Digitalisierung und Compliance im Spesenmanagement

Digitalisierung im Finanzbereich ist ein umfassendes, vielschichtiges Thema. Inwieweit können Unternehmen ihre Digitalisierung erfolgreich voranbringen? Welche Herausforderungen gilt es zu lösen? Und wie kann, speziell im Spesenmanagement, nicht nur digitalisiert, sondern gleichzeitig auch optimiert und papierlos gearbeitet werden? Diese und zahlreiche andere Fragen sind Teil eines jeden unternehmerischen Digitalisierungsprozesses.

Marie George, Business Development Manager der DACH Region bei Rydoo hat sich im Rahmen des Webinars Compliance im Spesenmanagement mit interessanten Gästen zu den Themen digitale Transformation, effektive Implementierung von Spesenmanagement-Tools, Konformität von Spesenrichtlinien und der Integration von HR/Personalabteilungen ausgetauscht. Besonders anschaulich wurden diese Themen außerdem anhand eines Best-Practice Beispiels: die Digitalisierung im Unternehmen Life Fitness .

Anschließend wurde im Rahmen einer Podiumsdiskussion diskutiert, welche Perspektiven sich heute für die Digitalisierung im Finanzbereich ergeben, welchen Einfluss Corona auf diese Entwicklung hatte und welche Schritte zukünftig nötig sind. Mehr dazu erfahren Sie hier. 

Zahlreiche Prozesse wurden in den vergangenen Jahren automatisiert. Durch neue Technologien haben sich unser Leben und unsere Arbeit erheblich vereinfacht. Und doch stehen viele Unternehmen immer noch vor Herausforderungen, wenn es darum geht, Arbeitsabläufe durch die Kombination von verschiedenen Tools zu digitalisieren und zu optimieren.

Prof. Dr. Gösta Jamin, Professor an der Hochschule Ludwigshafen, glaubt, dass CFOs davon profitieren können, ‘Late Mover’ zu sein. Das heißt, sie agieren erst, wenn andere Unternehmen bereits Erfahrungen mit Neuerungen gemacht haben. Automatisiertes Spesenmanagement fällt für Jamin allerdings nicht in diese Kategorie:

„Spesenmanagement ist ganz klar ein No-Regret-Move. Das sollte man auf jeden Fall machen, weil es viele, viele Vorteile hat.“  Prof. Dr. Gösta Jamin (Hochschule Ludwigshafen) 

Da digitales Spesenmanagement ausschließlich Vorteile mit sich bringe, sollten Unternehmen dessen Einsatz keinesfalls auf einen späteren Zeitpunkt verschieben. Darunter falle beispielsweise die Automatisierung von Prozessen, Compliance und Berichterstellung, sowie der Anreiz für Mitarbeiter:innen, das Tool schnell und einfach zu nutzen und somit die Spesen zeitnah abzurechnen.

Grundsätzlich werde dadurch die Datenqualität eines Unternehmens harmonisiert. Darüber hinaus sieht Jamin noch zahlreiche weitere Möglichkeiten der digitalen Optimierung. So ist der Experte der Meinung, dass beim Thema digitale Transformation das Zusammenspiel verschiedener Technologien die Voraussetzung für Veränderung ist.

Was wann entwickelt und damit verändert werden soll, orientiert sich dabei oftmals an der direkten Verbesserung von Prozessabläufen, Datengenerierung und -aufbereitung. Er sagt: “Eine Kombination von ganz unterschiedlichen Technologien, [ruft die] wirklich massive Veränderung hervor.”

Jannik Münzenberg, Territory-Manager in der DACH Regio bei Rydoo, weiß, wie wichtig interne und externe Compliance bzw. Konformität innerhalb und außerhalb für ein Unternehmen sind. Dabei gilt es besondere Herausforderungen zu beachten, je nachdem in welchem Land das Unternehmen tätig ist.

Die unterschiedlichen Richtlinien, Leitfäden und Ziele müssen international abgestimmt werden. Rydoo unterstützt Unternehmen aktiv dabei, ihre externe Compliance zu stärken. Dazu zählt beispielsweise, den Unternehmen zu helfen, steuerliche Vor- und Nachteile bei Mehrwertsteuer-Rückforderungen zu erkennen, passende Voraussetzungen für papierloses Arbeiten zu schaffen oder Tagegelder und Fahrtkosten konform der gesetzlichen Vorgaben und Unternehmensrichtlinien abzurechnen.

Allein innerhalb der DACH Region werden teils deutlich unterschiedliche Anforderungen an Unternehmen und Mitarbeiter:innen gestellt. Diese Regeln unterliegen ständigen Veränderungen. Rydoos Tool bietet durch aktuellste Updates immer die aktuellsten Abrechnungsmöglichkeiten, wie beispielsweise die Berücksichtigung der 3-Monats-Regel in Deutschland. 

Solche regelmäßigen Informationen geben besonders international tätigen Unternehmen Sicherheit, da Mitarbeiter:innen immer sicher sein können, alle aktuellen Richtlinien einzuhalten. Außerdem schafft Rydoos Spesenmanagement Tool den Mitarbeiter:innen Freiräume, um sich auf wesentliche Aufgaben zu konzentrieren.

Durch die vereinfachte, mobile Spesenverwaltung auf dem Handy wird nicht nur Zeit gespart, sondern auch Ressourcen wie Papier. Solche papierlosen Offices ermöglichen eine zeitnahe Spesenabrechnung von überall – auf Reisen oder im Backoffice.

Spesenmanagement ist nicht mehr länger nur ein Thema für die Finanzabteilung. Personalabteilungen, heutzutage häufig HR oder Human Resources bezeichnet, gewinnen mehr und mehr an Bedeutung, wenn es um das Thema Digitalisierung von Unternehmensstrukturen, beispielsweise im Spesenmanagement, geht. Personaler:innen können enorm von automatisierten Prozessen profitieren.

Wie genau, erklärt Holger Ringel, Managing Director bei Clevis. Unter den Stichpunkten Employee Experience und HR-IT-Architecture hält Ringel es für notwendig, dass Personalabteilungen auch bei der Digitalisierung des Expense Managements, also der Spesenabrechnung, das Leben von Angestellten erleichtern.

Während es in der Prä-Pandemie Arbeitswelt vor allem wichtig war, dass HR-Abteilungen das Arbeitsumfeld und alle relevanten Fragen zum Arbeitsalltag im Büro vor Ort im Blick hatten, spielt heute auch die virtuelle Arbeitserfahrung eine wichtige Rolle. Inzwischen können auch HR-Abteilungen ohne technischen Hintergrund mit einfachen Apps wie Rydoo das Spesenmanagement in ihrem Unternehmen digitalisieren und somit die Arbeitserfahrung der Mitarbeiter:innen verbessern.

Momentan sieht Ringel die größten Herausforderungen in diesem Kontext darin, die fachlichen Anforderungen für Mitarbeiter:innen zu definieren. Die Vorteile einer stärkeren Integration der HR überwiegen jedoch dadurch, da Personaler:innen dank Kommunikations- und Trainingstools viel näher an Mitarbeiter:innen sind, als die Finanz- oder Salesabteilung. So erklärt Jannik Münzenberg, Territory-Manager in der DACH Region von Rydoo, dass es wichtig sei, nicht nur auf die Backoffice und Compliance Perspektive zu achten.

Denn selbst wenn die Finanzabteilung oder das Sales-Team zufrieden mit einem neuen Tool seien, könne das Verständnis und Wissen von Mitarbeiter:innen fehlen, um das Tool tatsächlich zu verwenden. An diesem Punkt komme die HR-Abteilung ins Spiel, die für die Kommunikation mit den Mitarbeiter:innen verantwortlich sei. Münzenberg sagt dazu: 

„Wichtig dabei ist, Verständnis zu schaffen, einfach zu erklären und Vorteile, wie beispielsweise schnelle Rückzahlungen, aufzuzeigen. Die User-Experience wurde in der Vergangenheit oftmals vernachlässigt und ist dabei so wichtig für die interne Compliance.“  

Das gemeinsame Ziel ist klar: Einfaches, präzises Spesenmanagement macht nicht nur die Finanzabteilung glücklich, sondern auch Personaler:innen und Mitarbeiter:innen. Denn diese können sich danke neuer Tools wie Rydoo einfach und papierlos auf ihre Arbeit konzentrieren.