total tool

O CFO que reinventou o processo de gestão de despesas

Escrito por
Alba Rodriguez is a Content Marketer at Rydoo.
gestão de despesas rydoo

No mercado desde 1977, a Total Tool Supply, Inc. é uma empresa familiar que fornece ferramentas mecânicas, serviços e soluções para alfândegas industriais e de construção na América do Norte. Com 14 unidades e uma equipe de 235 funcionários nos Estados Unidos, a empresa tem como objetivo levar os melhores produtos e serviços para quem constrói e mantém instalações e sistemas.

Para atingir seus objetivos, a Total Tool conta com uma equipe de vendas e operações localizada em todo o país e geralmente na estrada de um lugar para outro.

Quando dizemos “na estrada” queremos dizer em viagens de negócios e gerando despesas de corporativas, claro. Quanto tempo os funcionários esperariam para serem reembolsados? Quanto tempo os colaboradores da equipe de finanças gastariam processando cada relatório de despesas em papel?

Para responder a essas perguntas e saber mais sobre seu desafio em reinventar o processo de gestão de despesas, tivemos a oportunidade de falar com Paul Smejkal, CFO da Total Tool Supply.

Paul - CEO of Total Tool Supply
Paul Smejkal - Chief Financial Officer

CFO

“Não se trata apenas de gerenciar despesas, mas de gerenciar relacionamentos. É uma mentalidade completamente diferente.”

O Desafio

Quando Paul ingressou na empresa, há mais de dois anos, o relatório de despesas era um processo manual baseado em Excel. “Era complicado. Os recibos se perdiam. As coisas não eram enviadas em tempo hábil. Simplesmente não era um bom processo.”

Os funcionários enviavam os relatórios de despesas em um envelope, a equipe de contas a pagar reunia todos, categorizava-os (ou tentavam adivinhar a qual categoria essas despesas se referiam) e manualmente inseriam todas as despesas em uma planilha do Excel. Os vendedores, em particular, costumavam gastar muito tempo coletando recibos e “quando ainda era um sistema baseado em papel, ninguém queria fazer despesas porque era um processo doloroso. Às vezes, eles economizavam dois ou três meses em despesas porque era muito chato de fazer tudo isso.”

Quando ainda era um sistema baseado em papel, ninguém queria fazer despesas porque era um processo doloroso. Às vezes, eles economizavam dois ou três meses em despesas porque era muito difícil de fazer.

Essa era a dura realidade, mas também o desafio de Paulo. Como estava usando uma outra solução em sua empresa anterior, ele já sabia sobre o impacto potencial das ferramentas de gestão de despesas. Era hora de reavaliar as empresas do mercado e tomar uma decisão.

A Solução

Antes de escolher uma nova solução, Paul pesquisou um pouco sobre diferentes opções e comparou suas características. “Quando vi o aplicativo Rydoo, eu mesmo testei. Achei muito mais fácil de usar. Outras ferramentas, como o Concur, tentam envolver tudo em todos os cenários possíveis e não precisávamos disso. Precisamos que os funcionários sejam capazes de enviar suas despesas e façam de forma rápida e eficiente.”

Paul usa a Rydoo para enviar suas despesas, bem como para obter insights sobre os gastos totais da empresa. Ele também usa o aplicativo para gerar relatórios financeiros e agora os gerentes de vendas têm acesso a um resumo mensal das despesas de seus funcionários para que possam controlar quanto estão gastando em várias atividades.

“A funcionalidade de análise é muito útil para nossos gerentes. Isso aumentou a visibilidade e a consciência de quanto seus colaboradores estão realmente gastando em várias atividades, para que possam intervir quando necessário.”

 

A funcionalidade de análise é muito útil para nossos gerentes. Isso aumentou a visibilidade e a consciência sobre o que seus colaboradores estão realmente gastando nas diversas atividades, para que possam intervir quando necessário.

Não foi apenas Paul e os gerentes que estão se beneficiando com o novo processo, mas também a equipe de finanças, que conseguiu eliminar um processo manual. “Antes, cerca de 80 pessoas estavam enviando despesas em papel e estimamos que cada relatório de despesas em papel levava de 20 a 25 minutos para ser processado. Agora, nós simplesmente não temos mais isso. Isso simplesmente não existe mais. O resultado é pura economia de tempo no nosso ponto de vista”. Além disso, os usuários costumavam gastar entre 4 e 5 horas por mês em relatórios de despesas e agora gastam menos de uma hora.

Graças aos dados coletados na plataforma, Paul agora pode reajustar a política de despesas e os gerentes de vendas podem dar melhores orientações aos seus vendedores, o que, como ele nos disse: “Na verdade, é muito positivo, porque nos preocupamos com os nossos vendedores e apoiamos o processo de vendas, mas também precisamos ser inteligentes sobre a forma como gastamos nosso dinheiro.”

As percepções que agora chegam a Paul, como CFO, também o ajudam em um nível mais elevado: “Estabelecemos os nossos planos e orçamentos para o futuro. Agora podemos finalmente começar a definir algumas diretrizes sobre quanto devemos gastar em certas categorias de despesas. Não havia orientação nesse sentido antes.”

 

“Agora podemos finalmente começar a definir algumas diretrizes sobre quanto devemos gastar em certas categorias de despesas.”

 

Para a equipe de contas a pagar, o processo é definitivamente mais rápido agora. Eles não recebem mais envelopes cheios de recibos e não precisam inserir manualmente as despesas em uma planilha do Excel. “Nesse processo, temos a pessoa real que está incorrendo na despesa, categorizando-a corretamente e aguardando a aprovação do gerente de vendas. Em seguida, vem o pessoal do departamento financeiro e eles apenas se certificam de que estamos seguindo as regras, como a existência de despesas duplicadas, algo que o sistema mostra de forma muito clara. Portanto, tudo isso aumentou a precisão de nossas informações financeiras.”

Resultados

Um dos maiores benefícios para a equipe não é só a economia de tempo ou não ter mais que guardar os recibos, mas o fato de eles estarem sendo reembolsados ​​todas as semanas e não mais mensalmente.

Como Paul orgulhosamente confirma: “A plataforma da Rydoo permite que nosso pessoal registre suas despesas não apenas em tempo real, mas também com muita rapidez e precisão. Isso também os informa em tempo hábil de que estamos pagando eles em dia. Agora, todas as semanas, reembolsamos as pessoas por seus gastos corporativos. Esse é apenas um ciclo semanal e é perfeito.”

Um dos maiores benefícios para a equipe não é só a economia de tempo ou não ter mais que guardar os recibos, mas o fato de eles estarem sendo reembolsados ​​todas as semanas e não mais mensalmente.

Perguntamos ao Paul sobre o feedback do aplicativo da Rydoo entre os funcionários e ficamos muito felizes em saber que “todos eles demostraram sua alegria por essa mudança”. No final das contas, “não se trata apenas da gestão de despesas, mas da gestão de relacionamentos. É uma mentalidade completamente diferente”, afirmou Paul.

Automação e digitalização de processos não é apenas uma tendência, mas uma abordagem diferenciada para sua empresa. As expectativas de que os CFOs comecem a atuar como mentores digitais estão aumentando, algo que Paul entendeu muito bem.

Não há mais desculpas para ignorar os processos de gestão de despesas da sua empresa. Existem muitas razões para começar a surfar na onda T&E (Travel & Expense). Mais cedo ou mais tarde, as coisas terão que mudar. Esteja pronto. Esteja à frente.

Paul e Total Tool já estão lá.

Girl subscribing to Rydoo's newsletter - Illustration

Subscreva a nossa newsletter