Como a McFIT Espanha economiza até 40% do tempo em seu processo de gerenciamento de despesas

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Alba Rodriguez is a Content Marketer at Rydoo.
McFit Rydoo

Com este logotipo bem atraente, Rainer Schaller abriu sua primeira academia McFIT em Würzburg em 1997. E, 20 anos depois, a McFIT, agora conhecida como RSG Group, ainda está revolucionando a indústria fitness. A empresa possui mais de 250 academias na Alemanha, Áustria, Polônia, Espanha e Itália, e seus 4.000 funcionários fazem da McFIT Europa a rede número um de academias.

O imenso sucesso da McFit é o resultado de um esforço constante em pensar de forma diferente e definir novos objetivos. Na vanguarda disso está Chantal Garicano, chefe do departamento de Administração e Finanças do escritório espanhol da McFIT.

Chantal aplicou o espírito revolucionário da McFIT ao transformar o processo de gerenciamento de despesas da empresa.

Chantal Garicano - Líder de Administração e Finanças

“Uma das coisas que gostamos muito na Rydoo foi o fato de que podíamos fazer a configuração totalmente por conta própria.”

Processos manuais não são uma tendência

Até o ano passado, a gestão de despesas da McFIT Espanha era um processo manual e causava picos mensais de trabalho para a equipe de contabilidade. Como Chantal explicou, “em certas épocas do mês, havia colegas do departamento de contabilidade que gastavam um dia inteiro processando as despesas. E isso não fazia sentido.’’

Os funcionários em viagem a trabalho também estavam perdendo um tempo valioso. Chantal continuo dizendo: ”Tínhamos os relatórios de despesas que cada funcionário preenchia em uma planilha do Excel, que era enviada ao departamento de contabilidade com os respectivos recibos para verificação e contabilização. Dá para imaginar como isso foi uma perda de tempo para os funcionários que viajam muito.”

Em certas épocas do mês, havia colegas do departamento de contabilidade que gastavam um dia inteiro no processamento de despesas. E isso não fazia sentido.

Como escolher a melhor solução?

Chantal sempre teve como objetivo melhorar e automatizar os processos internos de seu departamento e sentiu que uma reformulação do processo de gerenciamento de despesas estava muito atrasado.

Ela não queria um sistema complexo ou um longo processo de implementação. Com sua equipe, Chantal comparou as melhores soluções do mercado e apresentou as duas finalistas ao gerente geral da empresa na Espanha. Como Chantal explicou, “Ele achou a ferramenta brilhante. Ele realmente gostou da abordagem internacional da Rydoo. ’’

Para Chantal, não era apenas importante evitar um projeto de implementação demorado, mas também ser capaz de calcular facilmente o custo final do projeto. A última coisa que ela queria fazer era “complicar ainda mais as coisas em contabilidade e administração”.

O projeto de implementação foi rápido e econômico.

fitness

A implementação poderia ser finalizada em apenas oito semanas?

Chantal tinha um prazo claro em mente para o projeto de implementação. E, graças à sua colaboração proativa e à velocidade com que nosso departamento de Sucesso do Cliente entendeu essas necessidades, o projeto estava pronto e funcionando em oito semanas.

No final de outubro, o nosso departamento comercial delegou o projeto para Sofia, que se responsabilizou pelo processo de implementação. Chantal não poupou elogios ao trabalho: “Tínhamos um ótimo relacionamento com a Sofia porque ela entendia perfeitamente o que queríamos.”

“No início de novembro, fizemos uma videoconferência com ela. Ela queria entender totalmente nosso processo de gestão de despesas, como funcionava o processo de aprovação, quantos usuários teriam acesso e o tipo de despesas que tínhamos, entre outras questões. Nada foi deixado de fora.”

Sofia criou uma plataforma para a equipe de projeto da McFIT para que eles pudessem ver tudo e se familiarizar com os recursos e fluxos de trabalho. “Tínhamos a plataforma pronta no final de novembro”, explicou Chantal. “Reunimos todas as informações que Sofia nos disse para preparar (usuários, tipo de despesas e categorias) e começamos os testes. Pegamos as despesas que já tínhamos registrado e tiramos fotos dos impressos, tanto em aparelhos Apple quanto como Android, para testar as duas versões.”

Chantal e sua equipe de projeto testaram a plataforma, sempre comunicando a Sofia qualquer problema para que pudessem juntos adaptar a plataforma às necessidades de gerenciamento de despesas da McFIT.

Como afirma Chantal, “tudo aconteceu muito rápido porque a pessoa designada para a implementação entendeu perfeitamente o que nós queríamos. Além disso, uma das coisas que gostamos muito na Rydoo é que podemos fazer a configuração inteiramente por conta própria – nós adicionamos novos usuários de forma progressiva e criamos novas categorias. Isso foi feito em colaboração com a equipe de finanças, que esteve envolvida no teste da plataforma e nos deu feedback e recomendações.

“Uma das coisas que realmente gostamos na Rydoo é que poderíamos fazer a configuração sozinhos.”

Automação é uma tendência

Como é o processo atual de gerenciamento de despesas? De forma resumida, mais eficiente e sem papel físico. A McFIT Espanha conseguiu economizar tempo e trabalho manual porque  “as pessoas que viajam muito digitalizam a passagem ou fatura na hora, verificam se foi processada, preenchem os detalhes e jogam fora o ticket.

Agora, não há mais picos de trabalho no final do mês, nem para as pessoas que viajam, nem para as pessoas que aprovam e controlam as despesas. A equipe de finanças pode observar os gastos em tempo real e identificar o funcionário que as gerou.

De acordo com Chantal, “até agora, nossa equipe de finanças conseguiu economizar aproximadamente 25-40% do seu tempo”. Por outro lado, o departamento de contabilidade também reduziu sua quantidade de trabalho manual, porque a integração da Rydoo com SAP aumentou a rastreabilidade dos dados e a visibilidade de gastos gerais.

 

“Até agora, nossa equipe de finanças conseguiu economizar aproximadamente 25-40% do seu tempo”

O relacionamento da McFIT Espanha com a Rydoo também trouxe satisfação para os funcionários que viajam com frequência. “Os colaboradores que viajam muito estão maravilhados com a plataforma e isso realmente economizou muito tempo e esforço deles”, explicou Chantal.

A McFit Espanha e a equipe da Chantal são um exemplo claro de como uma mentalidade inovadora pode ajudar a tornar um processo da empresa inteira mais eficiente em um período menor do que oito semanas.

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