Como Rydoo ajudou a NEC a eliminar o armazenamento de papel

A filial brasileira de uma das principais empresas de tecnologia e segurança do mundo e um dos nossos primeiros clientes na América Latina, a NEC Brasil, tem uma história que precisa ser contada. Conversamos com Clarice Oliveira e Lana Aguiar, ambas da tesouraria e responsáveis ​​pela implementação de Rydoo nos processos do dia-a-dia da empresa.

Alguns anos atrás, as coisas eram diferentes na NEC – muito diferentes. Quando perguntamos qual ferramenta eles usavam antes de mudar para Rydoo, Clarice revela que eles não tinham nenhuma: “Nós usávamos documentos físicos e assinaturas manuais – e então nós pagávamos uma empresa para armazená-los para nós”. as leis tributárias no Brasil são rigorosas, obrigando as empresas a manter seus dados de despesas por 10 anos. “Mas agora não precisamos mais gastar dinheiro em armazenamento”, acrescenta ela.

Depois de começar a usar  Rydoo em 2016, o produto resolveu muitos problemas para a NEC. “Isso nos ajudou a nos tornar totalmente digitais e parar de trabalhar com documentos físicos”, explica Clarice. Para que isso acontecesse, Lana e Clarice envolveram os diretores e controllers desde o início – e rapidamente conseguiram a aprovação para eliminar os documentos em papel. Tornou ainda mais fácil recuperar certos documentos, diz Clarice: “Rydoo tem todas as cópias originais salvas em PDF.”

Em algum momento, nosso CEO nos disse que não entendia por que uma empresa de tecnologia usou tanto papel e teve que assinar despesas de US $ 1 por peça. Seis meses depois, estávamos usando Rydoo.

Ao todo, não demorou muito para convencer a equipe a fazer a mudança, especialmente quando perceberam que o fluxo de trabalho atual não refletia os valores da empresa. “Em algum momento, o CEO nos disse que não entendia por que uma empresa de tecnologia usou tanto papel e teve de assinar despesas de US $ 1 por peça”, diz Clarice. “Seis meses depois, estávamos usando Rydoo.”

 

Parece uma decisão rápida para uma grande empresa – algo que nem sempre funciona bem. De acordo com Clarice, no entanto, tudo deu certo porque eles tinham apoio de alto nível – seu CEO apoiou a decisão. Por outro lado, também significava que ela tinha que cuidar da implementação sozinha. Embora isso tivesse o potencial de ser uma tarefa árdua para uma empresa do tamanho da NEC, o foco de Rydoo em um processo de integração fácil de usar tornou-o perfeitamente gerenciável. Clarice concorda: “Eu fiz tudo sozinha! Foi um processo muito rápido e fácil.”

 

Menos espaço de armazenamento e fácil acesso à parte, Rydo também fez uma diferença financeira real para a empresa. Anteriormente, eles empregavam um funcionário em tempo integral que trabalhava oito horas por dia para verificar todas as despesas. “Agora, a Lana cuida de tudo em apenas três horas, além de poder trabalhar em outras coisas também”, explica Clarice. “São cinco horas de economia por dia – e não pagam mais pelo armazenamento!”

Economize tempo com Rydoo

Essas significativas economias de tempo foram possíveis graças ao nosso foco incansável na criação de uma plataforma poderosa e eficiente. Verificando todas as despesas recebidas? Leva apenas algumas horas, graças a uma interface bem projetada e fácil de usar. Precisa compartilhar um relatório detalhado com o resto da empresa? Você está a apenas alguns cliques de distância. Ajustando orçamentos de funcionários para determinadas equipes? Dois minutos no máximo.

Procurando uma maneira fácil de modernizar seu gerenciamento de despesas, tornar seus funcionários mais produtivos e economizar dinheiro? Experimente Rydoo inscrevendo-se no nosso teste gratuito.

Subscreva a nossa newsletter

Lide com viagens e despesas de forma prazerosa