Como a Ivalis conseguiu reduzir seu período de reembolso em 3 dias

As lojas mudaram muito nos últimos 15 anos, à medida que tecnologias como Identificação por Radiofrequência (RFID, sigla em inglês), geolocalização, etiquetas eletrônicas e muito mais deixaram sua marca no setor do varejo. Com mais de 13 mil lojas usando seus produtos e serviços, a empresa francesa Ivalis é uma das líderes mundiais em gestão de estoque de varejo. Desde sua fundação em 1991, suas operações cresceram e hoje incluem 11 subsidiárias e 50 escritórios locais ao redor do mundo — o que significa que agora precisam gerenciar um grupo muito maior de funcionários. Conversamos com Philippe Kempf, Auditor Financeiro do Grupo Ivalis, sobre como eles estão constantemente avaliando se suas ferramentas ainda estão à altura do trabalho — e porque decidiram mudar para o Rydoo.

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400 usuários mensais

a mais desde a implementação do Rydoo

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1 política de despesas

implementada com éxito

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3 dias

de redução do período de reembolso

Em 2013, a Ivalis decidiu implementar um sistema de Planejamento de Recursos Empresariais, ou ERP (sigla em inglês), para acomodar seu crescimento constante. “Foi então que nossos relatórios de despesas explodiram”, diz Philippe. “Não era mais possível que nosso contador colocasse tudo nos livros, então decidimos usar uma ferramenta de gestão de despesas que era bem grande na França.” Embora a plataforma tenha atendido bem por um tempo, logo ela começou a mostrar suas deficiências — originalmente desenvolvida para ser uma solução no local, ela simplesmente não tinha alguns dos recursos modernos oferecidos por seus concorrentes. “Seus principais pontos fracos eram o visual ultrapassado e a falta de presença na nuvem”, explica Philippe.

Por causa do modo como a empresa é montada, a Ivalis trabalha com muitos funcionários de curto prazo, mas também há trabalhadores permanentes, externos e contratados que fazem parte da equipe. Essa combinação de diversos tipos de funcionários exige uma ferramenta que permita que todos se conectem à mesma plataforma — algo que não era possível com o antigo fornecedor. “A ferramenta anterior só nos permitia conectar 100 pessoas, ao passo que agora temos cerca de 500 usuários por mês usando o Rydoo. Dá para entender a diferença que isso faz.”

Visto que muitos membros da equipe trabalham há pouco tempo na Ivalis, Philippe quer ter certeza de que eles utilizam o tempo de forma eficaz. “Não queremos que eles estudem o software que precisam usar para o trabalho”, diz ele, referindo-se à ferramenta com a qual trabalhavam antes. “Com Rydoo, a interface é mais simples, tornando o aplicativo mais fácil de entender. É uma ótima experiência para o usuário.” Embora o aplicativo ofereça ferramentas poderosas como reconhecimento óptico de caracteres (OCR, sigla em inglês) para digitalizar recibos, isso não prejudica a usabilidade da plataforma.

Outra questão prática para a empresa é que grande parte de sua força de trabalho está sempre em trânsito. “Nossos funcionários vão a todos os lugares”, explica ele, “e sempre precisam pagar por estadias, refeições, combustível e pedágios”. Como a outra ferramenta não tinha um bom suporte para dispositivos móveis, os funcionários precisavam inserir suas despesas em um computador, o que tornava o simples reembolso um processo tedioso. Com Rydoo, isso se tornou muito mais fácil — com o aplicativo móvel, eles podem fazer upload de seus recibos onde quer que estejam e serem reembolsados ​​rapidamente.

A ferramenta anterior só nos permitia conectar 100 pessoas, ao passo que agora temos cerca de 500 usuários por mês usando o Rydoo. Dá para entender a diferença que isso faz.

Philippe Krempf
Auditor Financeiro

Ao trabalhar com uma quantidade tão grande de contratados externos que podem ter gastos reembolsáveis, é essencial acompanhar tudo. É por isso que a Ivalis criou uma política de despesas que os protege de qualquer pessoa que queira fazer uma farra de gastos. Philippe explica: “Se você é um supervisor, está limitado a 12 euros por refeição. Se você é um líder de equipe, está limitado a 24 euros. Nós tentamos traduzir essas regras para o Rydoo, mas não deu muito certo no início.”

Mesmo que o primeiro sistema não se encaixasse inteiramente no fluxo de trabalho da Ivalis, Philippe e sua equipe acompanharam de perto o desenvolvimento do novo mecanismo de regras do Rydoo. “Dá para ver que Rydoo está constantemente trabalhando para melhorar a ferramenta. Pouco antes desta entrevista, eu abri o Rydoo e vi que novos recursos acabaram de ser adicionados! Isso mostra que vocês realmente estão ouvindo seus clientes.”

No entanto, Philippe não está apenas empolgado com os novos recursos. Desde a implementação de Rydoo, ele viu algumas mudanças significativas na gestão de despesas da empresa — e tudo começou com o reembolso mais rápido. “Nós ganhamos cerca de três dias, o que tem sido essencial para nós, porque estamos lidando com tantas pessoas“, diz ele. “Se não reembolsarmos nossa equipe com rapidez suficiente, eles podem acabar indo trabalhar em outro projeto.” Usar o Rydoo deixou os funcionários mais felizes com a Ivalis como empregadora, porque não precisam esperar para conseguir o dinheiro deles.

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