Entrevista com Bjorn Poelman: Como a Deloitte nos ajudou a otimizar nosso módulo de diárias

Por que utilizar diárias é um ativo para a sua empresa? Como a plataforma do Rydoo ajuda a gerenciá-las? A plataforma é confiável?

Bjorn Poelman, Gerente Sênior responsável por Remuneração e Benefícios, Impostos e Serviços de RH na Deloitte Bélgica, compartilha seu conhecimento sobre as estruturas e regulamentações de diárias em diversos países e os benefícios de utilizá-las dentro das empresas.

Bjorn ajudou a Rydoo a otimizar o seu módulo de diárias e garante a precisão dos cálculos e a atualização constante das diferentes tarifas.

Bjorn, você liderou o processo da Deloitte prestando consultoria tributária especializada considerando o módulo de diárias do Rydoo. Qual foi o maior desafio que você teve que superar?

Acho que a parte mais desafiadora de examinar todas as diárias de todos os países é que o regime é diferente em cada lugar. Cada país possui sua própria legislação local sobre o tratamento tributário e previdenciário dos valores de diárias. Em alguns países, as empresas devem seguir diretivas legais rigorosas. Em outros, as empresas podem divergir, com possíveis consequências de segurança tributária e previdenciária. Para esse projeto, a Deloitte Bélgica coordenou a consultoria com todos os especialistas locais da Deloitte para verificar as diferentes regulamentações. Registrar as diferentes normas e exceções provavelmente foi o maior desafio, considerando que elas tiveram que ser encaixada em um modelo único de implementação pela equipe de desenvolvimento do Rydoo. Mas agora elas estão disponíveis em um software só, o que é muito conveniente.

Nós já trabalhamos juntos nas diárias da Noruega, Dinamarca, Suécia, Finlândia, Grã-Bretanha e Alemanha, que estão sendo implantadas nesta semana. Quais são os próximos países na fila?

Os próximos na fila serão República Tcheca, Polônia, Austrália e Rússia. Outros países seguirão mais além neste ano também.

Diárias giram em torno de tarifas diárias, sendo atualizadas todo ano. Como fazer para que as tarifas permaneçam atualizadas?

Cada país pode ter um período diferente de atualização de diárias. Junto com a Rydoo, estamos criando um cronograma para garantir a atualização com os diferentes países, agora e no futuro. Estamos cooperando com os especialistas locais da Deloitte nos outros países para que as tarifas diárias sejam atualizadas regularmente.

Por que utilizar diárias é um ativo para as empresas? E para a Deloitte em particular?

Entende-se por diárias as despesas extras que se tem quando se está longe de casa no desempenho de incumbências profissionais. A diária é um pagamento único, podendo ser isento de impostos (dependendo do tipo de enquadramento) em alguns países onde o governo (por exemplo, Bélgica e EUA) publica tarifas de diárias por cidade/país. Na prática, as organizações belgas e norte-americanas consultam esses limites e alinham suas políticas de diárias com eles. Também há empresas que definem seus próprios limites de diárias em sua política global de viagens, caso haja muitas viagens a trabalho em uma certa região, com base nas práticas comuns.

Portanto, as empresas trabalham com diárias por diferentes razões. Primeiro, usar diárias significa menos administração e processamento porque, como empresa, você não precisa reembolsar todas as diferentes despesas separadamente. Em segundo lugar, diárias são despesas padronizadas, deixando claro para a empresa e para o funcionário qual é o valor normal de despesas diárias. Não há confusão de nenhuma parte sobre quanto o funcionário pode gastar.

Para concluir: por que o módulo de diárias do Rydoo é um ativo para você, pessoalmente?

Eu gosto que a plataforma realmente facilita para o usuário saber qual é o valor de diária a que ele tem direito. Por exemplo, em alguns países, aplicam-se valores pro rata quando a empresa paga diretamente por certas despesas. Para o funcionário, verificar primeiro esses regimes ao pedir o reembolso por demonstrativos de despesas é um tanto complexo. Se você puder indicar onde esteve e se consumiu almoço/café da manhã etc., com o sistema calculando automaticamente o valor aplicável, fica muito mais fácil para o usuário final. Especialmente para quem está sempre na rua, é muito conveniente poder usar a plataforma no celular e manter seus valores de diária atualizados regularmente.

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