar seu espaço de trabalho mais limpo e menos confuso, melhorando bastante o ambiente e reduzindo  a necessidade de armários de arquivo e unidades de armazenamento. Além disso, encontrar qualquer documento que você precisa será muito mais fácil e rápido se você não tiver que procurar entre pilhas e pilhas de papéis. 

 

3. Os dados financeiros podem ser processados ​​imediatamente  

Normalmente, as pessoas pegam seus recibos, os armazenam todo juntos em um só lugar, e reservam um determinado dia para tratar deles.

Com a verificação automática de recibos, você pode tirar uma foto de cada recibo assim que recebê-lo, o que significa que não precisa se preocupar com o acúmulo de recibos e faturas. Dessa forma, você nunca terá que lidar com uma montanha incontrolavelmente grande de papel, basta digitalizar recibos.

4. Maior Segurança 

De um modo geral, armazenar documentos importantes em uma plataforma na nuvem é significativamente mais seguro do que manter uma cópia impressa desses mesmos documentos.

A maioria dos servidores em nuvem é extremamente segura, envolvendo métodos e protocolos de criptografia complexos, além de sistemas de backup confiáveis, protegendo você e a sua empresa contra a perda de dados.

Além disso, armazenamento digital significa maior privacidade já que é possível restringir o acesso aos documentos, diferentemente do que se acontece quando eles são mantidos em mesas ou armários e qualquer pessoa acaba por ter acesso livre a eles. 

 

5. Armazenamento de longo prazo 

Na Rydoo, mantemos seus recibos por 10 anos. Quando o seu recibo é armazenado digitalmente, ele permanece perfeitamente intacto por uma década.

Recibos físicos, por outro lado, são propensos a envelhecimento e desbotamento, o que pode reduzir significativamente a clareza e a legibilidade, potencialmente causando alguns problemas no caminho. 

 

6. Nunca Perca Recibos

A menos que você tenha um sistema de arquivamento meticuloso, é provável que já tenha perdido alguns recibos ao longo dos anos. Quando as informações são armazenadas digitalmente, as chances de perda de dados são significativamente reduzidas (principalmente ao usar o armazenamento na nuvem).

 

 

7. Os recibos digitais são documentos reconhecidos legalmente

Os recibos digitais são perfeitamente válidos como documentos legais.

As instituições federais reconhecem recibos digitalizados, o que significa que o processo de apresentação de restituições e baixas de impostos para despesas comerciais se torna significativamente mais fácil.

 

 

8. Precisão

Na hora de inserir os dados do recibo manualmente, estamos todos suscetíveis a termos nossa precisão afetada e cometermos erros.

Não é preciso nem dizer que isso não é um problema com o Rydoo. Graças a sua tecnologia de OCR, cada recibo é processado com 100% de precisão. Graças a tecnologia, digitalizar recibos nunca foi tão fácil.

9. Conversão de moeda automática 

Ao viajar pelo mundo, você não acumula apenas histórias para contar, mas também muitos recibos e moedas – e todas diferentes. O resultado é uma nova etapa para seus relatórios de despesas: a conversão monetária. O Rydoo tem a capacidade de converter automaticamente todas as moedas usando taxas de conversão em tempo real.

 

 

10. Despesas de exportação para software de contabilidade

Depois que seus recibos e despesas são armazenados digitalmente, eles podem ser exportados para o seu software de contabilidade favorito; O Rydoo suporta a integração com a maioria das principais ferramentas usadas para rastreamento de contabilidade e despesas – SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Sage e muito mais.

 

 

11. Coincidir recibos com transações  

Diga adeus à ao tempo gasto fazendo uma cuidadosa ligação entre cada recibo com uma transação no extrato bancário.

Você pode conectar diretamente sua conta do Rydoo à sua conta bancária para combinar transações com recibos (como alternativa, basta tirar uma foto do seu extrato e o aplicativo fará o resto).

 

12. Acesse (e insira) dados em qualquer lugar e a qualquer momento 

Não importa onde você esteja ou que horas são – todos os seus dados financeiros podem ser acessados ​​a partir de qualquer dispositivo, desde que você tenha uma conexão com a Internet.

Isso significa que, se você viaja muito, não precisa guardar  todos os seus recibos; basta digitalizá-los à medida que os adquire.

 

13. Compartilhe dados com facilidade (e segurança)

Diga adeus para o envio de recibos por email. Com as informações do seu recibo digitalizadas, é extremamente simples compartilhar dados em segurança com clientes, funcionários e parceiros de negócios.

 

14. Relatório de despesas automatizado

Com todas as informações dos recibos armazenadas digitalmente, a elaboração de um relatório de despesas preciso e abrangente fica a apenas alguns cliques de distância. 

 

15. Encontre recibos facilmente pesquisando 

Imagine vasculhar várias caixas de recibos procurando uma despesa específica de vários anos atrás – não apenas levaria uma eternidade, mas há uma boa chance de você não encontrar o que estava procurando!

Armazenamento digital significa facilidade de acesso.

As ferramentas de pesquisa permitem pesquisar recibos por categoria, ano, preço ou qualquer número de metadados que você anexou ao recibo.

 

16. Adicionar informações extras aos recibos

Poder adicionar informações extras aos recibos (projetos, categoria de despesa, informações de localização, negócios vs. gastos pessoais etc.) é uma ótima maneira de organizá-los, além de facilitar a localização de quando são necessários.

Se você precisar repassar todas as despesas incorridas durante sua viagem a negócios a Alemanha, por exemplo, basta procurar a categoria relevante; todas as informações estão exatamente onde você precisa.

Como usar o scanner de recibos do Rydoo

Nosso aplicativo de digitalização de recibos foi projetado para ser incrivelmente fácil de usar. Para digitalizar um recibo, faça o seguinte:

  1. Tire uma foto do recibo.
  2. Carregue a foto no Rydoo, onde o software OCR digitalizará a imagem e reconhecerá os números e letras.
  3. Adicione todos os detalhes e informações extras, se necessário.
  4. Envie a linha de despesa digital para aprovação através do seu smartphone.
  5. As despesas são enviadas automaticamente para o seu software de contabilidade para processamento.
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