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92% menos tempo no processamento de despesas

Escrito por
Alba Rodriguez is a Content Marketer at Rydoo.

“A única coisa que realmente importa quando você é uma empresa de saúde e cuidados é a qualidade do atendimento que você oferece” – Diretor Administrativo da Prestige Nursing.

E é por isso que, hoje, a Prestige Nursing é uma das agências de assistência de enfermagem privada e de apoio mais conceituadas do Reino Unido. “Tratar os clientes como família” é o lema da empresa, por isso não deve ser surpresa que, em sua última pesquisa com clientes, 94% deles estavam satisfeitos ou muito satisfeitos com o nível de atendimento e apoio prestado pela Prestige Nursing.

Sendo uma empresa orientada a pessoas, a Prestige Nursing aposta tanto na qualidade de vida dos seus clientes como no conforto dos seus próprios colaboradores. Então, como a Prestige Nursing melhora a vida no trabalho de seus 150 funcionários? A resposta é simples: ouvindo suas necessidades e interagindo com eles. Nesse caso, isso significava acabar com essas dores de cabeça com o gerenciamento de despesas.

Raja Qaisar - Contador chefe

 “A Rydoo nos permite ver o que está acontecendo em ambos os lados. É uma boa ferramenta de relações públicas para finanças – não somos mais os caras maus”

O Desafio

Como há uma história por trás de cada empreitada, o nosso desejo era saber mais sobre o caminho da Prestige Nursing para a automação do gerenciamento de despesas com as pessoas envolvidas no projeto e por isso conversamos com o contador-chefe Raja Qaisar e a contadora sênior Cindy Woo.

Antes da Rydoo, o processo de gerenciamento de despesas da empresa era manual e demorado.

Como Cindy explicou, “os funcionários costumavam usar uma cópia em papel do formulário de declaração de despesas e listavam manualmente todos os detalhes da transação. Feito isso, as declarações de despesas seriam primeiro autorizadas pelos gerentes de linha e, em seguida, enviadas ao departamento financeiro da sede. Depois de assinado pelo controlador financeiro, ele precisava ser assinado pelos diretores e, em seguida, processado em nosso departamento de contabilidade de compras. Depois de inseridos e publicados, enviávamos os relatórios para nossos sistemas internos e, finalmente, reembolsávamos os funcionários.

A Nursing Prestige estava utilizando um processo baseado em papel com muito trabalho manual em todos os níveis e um longo período de reembolso. “Normalmente, levava de duas a quatro semanas para verificar todas as informações (datas, natureza da despesa, valor e a conta a ser paga) e processar o relatório de despesas”. Mas esse período poderia ser ainda mais longo se houvesse algo suspeito fosse encontrado, como erros ou duplicatas. Como Cindy explicou, “voltávamos ao solicitante e pedíamos a ele para confirmar ou corrigir as informações quantas vezes fossem necessárias até que fornecessem as informações corretas. Basicamente, reiniciávamos todo o processo novamente.”

Normalmente, levava de duas a quatro semanas para verificar todas as informações e processar o relatório de despesas.

Raja enfatizou que acalmar as frustrações dos funcionários foi uma motivação importante na reinvenção desse processo. Ele explica que não havia, por exemplo, visibilidade sobre o status das solicitações de reembolso, “os funcionários não ouviam nada de ninguém e não veriam seu dinheiro em suas contas bancárias por muito tempo. Certamente acredito que isso deixou muitas pessoas pensando, ‘por que demora tanto para processar minhas despesas?’ Também foi frustrante para a equipe de finanças, porque precisávamos descobrir exatamente onde estava tudo e, naquela época, rastrear despesas era difícil para nós.”

Além de economizar tempo e o ganhar controle sobre todo o processo, a nova ferramenta de gestão de despesas precisava solucionar a falta de visibilidade sobre o andamento das despesas. Também precisava ajudar a equipe de finanças a controlar melhor as despesas dos funcionários e acelerar o processo de reembolso.

A Solução

O CFO da Prestige Nursing, Steve Murphy, optou pela Rydoo, e assim Cindy e Raja começaram o projeto de implementação. Houve algumas dificuldades ao longo do caminho, mas graças a uma estreita relação de trabalho entre a Nursing Prestige e a Rydoo, os problemas foram resolvidos e as ensinamentos foram aprendidos.

“No início foi um desafio, mas acho que o fato de você ter ajuda online foi muito benéfico. Quando você entra na Rydoo e envia sua pergunta, alguém está lá para falar com você. Isso foi muito útil. Acho que com o passar do tempo, as coisas foram ficando cada vez melhores.”

Acho que o fato de você ter ajuda online foi muito benéfico. Quando você entra na Rydoo e envia sua pergunta, alguém está lá para falar com você. Isso foi muito útil.

Quando perguntamos a Cindy e Raja sobre seus principais requisitos para uma ferramenta de gerenciamento de despesas, eles concordaram rapidamente: economia de tempo e melhor controle. “Todo o processo precisava ser mais rápido e queríamos ter um ambiente mais controlado.”

Os Resultados

Como Raja nos contou, “o feedback até agora tem sido muito positivo – a ferramenta é muito amigável. Os funcionários usam e gostam de usá-la. Eles acham muito simples”. Outro ponto positivo mencionado por Cindy é o fato de que os colaboradores não precisam mais manter (ou até mesmo pode perder) os recibos, “Menos processo de arquivamento, menos papelada e menos carimbos – tudo isso é muito positivo.”

Será que a Rydoo também melhorou o relacionamento entre funcionários/usuários e o departamento financeiro? Cindy é enfática em sua resposta: “Sim, porque há menos frustração entre os usuários e a equipe financeira. Muitas vezes não sabíamos o que cada lado estava fazendo. A Rydoo nos permite ver o que está acontecendo em ambos os lados. É uma boa ferramenta de relações públicas para finanças – não somos mais os caras maus.”

A Rydoo nos permite ver o que está acontecendo em ambos os lados. É uma boa ferramenta de relações públicas para finanças – não somos mais os caras maus.

Um total de 70% do pessoal da Prestige Nursing trabalha lá há mais de cinco anos e 30% do pessoal está há 20 anos ou mais. Construir uma equipe de pessoas apaixonadas e que vão além inclui repensar seus processos internos e aliviar tanto quanto possível as frustrações de seus funcionários. As ferramentas de gerenciamento de despesas podem ajudar seus funcionários a se concentrarem nos empregos que tanto amam.

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