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Como conseguir 95% de adoção imediata por parte dos funcionários

A Endress+Hauser  é hoje a líder global no fornecimento de produtos, soluções e serviços para medição e automação de sistemas industriais. A  multinacional Suíça com sede no Brasil desde 1982 oferece um suporte 360º quando o assunto é engenharia de processos industriais, desde solução de medição de estoque até mesmo treinamentos industriais para profissionais.

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Eles também são um dos nossos primeiros clientes no Brasil e desde sua implementação, já são dois anos de história, parceria e um processo de gestão de despesas completamente transformado.

Em uma conversa com Mariana Oliveira, Accounts Payable Assistant e responsável pelo controle das despesas de viagens no departamento de Contas a Pagar da Endress, pudemos entender em detalhes como o processo de gerenciamento de despesas da empresa se beneficiou com o Rydoo e o impacto que a ferramenta trouxe não só para os funcionários que estão sempre na estrada como também para o departamento financeiro da empresa.

O Desafio

Antes da implementação do Rydoo, a Endress tinha um processo “bem complicado e muito manual”.  A Mariana nos explicou um pouco como era: 

 

“A gente fazia o processo todo manualmente pelo Excel. Era bastante burocrático.  Os funcionários tinham que nos enviar os recibos e aqueles que não moravam em São Paulo ( não estavam no escritório e moravam em outra cidade) precisavam enviar as notas pelo correio e elas acabavam se perdendo.”     

 

A falta de praticidade desse processo, que acarretava em um mau uso do tempo do principal recursos da empresa (seus funcionários) , que motivou a multinacional a procurar uma ferramenta de automação do gerenciamento de despesas – para ter mais controle e menos trabalho manual.  

A Mariana nos contou que enquanto a Endress ainda não usava o Rydoo, o time de contas a pagar demorava no mínimo um dia inteiro só “batendo notas com relatórios de despesas” em uma processo de controle extremamente demorado e trabalhoso.  

 

“Os funcionários tinham o trabalho de preencher o relatório de despesas no Excel, enviar os recibos pelo correio. E nós às vezes chegávamos a gastar mais de um dia para revisar, comparar e ver se estava tudo certo com as notas e relatórios”.

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A solução veio com a automação

Por conta do processo até então usado na Endress+Hauser, era muito importante para a empresa ter a ferramenta implementada o mais rápido possível, e foi isso que aconteceu. 

Segundo a Mariana, graças à fácil navegação dentro do Rydoo,  todo o processo de onboarding ocorreu muito rápido. “A plataforma é extremamente intuitiva e fácil de usar. Eventuais dúvidas e perguntas surgiram, mas nada fora do normal. Eu acredito que aproximadamente 95% dos funcionários tiveram uma adoção quase que imediata”. 

O Processo de Implementação

Como a Endress nunca havia usado uma plataforma de automação para gestão de despesas corporativas, o papel que a nossa equipe de CSM (o suporte) desempenhou durando o onboarding foi extremamente importante. 

Como a Mariana nos contou, até hoje essa relação permanece viva: 


“Na época da implementação, tudo isso era muito novo para a gente e o fato da resposta da Rydoo para nossas questões, desde aquela época até hoje, ser muito rápida foi de extrema importância”. 

O Impacto

Quando perguntamos sobre o impacto que o Rydoo causou na Endress+ Hauser, a resposta foi direta: “O impacto foi muito grande e com certeza positivo. Hoje em dia levamos menos de um minuto para lançar uma despesa. A única parte um pouco mais manual é no que diz respeito à conciliação da fatura do cartão com os recibos, onde de vez em quando dependemos do funcionário para conferir a leitura da nota, mas nada comparado ao que era antes”.  

Hoje em dia 50% do quadro de funcionários da Endress usa o Rydoo e os que não usam é por que não emitem despesas, não viajam, etc. A Mariana ainda nos contou que quando o time da Endress+Hauser cresce, os novos funcionários se adaptam rapidamente à ferramenta e começam a usar em poucos dias. 

Mudanças Simples, Resultados Extraordinários

Para qualquer empresa que pense a longo prazo, o nível de satisfação do cliente é extremamente importante. Aproveitamos essa conversa para perguntar a Mariana o quão satisfeito a Endress+Hauser estava com o Rydoo e a resposta foi incisiva: “Nós estamos muito satisfeitos!”.  

A plataforma atende todas as necessidades da multinacional no que diz respeito ao gerenciamento de despesas e ainda por cima é adorada pelos funcionários.


“Eu pelo menos não recebo nenhum tipo de reclamação por parte dos funcionários. É muito difícil chegar para mim e quando chega é alguma dúvida ou pergunta pontual, nunca uma reclamação.”

Uma história de longa data

Automatizar o gerenciamento de despesas corporativas de qualquer empresa não é apenas benéfico para seus resultados, mas também para melhorar a relação entre o departamento financeiro e os próprios funcionários.

Não é a toa que a Rydoo já faz parte do dia a dia da Endress+Hauser há dois anos, otimizando processos e ajudando os funcionários a focarem naquilo que realmente importa.

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