België Dagvergoedingen

Binnenlandse Zakenreizen

Een Belgische werkgever kan een werknemer de mogelijkheid bieden om een dagvergoeding te claimen voor binnenlandse dienstreizen. Deze vergoeding is belastingvrij, zowel voor de werkgever als voor de werknemer die deze ontvangt, op voorwaarde dat het bedrag van de vergoeding niet hoger is dan het maximale bedrag dat door de Belgische overheid is bepaald (dit is het bedrag dat de Belgische overheid uitkeert aan haar eigen werknemers).

Het basistarief voor een binnenlandse dagvergoeding is €10,00 per dag, en deze bedragen worden geïndexeerd:

De binnenlandse dagvergoeding wordt toegekend ter compensatie van de kosten van maaltijden tijdens de zakenreis. Op deze manier hoeft de werknemer die de dagvergoeding ontvangt niet de werkelijke individuele maaltijdkosten vergoed krijgen.

Er zijn enkele voorwaarden waaraan moet worden voldaan om recht te hebben op een binnenlandse dagvergoeding:

• De reis moet zakelijk zijn (niet thuis en/of op kantoor).
• De reisduur is minimaal zes uur.
• De afstand van de reis is meer dan 25 kilometer buiten de primaire werklocatie (kan het thuisadres zijn of het adres van het kantoor van het bedrijf).

Het bedrag van de dagvergoeding moet in bepaalde gevallen worden verlaagd:

• Wanneer de werknemer een maaltijdcheque ontvangt voor die dag, moet de dagvergoeding worden verlaagd met het bedrag dat de werkgever betaalt voor de maaltijdcheque (maximaal €6,91 per maaltijdcheque). Als de werknemer de lunch aftrekt van de dagvergoeding omdat hij/zij de lunch apart declareert, moet de maaltijdcheque worden afgetrokken van de werkelijke lunchkosten. Idealiter zou de werkgever de werknemer geen maaltijdcheque geven op dagen dat hij/zij een dagvergoeding ontvangt, een gratis lunch krijgt of een lunch (met collega's, klanten, enz.) vergoed moet krijgen.
• Wanneer een of meer maaltijden op die dag worden betaald door de werkgever of een derde partij (zoals het ontbijt wanneer dit is inbegrepen in de kosten van de hotelaccommodatie).
• Wanneer de werknemer deelneemt aan een evenement of seminar waarin de kosten van een of meer maaltijden zijn inbegrepen in de deelnamekosten.

In Rydoo kunt u aftrekposten instellen, zodat gebruikers kunnen bepaalde bedragen kunnen aftrekken van de dagvergoedingen. Als u maaltijdcheques aanbiedt, kunt u ook configureren dat de lunch standaard wordt afgetrokken in Rydoo.

Voor werknemers die voortdurend voor het werk reizen (binnen België), kan de werkgever de werknemer een vergoeding op maandbasis geven. Dit betekent dat 16 keer (voor een voltijdse werknemer) het basistarief (€10,00) of het maximale bedrag (€21,22) maandelijks wordt uitbetaald.

Een overnachtingsvergoeding kan worden toegevoegd aan de dagvergoeding wanneer een werknemer tijdens een binnenlandse dienstreis buiten zijn huis moet overnachten en wanneer:

• de kosten voor het overnachten niet door de werkgever worden vergoed
• er geen kosten verbonden zijn aan het overnachten (bijvoorbeeld: verblijf bij een vriend of familielid, of verblijf in een bedrijfsappartement)

Het basistarief voor een binnenlandse overnachtingsvergoeding is €75,00 per nacht en dit bedrag wordt ook geïndexeerd:

 
De binnenlandse dagvergoeding wordt toegekend ter compensatie van de kost van maaltijden tijdens de zakenreis. Op deze manier mag de werknemer die de dagvergoeding ontvangt de daadwerkelijke individuele maaltijdkosten niet indienen voor terugbetaling.

Er zijn enkele voorwaarden waaraan moet worden voldaan om recht te hebben op een binnenlandse dagvergoeding:

• de reis moet werkgerelateerd zijn (weg van de woning en/of het kantoor)
• de duur van de reis bedraagt minstens zes uur
• de afstand van de reis is meer dan 25 kilometer buiten de primaire werkplaats (dit kan het huisadres of het adres van een kantoor van het bedrijf zijn)

Het bedrag van de dagvergoeding moet in bepaalde gevallen worden verminderd, zowel voor binnenlandse als internationale zakenreizen:

• wanneer de werknemer voor die dag een maaltijdcheque ontvangt, moet de dagvergoeding worden verminderd met het bedrag dat de werkgever voor de maaltijdcheque betaalt (max. €6,91 per maaltijdcheque). Als de werknemer de lunch van de dagvergoeding aftrekt omdat hij/zij de lunch afzonderlijk indient, moet de maaltijdcheque van de werkelijke lunchkost worden afgetrokken. Idealiter geeft de werkgever de werknemer geen maaltijdcheque op dagen waarop hij/zij een dagvergoeding ontvangt, een gratis lunch krijgt, of een lunch (met collega’s, klanten, …) moet laten terugbetalen.
• wanneer een of meer maaltijden op die dag worden betaald door de werkgever of een derde partij (zoals ontbijt wanneer dit is inbegrepen in de hotelaccommodatie).
• wanneer de werknemer een evenement of seminar bijwoont waarbij de kost van een of meer maaltijden is inbegrepen in de deelnameprijs.

Het basistarief voor een binnenlandse overnachtingsvergoeding is €75,00 per nacht en het maximale bedrag sinds 1 januari 2023 is €149,99/nacht (van 1 dec. tot 31 dec. 2022: €147,04/nacht).

Internationale Zakenreizen

Korte internationale zakenreizen

Een Belgische werkgever kan een werknemer de mogelijkheid geven om een dagelijkse vergoeding te claimen voor korte (<30 opeenvolgende kalenderdagen) internationale dienstreizen (categorie 1). Deze vergoeding is belastingvrij, zowel voor de werkgever als voor de werknemer die deze ontvangt, op voorwaarde dat het bedrag van de vergoeding niet hoger is dan het maximumbedrag dat door de Belgische overheid is bepaald.

De dagelijkse vergoeding voor korte internationale reizen wordt toegekend ter compensatie van de kosten voor maaltijden en andere kleine uitgaven (lokale transportkosten, drankjes, snacks, fooien, kosten voor telecommunicatie) tijdens de zakenreis. Op deze manier hoeft de werknemer die de dagelijkse vergoeding ontvangt de werkelijke individuele maaltijd kosten (en andere kleine kosten) niet te declareren voor vergoeding.

De dagvergoeding kan alleen worden geclaimd door werknemers die normaal gesproken op het bedrijf werken (niet buitendienst) en niet dagelijks naar het buitenland reizen (zoals bijvoorbeeld vrachtwagenchauffeurs).

Als de zakenreis bestaat uit bezoeken aan meerdere landen, wordt de dagelijkse vergoeding bepaald op basis van de locatie van de laatste overnachting.

Een overnachtingsvergoeding kan worden toegevoegd aan de dagvergoeding wanneer de kosten voor de overnachting niet door de werkgever worden vergoed. Deze vergoeding kan niet geclaimd worden als er geen kosten verbonden zijn aan de overnachting (bijvoorbeeld: verblijf bij een vriend of familielid, of verblijf in een bedrijfsappartement).

Als sommige maaltijden tijdens de zakenreis worden betaald door de werkgever of een derde partij, moeten de volgende verminderingen worden toegepast:

• 35% van het bedrag van de dagelijkse vergoeding voor de lunch
• 45% van het bedrag van de dagelijkse vergoeding voor het diner
• 20% van het bedrag van de dagelijkse vergoeding voor overige kleine uitgaven

Hetzelfde geldt voor korte internationale dienstreizen: als de werknemer maaltijdcheques ontvangt voor de dagen dat hij/zij op zakenreis is, moet het bedrag van de maaltijdcheque worden afgetrokken van de dagelijkse vergoeding. Bovendien is het uiteraard niet toegestaan voor een werknemer om kosten die tijdens de zakenreis zijn gemaakt te declareren op basis van de bonnetjes in combinatie met de dagvergoeding.

De werkgever kan ervoor kiezen om een forfaitair bedrag van maximaal €37,18 toe te kennen (niet afhankelijk van het land van de zakenreis) of om het maximumbedrag te volgen dat door de Belgische overheid is vastgesteld en dat per land verschilt. Onderaan dit artikel vindt u de lijst met de officiële maximumbedragen.

Langdurige internationale dienstreizen

Voor dagvergoedingen voor internationale dienstreizen die langer duren dan 30 opeenvolgende kalenderdagen, gelden andere maximumtarieven (categorie 2). Onderaan dit artikel vindt u de lijst met de officiële maximumbedragen.

Bovendien zijn de dagvergoedingen voor langdurige internationale reizen beperkt tot 24 maanden en moeten de vergoedingen stoppen wanneer de werknemer besluit zich permanent in het buitenland te vestigen.

Verblijfsvergoeding

De werkgever kan de werknemer accommodatiekosten vergoeden als deze niet door de werkgever zijn verstrekt. De werkelijke accommodatiekosten worden vergoed op basis van bewijsstukken.

U kunt gemakkelijk de dagvergoedingenlijst voor België importeren in uw Rydoo account. Meer informatie hier.

Internationale zakenreizen: lijst met dagvergoedingen (van toepassing vanaf 15 juli 2025):

Bron: Ministerieel besluit (published in BS 14.07.2025)

Voor 14 Juli 2025, waren de dagvergoedingen in Ministerieel besluit 15 februari 2023 van toepassing.