Von Excel zum digitalen Spesenmanagement

Skeptische Mitarbeiter:innen, veraltete Software Systeme und die besonderen Anforderungen für Außendienstler. Das amerikanische Unternehmen Life Fitness kennt die Herausforderungen der Digitalisierung nur zu gut.

Gemeinsam mit dem digitalen Spesenmanagement-Tool Rydoo konnte das Unternehmen, welches im Jahr 2015 weltweit mehr als 1.700 Mitarbeiter:innen zählte, einen großen Schritt in Richtung erfolgreicher Digitalisierung und Automatisierung von Arbeitsprozessen machen.

Wie sich Life Fitness den Herausforderungen der Digitalisierung im Spesenmanagement stellte, darum soll es in diesem Fallbeispiel gehen.

Herausforderungen der Digitalisierung in einem globalen Unternehmen

Bereits seit über 50 Jahren ist Life Fitness Weltmarktführer im Bereich Fitness und Sport. Mit 4 Milliarden jährlichen Workouts hat sich das Unternehmen mit Hauptsitz in den USA erfolgreich auf die Herstellung und den Vertrieb von Fitness Geräten spezialisiert.

Auch bei Life Fitness müssen Mitarbeiter:innen, vom Techniker bis hin zum Sales-Representative, um den gesamten Globus reisen. Zudem gilt es stets die regionalen Unterschiede, gesetzlichen Anforderungen und sich verändernden Regelungen im Blick zu behalten.

Keine einfache Aufgabe. Daher hat das Thema Reisekostenabrechnung einen hohen Stellenwert für Thomas Lippels, Financial Manager und Michael Klotz, Finance Supervisor der DACH Region des Unternehmens.

In Deutschland, Österreich und der Schweiz verfügt Life Fitness bis heute über 50 bis 60 Mitarbeiter:innen, die als Techniker, Installateure und im Verkauf im Außendienst tätig sind. In der Vergangenheit waren Reisekosten über Excel-Formulare und teilweise sogar noch manuell auf Papier abgerechnet worden. Umständlich und zeitintensiv – nicht nur für die Mitarbeiter:innen unterwegs.

Lippels und Klotz wollten das ändern. Mithilfe von Rydoo digitalisierte Life Fitness sein komplettes, auf Excel basierendes Spesenmanagement System und integrierte das digitale Tool in seine Arbeitsprozesse. “Wir haben das komplette Team davon überzeugt, dass es die richtige Entscheidung war”, erklärt Klotz den Schritt.

Während die Veränderung vom Wunsch nach höherer Effizienz getrieben war, sei das langfristige Ziel gewesen, digitale Prozesse zu optimieren. Denn Klotz und Lippels sagen:

“Für uns sind Digitalisierung und Vereinfachung eng miteinander verbunden.”

Um diese Vereinfachung zu erreichen, mussten die Teams hinter Life Fitness und Rydoo jedoch einige Punkte beachten. Und das war erst der Anfang.

Rydoo und Life Fitness: Die wichtigsten Schritte in Richtung Automatisierung

Der Schritt in die Automatisierung war nicht immer einfach. Gemeinsam mit Rydoo konnte Life Fitness jedoch alle Herausforderungen meistern. Zu diesen Herausforderungen zählten, unter anderem, die unterschiedlichen IT Compliances in Europa und den USA.

Diese mussten erst recherchiert, zusammengeführt und aufeinander abgestimmt werden. Außerdem war eine enge Absprache mit allen Mitarbeiter:innen nötig, um die notwendigen Abteilungen zur Zusammenarbeit zu bewegen. Darüber hinaus hatten Nutzer und weitere Beteiligte erst einmal von der neuen Finanz-Lösung überzeugt werden müssen.

Das beinhaltete Trainings und eine umfassende Vorstellung und Erklärung des neuen Tools. Schlussendlich stand die Integration und Erneuerung des veralteten ERP Systems an. Hier war die Systembereitschaft, bei der das Tool in ein veraltetes Softwaresystem integriert werden musste, herausfordernd.

Nach Aussagen der Life Fitness Manager haben sich all diese Schritte und Bemühungen jedoch gelohnt. Auf die Frage hin, wie Mitarbeiter:innen nach der Implementierung des Tools auf die App reagiert hätten, hat Lippels nur eine Antwort: “fantastisch!”

Bis zu 95 % der Angestellten hätten das neue Spesenmanagement Tool von Rydoo sehr positiv aufgenommen. Hilfreich für die erfolgreiche Umsetzung seien besonders der sogenannte “Feedback-Kummerkasten” und die Schulungen zu Beginn der Implementierung gewesen.

Die wichtigsten Faktoren für die erfolgreiche Umsetzung von Rydoos Spesenmanagement Tool bei Life Fitness seien jedoch die gute interne Kommunikation, sowie die enge Zusammenarbeit im Team mit Rydoo gewesen. Wichtig für den Projektfortschritt war demnach eine transparente, interne Kommunikation, nicht nur mit dem HR Team, sondern auch mit Finance, IT und Sales.

Dadurch war die Dauer bis zum Einsatz des neuen Tools verkürzt worden und alle Mitarbeiter:innen des Unternehmens waren direkt in den Prozess mit eingebunden worden. Nach dieser Erfahrung hat Michael Klotz einen Tipp für alle zukünftigen Rydoo Nutzer:innen:

“Die IT und alle betroffenen Abteilungen müssen so früh wie möglich eingebunden werden.” Michael Klotz (Finance Supervisor, Rydoo)

In Kombination mit Rydoos engagiertem Customer Success Management Team habe die Umsetzung des Projekts dann ideal funktioniert.

Erfolgreiche Implementierung: interne und externe Compliance meistern

Im Rahmen der Projektpartnerschaft von Rydoo und Life Fitness waren besonders die Punkte der internen und externen Compliance von Bedeutung gewesen. Dank Rydoo konnte Life Fitness seine Arbeitsprozesse in diesen Bereichen erheblich verbessern. Das internationale Umfeld, in dem global tätige Unternehmen wie Life Fitness operieren, macht es Mitarbeiter:innen nicht immer leicht, stets die aktuellsten gesetzlichen Richtlinien im Blick zu behalten.

Auch die große Anzahl an Angestellten in den USA und Europa, die tagtäglich für Life Fitness um den Globus reisen, stellte das unternehmensinterne Spesenmanagement vor Herausforderungen. Es galt, stets und zeitnah alle internationalen Richtlinien, Leitfäden und Ziele aufeinander abzustimmen. Hier kamen Rydoo und der Territory-Manager von Rydoos DACH Region, Jannik Münzenberg, ins Spiel.

Mithilfe des digitalen Spesenmanagement Tools wurde die Konformität von Life Fitness innerhalb und außerhalb des Unternehmens sichergestellt. So half Rydoo beispielsweise dabei, steuerliche Vor- und Nachteile bei Mehrwertsteuer-Rückforderungen zu erkennen, passende Voraussetzungen für papierloses Arbeiten zu schaffen und Tagegelder sowie Fahrtkosten konform zu den gesetzlichen Vorgaben und Unternehmensrichtlinien von Life Fitness abzurechnen.

Das Rydoo Tool stellt außerdem zu jedem Zeitpunkt aktualisierte Informationen über sich verändernde Anforderungen zur Verfügung. So konnte Life Fitness sicherstellen, dass die teils deutlich unterschiedlichen Regeln der DACH-Region stets eingehalten werden. Regionale Besonderheiten, wie beispielsweise die 3-Monats-Regel in Deutschland, werden somit schnell und einfach berücksichtigt.

Für Thomas Lippels und Michael Klotz ist die automatisierte Einhaltung der internen und externen Compliance durch Rydoo ein wichtiger Schritt in Richtung vollständiger Digitalisierung ihres Unternehmens. Doch damit ist es für die beiden noch nicht getan.

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Ausblick: Digitalisierung auf andere Bereiche ausweiten

Zufriedene Mitarbeiter:innen, optimierte, papierlose Arbeitsprozesse und Compliance mit immer neuen Regeln und Richtlinien bei der Spesenabrechnung – Life Fitness nutzt heute erfolgreich das digitale Spesenmanagement Tool Rydoo für seine Buchhaltung.

Damit digitalisierte das Unternehmen seine bis dato Excel basierte Reisekostenabrechnung vollständig. Nach anfänglicher Skepsis sind auch die Mitarbeiter:innen von Life Fitness überzeugt: der Schritt in Richtung Digitalisierung war wichtig und richtig. Doch das amerikanische Unternehmen möchte seinen Weg in die vollständige Digitalisierung weiter fortsetzen.

Neben den bisher erfolgreich umgestellten Bereichen der Reisekostenabrechnung, wurden inzwischen auch die Verwaltung von Eingangsrechnungen, sowie Übernahmeprotokolle und die Kommunikation mit Leasingpartnern digitalisiert.

Darüber hinaus plant Life Fitness zukünftig noch weitere Unternehmensbereiche zu automatisieren und damit zu verbessern. Denn die Teams bei Life Fitness und Rydoo sind sich sicher: nur durch Digitalisierung lassen sich Arbeitsprozesse langfristig vereinfachen und verbessern.

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