Ciclo de reembolso Fagron

A multinacional que reduziu o ciclo de reembolso de 20 para 3 dias

Escrito por
Renata é Content Marketer na Rydoo.

A Fagron é uma multinacional holandesa líder mundial em medicamentos farmacêuticos customizados para hospitais, farmácias, médicos e pacientes. No Brasil, atua também com a venda de maquinários para farmácias de manipulação.

Presente em mais de 30 países e comercializando seus produtos em mais de 60, já é de se esperar que a digitalização de processos manuais era mais do que um desejo para a empresa. Era uma necessidade para se manter competitiva no mercado.

Roberto Nunes – HR Business Partner do escritório de São Paulo – nos contou como a Rydoo ajudou a automatizar o processo de reembolso e controle de gastos em todas as 9 unidades da Fagron no Brasil em 2018 e como menos de 1 ano depois, o Rydoo se tornou a ferramenta de gestão de despesas oficial da multinacional a nível global.

Fagron Processo de Reembolso

O Desafio

Diferente da maioria das nossas histórias de sucesso na Rydoo, essa não nasceu de uma iniciativa do departamento financeiro. A necessidade de automatizar o processo de reembolso foi apontada pelo HR.

Roberto nos explicou que o principal motivo que levou o RH foi a impulsionar a transformação digital na gigante farmacêutica é a melhora na qualidade de vida dos colaboradores.

 

“Por mais que o HR não cuidasse da gestão de despesas, esse era um processo que impactava a vida de todos os funcionários, influenciando diretamente sua qualidade de vida. Soluções high tech são vistas como um benefício e refletem na retenção e nível de satisfação dos funcionários”   

 

Antes da implementação do Rydoo, a Fagron tinha  em vigor o processo desatualizado, mas que ainda está presente em muitas empresas no Brasil. Um ciclo que envolve tirar cópias da nota fiscal ou recibo, preencher um relatório de despesas, coletar assinaturas, digitalizar, enviar por email e enviar cópias e originais para a sede do financeiro. Os colaboradores que não eram de São Paulo, ainda dependiam dos correios. Roberto nos contou que esse ciclo levava em média 20 dias.

“Era um processo chato, demorado e burocrático. Os funcionários praticamente financiavam a empresa. Era 2018 e estávamos com um processo desatualizado. A gente sabia que algo não estava certo. A Fagron é uma empresa multinacional. Temos auditoria mais de 2 vezes ao ano. Como que eu entrego para um auditor ou consultor uma pasta com 500 folhas e digo ‘tá aqui minha gestão de despesas’? Isso não é aceitável para uma empresa do tamanho da Fagron.”

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A Solução

A Fagron tomou conhecimento do Rydoo através da Sodexo. Ter o respaldo de uma multinacional que têm uma já tem história de sucesso com o Rydoo foi um grande atrativo para a farmacêutica, mas Roberto nos contou que um dos principais benefícios encontrados na ferramenta foi a escalabilidade da plataforma.

 

“Um dos nossos pré requisitos para nossa escolha era a possibilidade de escalar a solução para outros países. O Brasil foi a porta de entrada, mas nossa ideia sempre foi levar a ferramenta para todos os escritórios da Fagron no mundo. Fizemos a comparação da Rydoo com uma outra plataforma, mas eles não estavam preparados para atender a nível mundial e se adaptava a todas as nossas outras necessidades como vocês. A decisão foi fácil.”     

Fagron

A Implementação

A empresa sabia que precisava urgentemente de uma ferramenta de gerenciamento de despesas, mas foi durante a implementação do Rydoo que eles tomaram conhecimento que essa necessidade era muito maior do que pensavam.

 

“Foi durante a implementação que pela primeira vez precisamos olhar para as despesas que haviam sido processadas e ali começamos a perceber os absurdos que aconteciam dentro da empresa.”  

 

Roberto nos contou que a empresa não tinha uma política de despesas e por isso os colaboradores tinham liberdade para gastar como e quanto queriam. “Chegamos até a ter reembolso de televisão e pacote de viagem de brinde para cliente e o nem o financeiro nem o HR não tinha conhecimento disso.”

O suporte da equipe da Rydoo durante o a implementação da ferramenta foi fundamental para o sucesso do projeto, que tinha suas particularidades:

Fagron Processo de Reembolso

“Nossa implementação foi diferente, já que foi simultânea com 9 unidades espalhadas entre SP e RJ. Reunimos os gestores dos maiores usuários da ferramenta e a Giulia (responsável de CSM do Brasil) fez um treinamento. Essas pessoas treinadas viraram multiplicadores dentro da empresa. Fizemos uma apresentação geral por email e utilizamos os materiais fornecidos pela Rydoo para auxiliar na adoção por parte dos funcionários. No início por ser uma ferramenta nova, surgiram algumas dúvidas, mas nada que se tornasse um empecilho. A ferramenta é tão intuitiva, não foi nenhum bicho de sete cabeças.”

Um caso curioso é que 2 anos depois da implementação da ferramenta, a Fagron se deparou com uma situação atípica. Roberto nos contou que por conta da pandemia, os operadores de chão de fábrica, que nunca haviam usado a plataforma, se tornaram usuários ativos já que foram incentivados pela empresa a ir de carro para o trabalho, a fim de evitar o contágio em transporte público.


“Nós tivemos que da noite para o dia cadastrar funcionários que nunca haviam usado a plataforma. Explicamos rapidamente como utilizar o Rydoo e avisamos que estávamos a disposição caso mais dúvidas surgissem. Nunca recebi nenhuma pergunta. A ferramenta é muito simples. A adoção foi praticamente imediata, tanto em 2018 quanto em 2020.”  

O Impacto

Perguntamos ao Roberto como ele pode medir o nível de sucesso do Rydoo na Fagron e sua resposta foi simples;

 

“Nosso ciclo de reembolso foi de 20 dias para 3 dias. Isso não tem preço.”

 

Não é a toa que menos de um ano depois da implementação do Rydoo, a Fagron já estava pronta para dar um passo ainda maior. “O escritório do Brasil foi pioneiro no projeto da automação do gerenciamento de despesas. Nós reportamos o sucesso da ferramenta para nossa matriz na Holanda e rapidamente se iniciou o processo de tornar o Rydoo a ferramenta de gerenciamento de despesas da Fagron no mundo todo”.

Além disso, livre acesso a dados que o Rydoo fornece tem um impacto muito positivo na empresa.

“Dados são fundamentais nos dias de hoje e com o Rydoo conseguimos puxar relatórios em 5 minutos. Focamos somente na análise e na melhor tomada de decisão.”, como nos contou Roberto.  

 

Ele completou dizendo ““Eu não sou vendedor da Rydoo, não ganho nada falando isso, mas eu conto para quem me pergunta: o Rydoo transformou a Fagron. Eu não recebo reclamações sobre a ferramenta, estamos 100% satisfeitos.”

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