Sollte die Überwachung der Konformität in einem Unternehmen in der Finanz- oder der Personalabteilung verwaltet werden?

Mit dem Wachstum eines Unternehms wächst auch der Bedarf an besseren Kontrollmechanismen. Denn das heikle Thema der Einhaltung von Vorschriften, also der Compliance bzw. Konformität, gewinnt mehr und mehr an Bedeutung.

Eine der häufigsten Fragen, die uns gestellt werden, lautet daher auch: “Wo sollte die Kontrolle über die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und Unternehmensvorschriften angesiedelt sein, in der Personalabteilung oder im Finanzwesen?”.

Wir wollten das Thema von beiden Seiten beleuchten und einen Blick darauf werfen, wie Unternehmen des 21. Jahrhunderts ihre Konformitäts-Administration verwalten sollten.

“Business Compliance” kann für verschiedene Unternehmen eine Reihe unterschiedlicher Dinge bedeuten.

So gibt es beispielsweise im britischen Finanzdienstleistungssektor eine sehr genau definierte Compliance-Regelung, die im Senior Manager’s Regime (SMR) festgelegt ist, während in den USA die SARBOX-Compliance schon seit vielen Jahren existiert.

In diesem Artikel betrachten wir die Compliance-Verwaltung jedoch eher aus der Perspektive der Spesen- und Gehaltsabrechnung; wer sollte die Regeln festlegen und wer sollte sie verwalten.

Wenn Sie in einem großen Unternehmen tätig sind, ist es durchaus möglich, dass Sie ein eigenes Compliance- und Untersuchungsteam haben, das sich um all diese Fragen kümmert. Aber in den meisten Unternehmen muss die Einhaltung der Vorschriften an eine bestehende Abteilung delegiert werden.

Eines der größten Probleme, die auftreten können, ist, dass die Personal- und die Finanzabteilung oft hartnäckige Vorurteile über die jeweils andere Abteilung haben.

Die Personalabteilung wird von der Finanzabteilung als schwammiger Lieferant von Mitarbeiterbefragungen und Parkplatzzuweisungen angesehen, während die Personalabteilung die Finanzabteilung als kaltblütigen Erbsenzähler mit wenig menschlichem Einfühlungsvermögen betrachtet.

Wir freuen uns, sagen zu können, dass unserer Erfahrung nach beide Seiten oftmals völlig daneben liegen. In den Unternehmen von heute sind beide Abteilungen ein sehr viel strategischerer und integrierter Teil des Managementumfelds.

Die erste Anlaufstelle für jedes Unternehmen, das seine Unternehmens-Compliance optimieren möchte, besteht also darin, sich von diesen Stereotypen zu lösen und eine modernere Sichtweise auf die Fähigkeiten der verschiedenen Teams und Abteilungen zu entwickeln.

Beginnen wir also mit dem Finanzteam. Warum sollten sie die Verantwortung tragen und welche Vorteile bringt das mit sich?

Die leitenden Mitarbeiter:innen der Finanzabteilung würden sagen, dass die Einhaltung der Vorschriften ein natürlicher Bestandteil ihrer täglichen Arbeit ist. Vieles von dem, was sie tun, wird durch Kontrollen und Prozesse geregelt, das natürlich zu einer Compliance-Denkweise führt.

Was die Ausgaben betrifft, so ist der Finanzbereich an den Umgang mit Zahlen gewöhnt und kann Muster und Anomalien erkennen und untersuchen, was Menschen mit einer Ausbildung in anderen Disziplinen vielleicht weniger gut ausführen können.

Ein großer Teil der Arbeit des Finanzteams dreht sich um Systeme und Prozesse, so dass es nur ein kleiner Schritt ist, auch diese zu verwalten, wenn es um Spesen, Ausgaben oder Gehaltsabrechnungen geht.

Die Finanzabteilung kennt die Risiken und kann methodisch Bereiche erkennen, in denen potenzielle Probleme auftreten könnten. Achtung, Vorurteil: Natürlich sind Buchhalter:innen im Allgemeinen sehr detailverliebt. Sie wissen, dass Genauigkeit das A und O ist, wenn man mit dem Geld anderer Leute arbeitet.

Natürlich können Steuern ein Problem darstellen, und insbesondere bei Ausgaben können die Regeln sehr komplex sein und ein gründliches, aktuelles und fundiertes Fachwissen erfordern.

Wie Sie also sehen, gibt es einige sehr überzeugende Gründe, warum die Einhaltung von Vorschriften in Unternehmen fest in der Finanzabteilung angesiedelt sein sollte!

Die Finanzabteilung macht sich stark für die Einhaltung der Vorschriften im Unternehmen, aber jeder Personalleiter wird Ihnen sagen, dass die Zahlen nur eine Seite der Medaille sind.

Zwar wird die Personalabteilung oft als “Menschen”-Manager dargestellt, die über eine ausgeprägte soziale Kompetenz verfügen. Tatsächlich wird Ihnen die Personalabteilung sagen, dass der Großteil ihrer Arbeit aus der Einhaltung von Vorschriften besteht.

In den meisten Ländern beginnt diese Compliance schon vor der eigentlichen Einstellung einer neuen Person, denn es gibt strenge Vorschriften darüber, was man in einer Stellenanzeige und sogar im Vorstellungsgespräch sagen darf und was nicht.

Arbeitsrecht, die Überprüfung des Hintergrunds und der Qualifikationen sind allesamt darauf ausgerichtet, das Risiko für das Unternehmen bei der Einstellung von neuen Arbeitskräften zu verringern. Das Thema Compliance zieht sich also durch alle Prozesse des Einstellungsverfahrens.

Die Personalabteilung ist in der Regel für die Richtlinien und Verfahren zuständig, die alle Arbeitskräfte des Unternehmens betreffen und sich tatsächlich auf ihren Alltag auswirken.

Darüber hinaus ist die Personalabteilung in der Regel diejenige Abteilung, die am effektivsten mit allen Mitarbeitern kommunizieren kann und für das unternehmensweite Engagement der Mitarbeiter:innen verantwortlich ist.

Das bedeutet, dass sie nicht nur über die technischen Möglichkeiten verfügen, über E-Mail-Verteiler, Messaging-Apps usw. zu kommunizieren, sondern auch über die Kreativität, um die Kommunikation zu konzipieren.

Oft sind es die Personalfachleute, die Fragen zu Gehaltsabrechnungen und Ausgaben beantworten und die Verantwortung für die Verwaltung des Prozesses tragen, wenn etwas schief läuft.

Wenn Unternehmen Rydoo als Teil ihres Compliance-Tech-Stacks einsetzen, wird es häufig in der Personalabteilung eingesetzt. Roberto Nunes, der HR Business Partner des Rydoo-Kunden Fagron, erklärt:

“Die Personalabteilung kümmerte sich zwar nicht um das Spesenmanagement, aber dies war ein Prozess, der sich auf das Leben aller Mitarbeiter auswirkte und ihre Lebensqualität direkt beeinflusste. Moderne IT-Lösungen gelten als Vorteil und wirken sich auf die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit aus.”

Die Qualität des Arbeitsumfelds ist also wichtig, und die Personalabteilung kann sicherlich dafür sorgen, dass neue Compliance-Maßnahmen in dieser Hinsicht so wenig wie möglich beeinträchtigt werden.

Es ist klar, dass beide Funktionen einen berechtigten Anspruch darauf haben, für die Konformität des Unternehmens verantwortlich zu sein. Oft wird die endgültige Entscheidung eher von praktischen Erwägungen als von theoretischen Best Practices abhängen.

So kann ein kleines Unternehmen, das seine Finanzfunktion auslagert, aber über eigene Personalverantwortliche verfügt, es vorziehen, die Verantwortung für die Konformität bei seinen Mitarbeitern vor Ort zu belassen.

Ein vergleichbares Unternehmen kann aber auch über ein Finanzteam verfügen, in dem Mitarbeiter tätig sind, die viel Erfahrung mit Compliance haben und die hervorragende Arbeit leisten können.

Wichtig ist, dass das Unternehmen eine Entscheidung trifft, anstatt das Problem zu ignorieren und zu hoffen, dass sich schon jemand in der Firma darum kümmern wird.

Der Schlüssel liegt vielleicht darin, Compliance weniger als eine Frage von Regeln und Vorschriften zu betrachten, sondern mehr als eine Frage von Ethik und Kultur.

Shanti Atkins, Präsidentin und Chief Strategy Officer der Ethik- und Compliance-Beratungsfirma NAVEX Global, sagt: “”Es ist wichtig, eine Kultur des Dialogs zu schaffen, die Mitarbeiter zu ermutigen, sich frühzeitig zu beschweren, und ihnen mehrere Möglichkeiten zu geben, sich zu beschweren. Es ist auch wichtig, sicherzustellen, dass Disziplinarmaßnahmen angemessen und konsequent gehandhabt werden.

Eine Kultur, in der sich die Menschen ganz selbstverständlich an die Regeln halten und in der sie das Gefühl haben, dass ein Fehlverhalten angemessen bestraft wird, macht die Einhaltung der Vorschriften zu einem sich selbst erhaltenden System.

Wichtig ist auch, dass die Unternehmensleitung den Ton für die Compliance-Kultur angibt, mit gutem Beispiel vorangeht und für volle Transparenz sorgt.

Wir sind außerdem der Meinung, dass wirksame Instrumente in jedem Compliance-Umfeld eine wichtige Rolle spielen.

Mit Rydoo können Manager beispielsweise Regeln dafür aufstellen, was geltend gemacht werden kann und was nicht, wodurch natürlich sichergestellt wird, dass die Compliance eingehalten und verstanden wird. Ein System, das automatisch zur Einhaltung der Regeln führt, bedeutet, dass viele kleine Verstöße gegen die Regeln vermieden und Unstimmigkeiten und Unmut reduziert werden.

Schlussendlich ist es wichtig zu verstehen, welche Rolle eine klare und effektive Kommunikation in einer Compliance-Kultur spielen kann. Wie Christopher Storck von der Zeitschrift Communication Director sagt:

“Moderne Unternehmenskommunikation erfordert die direkte Einbeziehung der Stakeholder – nicht nur mit ihnen reden, sondern auch zuhören. Statt Propaganda zu betreiben, müssen Kommunikationsmanager mit allen Gruppen und Einzelpersonen in Dialog stehen, die zusammenarbeiten (oder zumindest keine Hindernisse darstellen) müssen, wenn das Unternehmen seine Ziele erreichen will”.

Mit anderen Worten: Welche Abteilung auch immer nominell für die Compliance, Konformität und Einhaltung der Vorschriften im Unternehmen zuständig ist, muss alle Interessengruppen in den Prozess der Festlegung der Kultur, des Tons und der Regeln, die von den Mitarbeitern erwartet werden, einbeziehen, andernfalls werden die Bemühungen wahrscheinlich erfolglos bleiben.

Die Überprüfung der Einhaltung von Spesenrichtlinien kann sehr ressourcenintensiv sein, wenn Sie sich dafür entscheiden, dies manuell zu tun. Mit Rydoo können Sie dieses Problem allerdings getrost vergessen.

Rydoo prüft die Anträge automatisch anhand der von Ihnen festgelegten Richtlinien und markiert alles, was nicht korrekt ist, oder verweigert die Bearbeitung. So können sich Ihre Mitarbeiter (egal, ob sie in der Personal- oder Finanzabteilung arbeiten) auf ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren.

Wenn Sie herausfinden möchten, wie Rydoo Ihrem Unternehmen beim Thema Compliance behilflich sein kann, dann rufen Sie uns doch einfach an.