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Terms & Conditions
Política de privacidade
Compromisso da Rydoo com o GDPR

Terms & Conditions

These terms and conditions of sales (the “Terms and Conditions”) are entered into between iAlbatros Poland Spółka Akcyjna with registered office in Warsaw at Aleje Jerozolimskie 180, entered in the Register of Entrepreneurs of the National Court Register maintained by the District Court for the capital city of Warsaw, XIII Commercial Division of the National Court Register under KRS number 0000507829, NIP 1070029274, REGON 147141554, share capital: 416 415,00 PLN (“Rydoo”) and the client which is a legal entity or an organizational unit of a legal entity that subscribes to Rydoo’s services under the Terms and Conditions (the “Client”), hereunder referred to as the Parties (a Party).

Contract between the Parties is entered into by registering to the T&E Services and accepting the present Terms and Conditions either manually or electronically, both manners having full legal force. By accepting these Terms and Conditions, and/or by accessing and using T&E Services Client shall represent and acknowledge to have read, understood, and agreed to be bound by these Terms and Conditions. The person entering into the Contract on behalf of a company or another (legal) entity shall warrant to have the authority to bind such entity and its representatives to the Contract.

 

1.   DEFINITIONS 

All terms defined below beginning with a capital letter are defined as follows:

Data: means any data from the Client database which can be accessed only by Users.

T&E Solution: means the software solution in SaaS mode (including updates, upgrades and corrections delivered by Rydoo as part of the Services) made available to the Client which includes the OBT and the Expense Solution modules.

OBT: means T&E Solution module - the self-booking tool or online booking tool.

Personal Data: means any information which directly or indirectly identifies any individual, including by reference to an identifier, such as, without limitation, the name, address, email address, phone number, identification number or an identifier.

Services: refers to the hosting, maintenance and support services provided by Rydoo to the Client in relation with the T&E Solution.

User: means a natural person authorized by the Client to use the T&E Solution and the Services.

Expense Solution: means T&E Solution module allowing individuals and businesses to capture, track and store their business expenditure receipts, as well as to generate and submit for approval expense reports derived from those receipts.

Supplier: third party providing accommodation (eg hotels, motels, apartments, bed & breakfasts), flights, vehicle rental services and any other travel related products and services made available for reservation via T&E Solution.

 

2. PURPOSE

The purpose of these Terms and Conditions supplemented if necessary by Appendices and invoices (the “Contract”) is to define the conditions under which the Client is authorized to use the T&E Solution and the Services. Any order by the Client is governed by this Contract. These Terms and Conditions supersede any terms and conditions of purchase of the Client and any prior agreements between the Parties on provision of the same Services; any specific clauses in the Contract supersede its general provisions on the same subject.

 

3. DURATION – TERMINATION

Unless otherwise agreed between the parties, this Contract comes into force at the date of acceptance of these Terms and Conditions by the Client, for indefinite period. The Contracts that are paid monthly can be terminated upon 1 (one) month prior notice. The Contracts that are pre-paid for 12 (twelve) months can be terminated upon prior notice given at least 1 (one) month before the end of the pre-paid period.

The Contract may be terminated or suspended by Rydoo immediately upon notification if the Client fails to pay its due invoices, in the event of apparent insolvency, or if the Client violates the terms of the Contract.

Upon termination of this Contract, for whatever reason, Rydoo shall revoke any access to the T&E Solution offered to the Client and the Client shall immediately cease any access and use of the T&E Solution and the Services. In addition, Rydoo agrees to provide the Client with a copy of its Data in defined format within a period of one (1) month of the Client’s request.

Termination of this Contract does not affect completion of performance of any bookings made via the T&E Solution and pre-paid by the Client to the Suppliers prior to the termination.

 

4. FINANCIAL CONDITIONS

Access and use of the T&E Solution and the Services are authorized in consideration for the payment of the fees mentioned on the invoices and/or in the Contract. The fees are exclusive of VAT (and other indirect taxes) and payable via payment card. For Contracts that are paid monthly price revisions can be applicable monthly. For Contracts that are pre-paid for 12 (twelve) months price revisions can be applicable upon expiry of the pre-paid period. The Client expressly renounces from any repayment of amounts pre-paid in advance. In the event of non-payment by the due date, any amount due to Rydoo, and not contested by the Client, shall bear interest at a rate equal to three (3) times the legal interest rate, from the first business day of delay. Rydoo may likewise request the payment of a lump sum of forty (40) Euros for recovery costs, without prejudice to its right to seek greater compensation if costs actually incurred in this regard exceed the lump sum amount. Without prejudice to the preceding and without any prejudice to the payment obligation of the Client(s), each protest must be communicated within a period of 8 (eight) calendar days as of the invoice date by a motivated registered letter. After this period, the Client shall be deemed to have definitively accepted the invoiced amount.

 

5. T&E SOLUTION

5.1 Conditions of use

The T&E Solution, as well as all its components (such as trademarks, logos, computer programs, graphics, images, texts) are the exclusive property of Rydoo or have been granted to it. This Contract does not imply any assignment of intellectual property rights of any kind on any elements belonging to Rydoo.

Rydoo grants the Client a personal, non-exclusive, non-assignable, non-transferable right to use the T&E Solution for the duration of this Contract for the travel on a worldwide basis and the sole purpose of the Client’s internal needs. The Client shall use the T&E Solution and shall authorize access to it by the Users in accordance with its requirements, any documentation provided and the present Terms and Conditions.

The Client may not in any case transfer, delegate or allow a third party to make use of its right to use the T&E Solution and is strictly prohibited from any other use. In particular, the Client is not permitted to make any copy, correction, adaptation, modification, translation, arrangement, distribution, decompilation, alteration, and more generally, any change to all or part of the T&E Solution. Nor may it permanently or temporarily reproduce all or part of the T&E Solution by any means and in any form.

5.2 Conditions of access

The Client may access the T&E Solution 24 hours a day, 7 days a week, subject to maintenance periods.

The T&E Solution can be accessed from (i) any compatible devices of the Client (computers, mobiles or tablets) and (ii) using the identifiers provided to the Client by Rydoo. The identifiers are intended to restrict access to the T&E Solution by the Client and the Users, to protect the integrity and availability of the T&E Solution, as well as the integrity, availability and confidentiality of any Data. The identifiers are personal and confidential. The Client agrees to take any necessary measures to keep its identifiers confidential and not to disclose them in any form whatsoever.

Rydoo shall not be held responsible for any damages resulting from any loss or breach of confidentiality with regard to the identifiers assigned to the Client and its Users.

 

6. SERVICES

The Client shall provide Rydoo with any information required for the performance of the Services.

Rydoo provides the following Services to the Client:

- Provision and maintenance of the T&E Solution: Rydoo shall implement from time to time upgrades, updates and new versions of the T&E Solution. Any new versions might include any modifications or deletions of existing features and/or new features or capacities.

- Technical support for T&E Solution: Technical issues and requests can be reported by the in-app chat tool from Monday to Friday from 09.00 to 18.00 Central European Time (excluding public holidays).

- Traveller support services: Support is available in French and English from Monday to Friday from 09.00 to 18.00 CET time (excluding public holidays). Outside of those hours or during weekends and public holidays the emergency support is provided in English. Provision of those services shall be invoiced in accordance with the applicable pricing.

- Training and configuration services: at the Client’s request, Rydoo may, during the term of the Contract, provide additional services, which shall be invoiced in accordance with the applicable pricing.

 

The Client acknowledges that T&E Solution is an ancillary SaaS platform and Rydoo is not engaged in provision of any accounting, accommodation or transportation services that may be enabled by and/or available to the Client through his own use of T&E Solution modules..

 

7. CONFIDENTIALITY

For the purposes of this Contract, “Confidential Information” means all confidential and proprietary information of a Party disclosed to the other Party, whether orally or in writing, that is clearly identified in writing or verbally at the time of disclosure as confidential. It includes Rydoo's documentation, the Data and information related to T&E Solution, whether or not marked as confidential or proprietary.

Each Party agrees not to use or reproduce the Confidential Information of the other Party for purposes other than for the requirements of the Contract and not to disclose or transfer the Confidential Information of the other Party to any third parties without its prior written consent.

Notwithstanding the foregoing, Confidential Information can be disclosed by the other Party to its employees, officers and consultants as well as to employees, officers and consultants of its subsidiaries or authorised subcontractors solely for the purposes of performance of the Contract, and provided that such individuals are duly informed of the confidential nature of the information, and that they are bound by confidentiality undertakings similar to those set forth in this clause.

These confidentiality obligations do not apply to Confidential Information that is:

- entered into the public domain prior to disclosure or thereafter without being in breach of this clause;

- known prior to its disclosure by the disclosing party;

- received from a third party lawfully;

- developed independently by the recipient Party.

These confidentiality obligations shall continue to have effect for a period of three (3) years following the expiry or termination of the Contract.

 

8. PERSONAL DATA

Each Party shall comply with any applicable law related to Personal Data. Rydoo collects and processes Personal Data in accordance with its privacy policy.

For the purpose of this Contract, Rydoo will access to the Users’ Personal Data and will process them on behalf of the Client, in its quality of Data Processor, in accordance with the Data Protection Laws.

 

9. LIABILITY

The Client shall be solely responsible for the use of the T&E Solution by the Users.

The liability of each Party shall be limited to direct damages caused to the other Party. Neither Party shall be held liable for any indirect damages or any loss of data, loss of income, loss of profits, loss of opportunity or loss of customers or damage to the image arising from or relating from this Contract regardless of whether such persons were advised of the possibility of such losses or damages or such losses or damages were otherwise foreseeable. Under no circumstances shall Rydoo be liable for any loss or damage caused by the reliance of the Client on any information, statements or reports obtained using the T&E Solution. Rydoo shall not be liable for any damages caused by the failure of the Client to provide information, documents or files required to implement the T&E Solution, as well as any data errors provided by any third party or by the Client.

In any event, Rydoo's liability shall not exceed an amount equivalent to the total fees received by Rydoo during the twelve (12) months preceding the occurrence of the damage invoked by the Client, except in case of wilful misconduct or gross negligence.

In any event, Rydoo may be exempted from all or part of its liability insofar as the non-performance or improper performance of the Contract is attributable to the unforeseeable and insurmountable act of a third party unconnected with the provision of services under the Contract, or to a force majeure event. Events of force majeure include strikes or social conflicts, the freezing of all means of transport or supply, earthquakes, fires, storms, floods, power outages, wars, attacks, riots, political instabilities, breakdowns of telecommunications as well as all other events of force majeure.

 

10. APPLICABLE LAW AND COMPETENT JURISDICTION

This Contract is governed and interpreted in accordance with French law. Any dispute which may arise with regard to the validity, interpretation, performance, termination, as well as the consequences of this Contract, must be submitted to the Paris Commercial Court, regardless of the place of performance of the Contract or of the domicile of the defendant, notwithstanding plurality of defendants or impleading of third parties, even for emergency proceedings or protective proceedings.

 

11. MISCELLANEOUS

Changes to the Terms and Conditions will be made by Rydoo by publishing the updated version of Terms and Conditions on its website www.rydoo.com. The amended Terms and Conditions will come into force five (5) days after their publication on this site and binding upon the Client, if he continues using T&E Services after this  5-day period. Amendments done pursuant to an evolution of applicable law or regulation will come into force as from the publication date on the site.

The Contract is entered into intuitu personae. Neither party shall be entitled to assign, transfer or relinquish in any way its rights and obligations arising from the Contract in favour of a third party without the prior written consent of the other party which should not be unreasonably withheld. Nevertheless, Rydoo, upon 30 days written notice to the Client, shall be entitled to assign this Contract to its affiliates or group companies. The Client acknowledges that the Rydoo brand is represented and T&E Solution is operated by sister companies - Xpenditure NV, having its registered address at Hendrik Consciencestraat 40/42, 2800 Mechelen, Belgium, and iAlbatros Poland Spółka Akcyjna with registered office in Warsaw at Aleje Jerozolimskie 180, Poland – whereas both these entities can provide and/or bill the Services to the Client at discretion of Rydoo, which is agreed by the Client.

The fact that one of the Parties did not exercise any of its rights in a timely manner, or did not exercise them at all, shall not be presumed to operate as a waiver of such rights, whether in relation to a past or future fact.

 

 

Política de privacidade

Rydoo

versão 2018/1

Introdução

Nós da Rydoo (uma marca da Sodexo, Xpenditure e iAlbatros Polônia) compreendemos a necessidade de privacidade e segurança. Consideramos que a confiança dos nossos viajantes é um dos nossos ativos mais valiosos. Portanto, queremos fazer o máximo para que os seus dados estejam seguros conosco.

Este documento descreve como nós coletamos e usamos os dados relativos ao uso dos nossos serviços. Ele é simples e fácil de entender, pois nossa empresa foi construída com base na franqueza, e os nossos serviços, com base na confiança. Aqui você também vai encontrar nossas informações de contato, no caso de precisar de mais assistência.

Xpenditure N.V., iAlbatros Poland S.A. e suas subsidiárias locais prestam serviços terceirizados de processos comerciais nas áreas de gestão de viagens e despesas utilizando modernas soluções tecnológicas.

Nossos serviços de gestão de despesas permitem que o cliente capture, monitore e armazene suas notas e recibos de despesas comerciais, assim como gere e submeta para aprovação os relatórios de despesas derivados dessas notas, que são enviadas por upload pela Web, e-mail e/ou aplicativos móveis.

Nossos serviços de gestão de viagem permitem que o cliente use nossas páginas da Web, aplicativos móveis, call centers, aplicativos integrados de parceiros, mensagens instantâneas e plataformas de redes sociais. Esta política se aplica a todas as plataformas que você pode utilizar para obter acesso aos nossos serviços e a todos os dados que nós coletamos usando essas plataformas.

Esta política pode ser alterada conforme a legislação aplicável mudar ou se nós decidirmos estender os nossos serviços. Acesse esta página regularmente para permanecer atualizado.

Se você não concorda com esta Política de Privacidade, recomendamos que pare de usar nossos serviços.

Que tipo de informação nós coletamos

Informações fornecidas por você ou por seu empregador

Dependendo dos serviços que você ou o seu empregador selecionou, coletaremos algumas informações específicas sobre você.

A fim de lhe proporcionar as melhores acomodações e bilhetes aéreos ou ferroviários, precisamos saber algumas coisas sobre você, como nome e sobrenome, número do documento de identidade, dados de contato e outros dados sobre o viajante; às vezes também pode-se pedir a sua data de nascimento para processar a reserva.

A fim de realizar nossos serviços de gestão de pagamentos, também podemos receber e armazenar as seguintes informações sobre você: seus dados bancários, imagem escaneada das suas notas e cupons fiscais de viagem e faturas de cartão de crédito, que podem incluir dados pessoais como nome, endereço e dados bancários.

O uso dos nossos serviços nem sempre exige que os usuários forneçam ou façam upload de dados pessoais sensíveis. A fim de evitar exposição desnecessária, pedimos que você tome cuidado para não fornecer ou fazer upload desses dados pessoais sensíveis na sua conta (intencional ou acidentalmente) sob qualquer forma (fotos, anotações ou outros), se não for necessário.

Informações que coletamos automaticamente quando você usa os nossos serviços

Quando você usa os nossos serviços, nós também coletamos automaticamente certas informações, como seu endereço de IP, tipo e versão de navegador, dados e configurações locais de dispositivo móvel (por exemplo, idioma), e atividades no nosso site, incluindo as páginas que você visitou e as buscas que você fez.

Informações vindas de outras fontes

Se você utilizar um fornecedor de pagamentos externo, associar seu perfil a perfis de redes sociais ou mensagens instantâneas, ou utilizar a nossa plataforma através de software integrado de terceiros, nós poderemos coletar informações a partir dessas fontes.

Todos os nossos fornecedores de serviços de acomodação e transporte podem também compartilhar conosco informações sobre você e a sua viagem.

Indicação de amigos

Se você habilitar a função de indicação de amigos, você deve sempre obter o consentimento do seu amigo quanto ao nosso uso do seu nome e e-mail para entrar em contato com ele sobre os nossos serviços. Ao nos informar o nome e o e-mail do seu amigo, você estará garantindo que o seu amigo autoriza tal contato.

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Qual é a finalidade da coleta de dados

Nós precisamos dos dados dos nossos usuários e viajantes para prestar-lhes nossos serviços: buscar por hotéis e tarifas disponíveis, reserva de quartos ou passagens, gerenciamento de despesas, criação e transmissão de relatórios de despesas, e qualquer outro serviço que nós prestarmos, além de para melhorar o nosso serviço aos clientes.

Nós também usamos as suas informações de contato para informá-lo sobre alterações em itinerários de viagem, ações aguardando você no sistema ou qualquer novo recurso ou serviço disponível.

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Por quanto tempo armazenamos seus dados

Dados pessoais são coletados para uma finalidade específica, sendo também armazenados para uma finalidade específica. A regra geral que aplicamos é deletar todos os dados em 6 meses após o fim do ano em que os dados não são mais necessários para nenhuma finalidade.

Tenha em mente que há diversas finalidades para as quais coletamos e depois processamos seus dados pessoais. Nós levamos em conta todas essas finalidades e temos um período de retenção de dados definido para cada categoria de dados pessoais.

Por que definimos o prazo em 6 meses após o fim do ano do término da finalidade? Porque mesmo se deletarmos regularmente do nosso sistema os dados que não são mais necessários, esses dados deletados podem permanecer no sistema ou nos logs e backups de infraestrutura. Esses logs e backups são deletados em um período de 6 meses.

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Com quem compartilhamos os seus dados

A Rydoo fornece aos usuários a plataforma que dá acesso a múltiplos prestadores de diferentes serviços, como hotéis, companhias aéreas, companhias ferroviárias e instituições financeiras. Nós precisamos compartilhar os seus dados com eles a fim de gerenciar as suas despesas ou as suas reservas de viagem.

Nós podemos compartilhar as suas informações com qualquer outra empresa dentro do nosso grupo para os fins declarados nesta política de privacidade. Nós também poderemos compartilhá-las com consultores contratados ou fornecedores que trabalham em nosso nome, sempre em linha com todas as regulamentações da União Europeia.

É claro, pode ser que tenhamos que compartilhar as informações com as autoridades competentes, se a legislação aplicável o exigir.

Nossos sites e/ou aplicativos Web e móveis incluem links a sites de terceiros. A Rydoo não controla esses sites externos, e nós aconselhamos que você leia a política de privacidade de todo site que acessar.

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Onde seus dados pessoais são processados

Em geral, nós processamos os seus dados pessoais dentro do Espaço Econômico Europeu (EEE). Na qualidade de processador dos dados, a Rydoo se vale de um número limitado de subprocessadores a fim de realizar elementos definidos dos seus serviços. Alguns desses subprocessadores podem estar localizados fora do EEE. Eles foram selecionados cuidadosamente, e todos têm garantias adequadas de privacidade implementadas.

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Como nós garantimos os dados

Nós empregamos medidas técnicas e operacionais apropriadas (p. ex., criptografia de dados, auditorias de segurança, hashing etc.) para garantir que as informações coletadas pela Rydoo estejam conformes com todas as leis aplicáveis a respeito de proteção de dados pessoais e as nossas obrigações contratuais. Nós construímos nossa segurança de informação com base na norma técnica ISO 27001.

Ao prestarmos nossos serviços, só contratamos terceirizados, matrizes ou subsidiárias que aderem às regras equivalentes de proteção de dados pessoais alinhadas às regulamentações da UE.

Dados sobre crianças

Os serviços da Rydoo são destinados ao uso de usuários adultos. Dados de menores de idade só serão coletados com a permissão dos pais/responsáveis legais.

Seus direitos

Você tem o direito de revisar as informações que nós coletamos a seu respeito. Elas estão disponíveis no seu perfil, e você sempre pode solicitar um registro regular dos dados nos enviando um e-mail.

Você sempre pode entrar em contato conosco se acreditar que nós não temos mais o direito de utilizar os seus dados pessoais ou se você tiver outras dúvidas sobre como as suas informações pessoais são usadas. Envie-nos um e-mail ou carta usando os dados de contato abaixo. Nós processaremos a sua solicitação em conformidade com todas as leis de proteção de dados nacionais e da União Europeia.

Contato: privacy@rydoo.com

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Quem é responsável pelo processamento dos dados

Como parte da unidade comercial Sodexo Travel & Expense:

1. iAlbatros Poland S.A., al. Jerozolimskie 180, 02-486, Varsóvia, Polônia

2. Xpenditure NV, Hendrik Consciencestraat, 40/42 2800, Mechelen, Bélgica 

Diretora de Proteção de Dados

Nós nomeamos uma Diretora de Proteção de Dados: Anne-Cécile Colas

No caso de qualquer solicitação relacionada a privacidade de dados, você pode entrar em contato com nossa Diretora de Proteção de Dados ou por um contato local através do e-mail: privacy@rydoo.com.

O que faremos se houver uma atualização desta política

Nós poderemos eventualmente alterar nossas práticas de privacidade. Nós o notificaremos sobre qualquer modificação nesta política, conforme o exigido por lei. Também publicaremos uma cópia atualizada no nosso site. Ela terá data e número de versão diferentes dos informados abaixo. Verifique o site periodicamente para se manter atualizado.

Aviso sobre cookies

Como muitas operações comerciais online, nós utilizamos cookies. Cookies e outras tecnologias de rastreamento podem ser usados em nossos sites e apps de diversas maneiras, como para analisar tráfego ou oferecer uma melhor experiência pessoal. Essas tecnologias são usadas diretamente por nós ou por nossos parceiros comerciais, inclusive prestadores de serviços terceirizados e anunciantes com os quais trabalhamos. Se você quiser saber mais sobre o que é um cookie e como ele é usado, clique no link «Saiba mais» abaixo.

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Informações coletadas

Informações que você ou o seu empregador nos fornece

A Rydoo precisa de um conjunto de dados para prestar seus serviços a você, como nome e sobrenome, e-mail, eventualmente data de nascimento, e formas de pagamento. Nós também convidamos você a nos fornecer detalhes de contato, documentos, programas de fidelidade e informações sobre as tarifas diferenciadas e programas de benefícios que você quer usar, assim como as suas preferências de viagem.

Conforme o contrato entre a Rydoo e o seu empregador ou a empresa de gestão de viagens (TMC) que o atende, o seu empregador ou TMC pode fornecer todas ou parte dessas informações.

Informações coletadas automaticamente

Todos os contatos com a plataforma Rydoo ou com o Atendimento ao Cliente por telefone, e-mail, chat, plataforma de mensagens ou outro canal serão uma fonte de informações sobre você e as suas preferências. Nós coletamos todas as comunicações entre você e a Rydoo, assim como dados registrados automaticamente sobre os seus contatos com a plataforma e serviços Rydoo, como endereço de IP, navegador Web usado, dispositivo usado, configurações de localização ou idioma, e aplicativos de terceiros usados para entrar em contato conosco.

Para fins de administração e manutenção, nós coletamos logs de operações na plataforma Rydoo, especialmente todos os incidentes e erros técnicos que possam ocorrer. Nós também podemos utilizar os dados coletados sobre as operações do usuário para evitar fraudes e uso indevido dos nossos serviços.

Nós também podemos pedir a sua opinião sobre os nossos serviços ou a sua viagem para nos ajudar a entender as suas necessidades e prestar serviços melhores a você e aos nossos outros clientes.

Informações coletadas de outras fontes

Nós recebemos dados pessoais sobre você de parceiros comerciais que distribuem os nossos serviços por meio de site em co-branding ou sob marca privada, parceiros comerciais que oferecem seus produtos e/ou serviços através dos nossos serviços ou parceiros comerciais que prestam serviços em conexão com nossos serviços (p. ex., serviços de processamento de pagamentos).

Os serviços Rydoo estão disponíveis através das nossas próprias plataformas e aplicativos, e através de páginas Web de softwares integrados de terceiros, ferramentas de reserva online, sistemas de mensagens instantâneas e plataformas de redes sociais. Nós coletaremos informações sobre viajantes e usuários fornecidas por softwares integrados de terceiros a fim de prestar e aprimorar nossos serviços.

A Rydoo também está integrada com múltiplos prestadores de serviços, como hotéis, companhias aéreas, empresas de gestão de viagens, operadores ferroviários, instituições financeiras, serviços de segurança etc. Esses terceiros participam do serviço de gestão de viagem integral e compartilham os dados sobre a viagem com a plataforma Rydoo, que gerencia tudo.

Finalidade do processamento de dados

Nós utilizamos as informações coletadas sobre usuários e viajantes para prestar e aprimorar os serviços de gestão de viagem que oferecemos. Podemos usá-las para:

1. Reservar viagens: esta é a razão mais importante para coletar os seus dados quando você está usando o módulo de viagem. É necessário para conseguir buscar, reservar e depois gerenciar a sua viagem (reservar hotel, emitir bilhete aéreo ou ferroviário). Este é o nosso negócio e finalidade principal. Adicionalmente, oferecemos serviços dos nossos parceiros associados a viagens, por exemplo, processar pagamentos, prestar suporte adicional ou monitorar a sua segurança.

2. Gerenciar despesas: é a principal razão para coletar os seus dados quando você está usando o nosso módulo de gestão de despesas. É necessário para reconhecer as suas despesas, permitir o seu relatório e possibilitar que o sistema as restitua.

3. Atendimento ao cliente: nós lhe oferecemos suporte 24 horas, de domingo a domingo, em diversos idiomas. A disponibilidade dos seus dados é necessária para ajudá-lo, caso você precise. Nós podemos prestar vários serviços de suporte, como ajudá-lo com a reserva, resolver problemas com a plataforma Rydoo, dar-lhe suporte na comunicação com o hotel etc.

4. Fornecer acesso ao usuário: a plataforma e os aplicativos Rydoo requerem autenticação e autorização apropriadas. Seus dados são utilizados para gerenciar a conta de usuário na nossa plataforma. Ao usar a sua conta, você pode gerenciar as suas reservas, montar o seu perfil, gerenciar a sua empresa ou TMC, e usar todos os outros recursos do sistema.

5. Marketing: nós usamos os seus dados para fins de marketing e treinamento:

a. Nós utilizamos os dados de contato para enviar informações sobre produtos e serviços.

b. Nós utilizamos os dados coletados para personalizar os resultados de busca na plataforma e aplicativos Rydoo e para reconhecê-lo quando você visita ou retorna ao nosso site, para podermos exibir-lhe anúncios ou outros conteúdos ajustados às suas preferências.

c. No caso de participações em eventos promocionais e programas de fidelidade, nós usamos os seus dados para gerenciar esses eventos.

6. Comunicação com usuários e viajantes: nós poderemos entrar em contato com você por telefone, e-mail, SMS ou plataforma de mensagens instantâneas. Nós coletamos as comunicações entre você e nós e utilizaremos seus dados para:

a. Reconhecer quando você nos contata ou entra na plataforma ou aplicativo Rydoo

b. Resolver todas as questões levantadas por você ou pelos prestadores de serviços

c. Notificá-lo e lembrá-lo de todas as tarefas e ações que possam lhe interessar na plataforma.

d. Pedir a sua opinião

e. Enviar-lhe vouchers, itinerários de viagem e resumos de viagem

f. Enviar-lhe alertas importantes.

7. Análise de mercado: Nós podemos usar dados anonimizados para análise do mercado. Dados ou opiniões não anonimizados só podem ser coletadas se você concordar.

8. Detecção de uso indevido: Os dados coletados permitem que monitoremos o comportamento dos usuários e detectemos uso indevido dos nossos serviços ou aplicativos, fraudes e outros atos potencialmente perigosos.

9. Melhoria do serviço: A análise de dados é usada para melhorar nossos serviços, compreender as necessidades dos nossos clientes, negociar com nossos fornecedores, aprimorar a usabilidade dos nossos aplicativos e eliminar problemas.

10. Monitoramento de serviço: Todos os componentes técnicos da plataforma Rydoo e aplicativos integrados coletam logs de operações de usuário, erros e alertas técnicos para fins de administração e manutenção do sistema.

11. Exigências jurídicas: em alguns casos, seus dados podem ser usados para dirimir processos judiciais ou procedimentos administrativos.

Nós coletamos e processamos seus dados pessoais com base em:

1. Obrigações contratuais: O uso dos seus dados é necessário para cumprir o contrato entre você e nós e entre o seu empregador e nós.

2. Interesses legítimos: Nós podemos usar os seus dados para lhe proporcionar os melhores serviços de viagens e despesas: personalização de aplicativo, mensagens e resultados de busca, ajuda adequada e informações sobre produtos e treinamento, administração e manutenção, detecção de fraudes e questões jurídicas.

3. Sua permissão: Nós podemos pedir a sua permissão para utilizar seus dados para fins específicos de marketing. Você pode revogar essa permissão a qualquer momento entrando em contato conosco.

Com quem podemos compartilhar seus dados

Nós compartilhamos os dados que coletamos sobre você de acordo com a finalidade da coleta de dados.

Com fins exclusivos de garantia de nível de serviço, nós poderemos usar prestadores externos (p. ex., nossos fornecedores de hotel, viagens aéreas e ferroviárias, instituições financeiras etc.) que nos prestam serviços especializados.

No âmbito da sua prestação de serviço, nossos parceiros poderão processar dados pessoais e de aplicativo, mas nunca os associarão ou obterão dados de cliente que não estejam incluídos nesses dados. Nós poderemos cooperar com nossos parceiros sediados dentro ou fora da UE; porém, todos eles, sem exceção, aplicam medidas técnicas e organizacionais apropriadas para proteger seus dados pessoais, e eles nos deram garantias contratuais adequadas nesse sentido.

Dados compartilhados para gerenciar viagens profissionais

Para gerenciar a sua viagem a trabalho, nós podemos compartilhar seus dados com:

1. Prestadores de serviços de viagem que nós usamos para organizar a sua viagem, podendo incluir hotéis, companhias aéreas, sistemas de distribuição global onde reservamos a sua viagem, empresas de gestão de viagem que emitem suas passagens e também agências de segurança que zelam pela sua segurança.

2. Operadores de pagamentos e outros prestadores de serviços financeiros para organizar todos os pagamentos dos serviços pedidos por você. Nós compartilharemos com eles apenas o conjunto de dados necessários para realizar o serviço. Nós também poderemos compartilhar dados adicionais caso seja necessário para prevenir ou detectar fraude ou roubo.

3. O seu empregador ou uma organização que organize a sua viagem usando os nossos serviços. Nós relatamos as suas viagens a trabalho ao seu empregador; se você for convidado de uma empresa ou cliente de uma agência de viagens, nós relatamos os dados a eles.

4. Outras pessoas jurídicas da Rydoo que prestam serviços ou processam os dados em nosso nome quando centralizamos nossas operações.

Dados compartilhados para gerenciar despesas

Para gerenciar as suas despesas, nós podemos compartilhar seus dados com:

1. O prestador de serviço de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) que nós utilizamos para processar as imagens eletrônicas das notas fiscais e outros documentos que você carregar (e apenas essas imagens).

2. O seu empregador ou uma organização que gerencie as suas despesas usando os nossos serviços. Nós relatamos as suas despesas ao seu empregador; se você for convidado de uma empresa cliente nossa, nós relatamos os dados a ela.

3. Outras pessoas jurídicas da Rydoo que prestam serviços ou processam os dados em nosso nome quando centralizamos nossas operações. 

Também podemos compartilhar os seus dados com:

1. Fornecedores, consultores e parceiros comerciais que nos ajudam a realizar nosso trabalho em nosso nome.

2. Podemos divulgar dados pessoais às autoridades competentes na medida razoavelmente necessária: se acreditarmos que você violou ou pode ter violado nossos termos e condições gerais, para fazer valer nossos direitos, para proteger o público, se tivermos motivos razoáveis para acreditar que foi cometido um ato criminoso, ou se a lei ou a autoridade competente nos compelir a tal.

3. Com as partes envolvidas no caso de uma venda, fusão ou combinação comercial, efetiva ou proposta (incluindo negociações), que envolva todo o nosso negócio ou a parte relevante do mesmo.

4. Outros usuários (ou grupos de usuários) de serviços ou o público, mas apenas o conteúdo que você fornecer em tal instância.

5. De forma agregada e anonimizada que não possa ser usada para identificar pessoas.

Onde processamos seus dados pessoais

Os seus dados pessoais podem ser armazenados, utilizados ou de outra forma processados na Polônia, Bélgica e/ou qualquer outro país do Espaço Econômico Europeu (EEE).

Nós também podemos armazenar, utilizar ou de outra forma processar dados pessoais fora do EEE. Nós sempre tomaremos medidas para garantir que a transferência internacional de informações seja gerida com cuidado para proteger seus direitos e interesses.

Dados pessoais só poderão ser transferidos a países fora da EEE se:

1. o país ao qual forem transferidas ofereça, segundo a Comissão Europeia, um nível adequado de proteção de dados;

2. os dados pessoais sejam transferidos a uma empresa dos Estados Unidos que tenha firmado o acordo Safe Harbor;

3. os prestadores de serviços e outros terceiros aos quais os dados sejam transferidos se comprometam contratualmente a processar os dados de acordo com as nossas instruções e manter segurança apropriada para proteger os dados pessoais; ou se formos obrigados a fornecer os dados pessoais a um governo ou órgão público.

Redes sociais

A Rydoo usa redes sociais e plataformas de mensagens instantâneas de diversas formas. Nós promovemos nosso serviços e produtos ou os serviços e produtos dos nossos parceiros. Nós compartilhamos informações sobre o nosso trabalho e coletamos feedback e dados de marketing. Também usamos redes sociais e plataformas de mensagens instantâneas para dar suporte ao uso online dos nossos serviços.

Estamos oferecendo serviços através de redes sociais e plataformas de mensagens instantâneas. Você pode conectar a sua conta no sistema Rydoo a uma conta existente em uma das plataformas de rede social suportadas e aproveitar esse canal de comunicação conosco. O nosso sistema poderá lhe enviar algumas notificações e você poderá realizar ações, como se estivesse no nosso sistema. Você pode se desconectar a qualquer momento utilizando as funções da nossa plataforma, redes sociais nativas ou mensagens instantâneas.

Você também pode permitir que utilizemos alguns dos dados de plataformas de redes sociais disponíveis no seu perfil, como foto, e-mail ou nome.

Poderemos colocar plugins de redes sociais (p. ex., botões para curtir ou compartilhar) em nossas páginas e no nosso aplicativo. Se você os usar, alguns dos dados serão compartilhados com plataformas de redes sociais e poderão ser compartilhados com públicos maiores, de acordo com as suas próprias configurações de privacidade nas redes sociais. Recomendamos que você leia também as políticas de privacidade da sua plataforma de rede social.

Cookies e outras ferramentas de rastreamento

O que são cookies e como eles funcionam?

Cookies são pequenos arquivos de texto baixados para o seu computador ou outro dispositivo quando você acessa um site. O seu navegador envia esses cookies de volta ao site sempre que você o acessa novamente, de forma que ele possa reconhecê-lo e ajustar de acordo o conteúdo exibido na tela.

Para que usamos cookies?

Cookies são usados para diferentes finalidades. Eles permitem que você seja reconhecido como o mesmo usuário em todas as páginas de um site, entre sites ou quando você usa um aplicativo.

Nosso site e apps usam cookies para diferentes fins:

Cookies técnicos

Tentamos oferecer aos nossos visitantes um site e aplicativos avançados e amigáveis que se adaptem automaticamente às suas necessidades e desejos. Para conseguir isso, usamos cookies técnicas para exibir-lhe nosso site, fazê-lo funcionar corretamente, criar a sua conta de usuário, fazer o seu login e gerenciar as suas reservas. Esses cookies técnicos são absolutamente necessários para que o nosso site funcione adequadamente.

Cookies funcionais

Nós também usamos cookies funcionais para lembrar as suas preferências e ajudá-lo a usar nosso site e aplicativos com eficácia e eficiência. Por exemplo, esses cookies lembram da sua moeda e idiomas preferidos e das suas buscas. Também poderemos usar cookies para lembrar as suas informações de registro para que você não tenha que redigitar suas credenciais de login a cada vez que acessar nosso site. A sua senha, porém, sempre será criptografada. Esses cookies funcionais não são estritamente necessários para o funcionamento do nosso site, mas eles adicionam funcionalidade.

Cookies analíticos

Nós usamos estes cookies para obter insights sobre como os nossos visitantes utilizam nosso site e aplicativos. Isso significa podermos descobrir o que funciona e o que não funciona, otimizar e melhorar nossos sites e aplicativos, compreender a eficácia dos anúncios e comunicações, e garantir que continuemos sendo interessantes e relevantes. Os dados que coletamos podem incluir quais páginas você visitou, em quais páginas de entrada/saída você esteve, qual tipo de plataforma você utilizou, quais e-mails você abriu e clicou, e informações de data e hora.

Isso também significa que podemos usar detalhes sobre como você interagiu com o site, como número de cliques dados em uma determinada página, seus movimentos de mouse e de rolamento de tela, as palavras de busca que você usa e o texto que você digita em diversos campos. Nós só utilizamos cookies analíticos como parte das nossas campanhas de divulgação online para saber como os usuários interagem com nosso site e aplicativos após eles verem anúncios online. Isso pode incluir anúncios em sites de terceiros.

Cookies comerciais

Nós podemos usar cookies de terceiros, além dos nossos, para exibir anúncios personalizados no nosso site e em outros sites. Isso se chama «retargeting» e é baseado nas atividades de navegação.

Como você pode controlar cookies

Para saber mais sobre cookies e como gerenciá-los ou deletá-los, acesse allaboutcookies.org e a seção de ajuda do seu navegador. Nas configurações de navegadores como Internet Explorer, Safari, Firefox ou Chrome, você pode ajustar quais cookies receber e quais rejeitar. Onde você encontra essas configurações depende do navegador usado. Use a função «Ajuda» do seu navegador para localizar as configurações desejadas.

Se você optar por não aceitar certos cookies técnicos e/ou funcionais, pode acontecer de não poder usar algumas funções do nosso site. Atualmente, não temos suporte para configurações de navegador «Não rastrear».

Por quanto tempo armazenamos os dados

Cronograma de retenção de dados para usuários do nosso aplicativo

Categoria de dados

Explicação

Período de retenção

Dados de identificação

PII (informação identificável pessoalmente)

Nome, login, forma de tratamento, endereço de e-mail, IDs atribuídas pelo controlador. 

Desativação da conta + 10 anos

Dados de contato

Endereço (residencial e comercial), outros endereços, número de telefone (residencial e comercial).

Dados deletados, conta desativada ou solicitação para parar processamento/deletar dados

Informações de identificação atribuídas por órgãos governamentais

Número da carteira de identidade, número do passaporte, número da carteira da habilitação, número da placa do veículo etc.

Dados deletados, conta desativada ou solicitação para parar processamento/deletar dados

Dados de identificação eletrônica

Endereços de IP, cookies, momentos de conexão etc.

Desativação da conta + 10 anos

Dados de localização eletrônica

Dados de antena de celular, dados de GPS etc.

Desativação da conta ou retirada do consentimento

Dados financeiros específicos

Transações financeiras

Valores pagos e devidos pelo sujeito dos dados, linhas de crédito estendidas, fianças, formas de pagamento, visão geral de pagamentos, depósitos e outras garantias.

Momento do reconhecimento do pagamento da fatura relacionada à transação + 10 anos

Características pessoais

Dados pessoais

Idade, sexo, data de nascimento, local de nascimento, nacionalidade.

Dados deletados, conta desativada ou solicitação para parar processamento/deletar dados

Hábitos

Detalhes de viagens

Informações sobre hábitos e preferências em viagens profissionais

Dados deletados, conta desativada ou solicitação para parar processamento/deletar dados

Interesses de lazer

Atividades e interesses de lazer

Hobbies, esportes e outros interesses.

Dados deletados, conta desativada ou solicitação para parar processamento/deletar dados

Associações

Associações (exceto sindicatos, associações profissionais e partidos políticos) - somente se necessário para gerenciar viagens ou despesas profissionais

Associações a programas de fidelidade, organizações, clubes, parcerias, associações, grupos etc. - se usado para gestão de viagens ou despesas profissionais

Desativação da conta + 10 anos

Hábitos de consumo

Dados de viagens

Detalhes sobre os produtos e serviços fornecidos ao sujeito dos dados.

Momento do reconhecimento do pagamento da fatura relacionada à transação + 10 anos

Dados de despesas comerciais

Detalhes sobre os produtos e serviços relatados como despesas pelo sujeito dos dados.

Fim do contrato

Uso de aplicativos

Detalhes sobre o uso do aplicativo pelo sujeito dos dados.

Desativação da conta

Solicitações, reclamações, incidentes ou acidentes

Informações sobre solicitação, acidente, incidente ou reclamação envolvendo o sujeito dos dados, a natureza da solicitação, danos, pessoas envolvidas, testemunhas.

Encerramento do caso + 10 anos

Profissão e ocupação

Ocupação atual

Empregador, título e descrição do cargo, tempo de serviço, local do trabalho, especialização ou tipo de emprego, modos e condições de trabalho.

Desativação da conta + 10 anos

Fotografias e gravações

Imagens

Gravações de filme ou foto, fotos digitais ou imagens escaneadas de notas e recibos enviados para upload etc.

Dados deletados, fim do contrato, solicitação para deletar/parar de processar os dados

Gravações de áudio

Gravações de áudio

Gravações de telefonemas a respeito de solicitações ou problemas etc.

Encerramento do caso + 10 anos

Logs de atividades eletrônicas

Logs de aplicativos e infraestrutura

Logs de ações do usuário e solicitações técnicas registradas

Desativação da conta

Logs de login dos usuários

Registro de tentativas de login dos usuários

Desativação da conta + 10 anos

Logs de comunicação

Logs da nossa comunicação com nossos diferentes prestadores de serviço a fim de garantir a viagem reservada.

Desativação da conta + 10 anos

Seus direitos

Direito de acesso

Você pode solicitar acesso aos seus dados pessoais. Você também pode solicitar retificação de dados pessoais inexatos ou incompletos.

Você pode solicitar qualquer informação disponível sobre a fonte dos dados pessoais, além de uma cópia dos dados pessoais processados por nós.

Direito de ser esquecido

O seu direito de ser esquecido lhe dá o direito de solicitar o apagamento dos seus dados pessoais quando:

1. os dados não forem mais necessários;

2. você decidir retirar seu consentimento;

3. você discordar do processamento dos seus dados pessoais por meios automatizados usando especificações técnicas;

4. os seus dados pessoais tiverem sido processados ilegalmente;

5. houver uma obrigação jurídica de apagar seus dados pessoas;

6. o apagamento for necessário para garantir a conformidade com as leis aplicáveis.

Direito de restrição de processamento

Você pode solicitar a restrição do processamento dos seus dados pessoais quando:

1. você contestar a precisão dos dados pessoais;

2. nós não precisarmos mais dos dados pessoais para os fins do processamento;

3. você tiver contestado o processamento por razões legítimas.

Direito a portabilidade de dados

Você pode solicitar, quando aplicável, a portabilidade dos dados pessoais que nos forneceu em um formato estruturado, de uso comum e legível por máquinas. Você tem o direito de transmitir esses dados a outro controlador, sem que o possamos impedir, quando:

1. o processamento dos seus dados pessoais for baseado em consentimento ou contrato; e

2. o processamento for realizado por meios automatizados.

Você também pode solicitar que os seus dados pessoais sejam transmitidos a um terceiro a seu critério (quando tecnicamente exequível).

Direito de se opor ao processamento para fins de marketing direto

Você pode se opor (isto é, exercer seu direito de descadastro) ao processamento dos seus dados pessoais especificamente em relação a «profiling» ou comunicações de marketing. Quando processamos seus dados pessoais com base no seu consentimento, você pode retirar o seu consentimento a qualquer momento.

Direito a não ser sujeito a decisões automatizadas

Você tem o direito de não ser sujeito a uma decisão baseada apenas em processamento automatizado, incluindo «profiling», que tenha efeito jurídico sobre você ou afete você significativamente.

Direito de protocolar reclamação junto à Autoridade de Supervisão competente

Se você tiver uma queixa contra nós relacionada a privacidade, deverá preencher e submeter o Formulário de Queixa/Solicitação de Sujeitos de Dados ou fazer a sua reclamação por e-mail ou carta, de acordo com a nossa Política Global de Tratamento de Queixas/Solicitações. Se você ficar insatisfeito com a nossa resposta, poderá buscar recurso contatando a Autoridade de Supervisão local relevante ou o juiz local competente. Você também poderá entrar em contato com nossa principal Autoridade de Supervisão, a francesa (CNIL, www.cnil.fr).

Compromisso da Rydoo com o GDPR