Bevor wir damit beginnen, zu erklären, wie man eine effektive Reisekostenrichtlinie schreibt, ist es wichtig zu verstehen, wie man sie nicht schreiben sollte. In unserem vorherigen Blog Post haben wir geklärt, warum eine Richtlinie für den Arbeitgeber sowie den Arbeitnehmer wichtig ist – eine Richtlinie zu haben die keiner liest hilft hierbei nichts. 30 Seiten Text mit 500 Wörter pro Seite? Niemand hat Zeit, das zu lesen. Was wird also tatsächlich benötigt?
Laut der Global Business Travel Association geben 79 % der Geschäftsreisenden an, dass die Reisekostenrichtlinie ihres Unternehmens die Entscheidungen während ihrer Reise stark beeinflusst. Dennoch weichen die Buchungen von Reisenden die ihre Flüge selbst buchen (63 %) ab von dem was ihre Arbeitgeber glauben sei gemäß der Richtlinie gebucht wurden (90 %). Es besteht eine starke Unstimmigkeit zwischen dem, was das Finanzteam kommuniziert, und dem was die Mitarbeiter darunter verstehen.
Visuelle Aufbereitung und Präsentation der Richtlinien als Erfolgsfaktor
Scheuen Sie sich nicht davor, die berühmte Extrameile zu gehen. Lassen Sie Ihre Designer ein Dokument entwerfen oder engagieren Sie externe Designer, wenn es nötig ist, aber erstellen Sie ein Dokument, das Ihre Mitarbeiter beeindruckt. Holen Sie Ihr Marketingteam dazu, um einen Blick auf die verwendete Sprache zu werfen. Ja, wir sind uns bewusst, dass die Reisekostenmanagement-Plattform Ihre Mitarbeiter letztendlich ermahnt, wenn sie einen Fehler machen, doch werden Ihre Mitarbeiter deutlich weniger Fehler machen, wenn sie sich direkt zu Beginn der Einführung mit den Richtlinien befassen und auseinandersetzen.
Ihre Vorlage zur effektiven T&E Richtlinie
Präzise, leicht verständliche und klare Struktur
Sie möchten nicht nur, dass Ihre Mitarbeiter die Richtlinien lesen, sondern zusätzlich sicherstellen, dass sie die wichtigsten Punkte auch verinnerlichen. In einigen Fällen reicht ein übersichtliches Spreadsheet mit Bezeichnung der Regel und einer kurzen Beschreibung bereits aus. Wie simpel Sie Ihre Richtlinien aufbauen können, hängt nicht zuletzt vom Typ und der Größe Ihres Unternehmens ab. Wenn Sie über unterschiedliche Regeln für verschiedene Managementebenen verfügen oder Ihre Mitarbeiter in verschiedenen Gerichtsbarkeiten verkehren, werden Ihre Richtlinien höchstwahrscheinlich etwas umfangreicher ausfallen als bei dem unten aufgeführten Beispiel. Sofern es Ihnen möglich ist, sollten Sie stets auf kürzere Ausführungen zurückgreifen, Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken.
Einfach und präzise bedeutet auch ein standardisiertes Regelwerk – ohne viel Raum zum Manövrieren oder Hinterfragen. Es sollte vermieden werden, Seite um Seite mit Ausnahmen und Sonderregelungen zu füllen, die es im Grunde genommen gar nicht erst geben sollte. Sollten Sie von einem Mitarbeiter etwa gebeten werden, eine nicht richtlinienkonforme Ausgabe zu genehmigen, ist es deutlich einfacher, diese Anfrage abzulehnen, wenn es keine Ausnahmen gibt. Der Workflow Ihres Finanzteams ist weniger umfangreich und Ihre Mitarbeiter haben ein klares Verständnis der Richtlinien.
Je nach Größe Ihres Unternehmens gibt es möglicherweise nicht für jeden einheitlich übergreifende Reisekostenrichtlinien. Ihre Reisekosten können sich auf verschiedene Abteilungen und Managementebenen verteilen, was wiederum in den Richtlinien deutlich festgehalten und bestimmt werden muss. Das Senior Team im Bereich Sales reist vermutlich häufiger als beispielsweise Ihr HR-Team – selbstverständlich sollten Ihre Richtlinien dies berücksichtigen und widerspiegeln. Sollte Ihr Unternehmen mit Tagespauschalen arbeiten – vor allem bei grenzübergreifenden Reisen – wird eine zusätzliche Ebene an Komplexität anfallen. Stellen Sie sicher, dass sie eindeutig differenzierte, verständliche Richtlinien für unterschiedliche Mitarbeiter aufstellen, sodass jeder Ihrer Mitarbeiter zu jeder Zeit genau weiß, wie er sich zu verhalten hat.
Definition & Kennzeichnung der wichtigsten Faktoren
Einführung und allgemeine Regeln
Der erste wesentliche Punkt sollte eine gelungene Einführungsphase sein. Bauen Sie Vertrauen auf, indem Sie Ihren Mitarbeitern erklären, warum Reise- und Ausgabenrichtlinien eingeführt werden und wie ihnen damit im Alltag geholfen wird. Die Richtlinien sorgen für Sicherheit vor allem an potentiell gefährlichen Reisezielen, optimieren den Reisebuchungs- & Abrechnungsprozess und helfen dem Unternehmen, Kosten einzusparen.
Wenn deutlich wird, was man von den Mitarbeitern erwartet, können diese Ihr Unternehmen sowohl im In- als auch im Ausland angemessen vertreten. Die drei Kernaspekte, die bei der Richtlinien-Einführung herausgestellt werden sollten, sind:
- Reisepläne und -kosten sollten vollständig dokumentiert werden
- Mitarbeiter sollten nach bestem Ermessen zwischen angebrachtem Komfort und unnötigem Mehraufwand unterscheiden
- Mitarbeiter sollten Reisekosten nicht zur eigenen Bereicherung nutzen (Treuepunkte und Flugmeilen inbegriffen)
Die Konsequenzen einer Abweichung von den oben genannten Kernaspekten müssen eindeutig klargestellt werden. Des Weiteren können Sie den Workflow der Einreichung von Reisekosten erklären, bei dem Kosten so früh wie möglich nach der Beschaffung (normalerweise innerhalb von 30 Tagen) eingereicht werden müssen und dass alle relevanten Informationen auf der Rechnung bzw. der Quittung aufgeführt sein sollten. Sie können dann zusätzlich erläutern, wie der Genehmigungsprozess abläuft und – für den Fall, dass ein Mitarbeiter Auslagen erbringt und nicht über eine Firmenkreditkarte verfügt – wie lange eine Rückzahlung voraussichtlich dauern wird.
Machen Sie deutlich, dass der regelmäßige Umgang mit einer Reisekostenmanagement-App, sofern Ihr Unternehmen mit einer Software arbeiten sollte, Ihren Mitarbeitern ein besseres Gespür für die neu eingeführten Richtlinien geben wird. Im Abschnitt zur Vorgehensweise wird noch einmal genauer beschrieben, wie ein solches Reisekostenmanagementsystem funktionieren kann.
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Drei der wichtigsten Kostenfaktoren im Fokus:
1.Transportkosten
Besonders bei internationalen Geschäftsreisen sind Ihre Transportkosten wahrscheinlich ein erheblicher Kostenfaktor. Zunächst möchten wir den Flugverkehr etwas genauer betrachten. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die notwendigen Informationen mit auf den Weg, sodass sie wissen, was von ihnen erwartet wird, wenn Sie Geschäftsreisen buchen – Beispiele hierfür:
- Können Senior Mitarbeiter Business Class fliegen?
- Gibt es maximal zulässige Budgets für bestimmte Reiseziele?
- Wie weit im Voraus sollten Ihre Mitarbeiter Tickets kaufen?
- Was kann nicht als Auslage geltend gemacht werden (Priority Boarding, Upgrades etc.)?
Geschäftsreisen am Boden sind vielleicht noch komplizierter. Tatsächlich sind diese Arten der Geschäftsreise durchaus kontrovers diskutierte Kostenfaktoren. Wie wir zuvor bereits festgestellt haben, ist vor allem der Faktor Treibstoff anfällig für Betrugsfälle. Welche Aspekte sollten also in Reise- und Ausgabenrichtlinien Erwähnung finden:
- Sie sollten klar und deutlich formulieren, dass Ihre Mitarbeiter stets den kostengünstigsten Transport wählen sollten
- Wie hoch sind die maximalen Kosten für Taxifahrten?
- Autovermietungen können Ihre Kosten unnötig in die Höhe treiben, also sorgen Sie dafür, dass diese vorab – gestützt durch eindeutig formulierte Verhaltensrichtlinien – genehmigt werden.
- Wie sollen Ihre Mitarbeiter Ansprüche auf Kilometerleistung und verbrauchten Treibstoff geltend machen?
- Welche Posten können nicht zurückerstattet werden? Typischerweise Upgrades, Bußgelder für Geschwindigkeitsüberschreitungen und Straf-
zettel.
2. Unterkunft
Der Kostenfaktor Unterkunft sollte etwas leichter zu klären sein, doch auch hier herrschen oftmals eine Menge Unklarheiten. Sie sollten sich fragen:
- Wie hoch ist der maximale Betrag, der für die Unterkunft zur Verfügung steht?
- Wie viel kann in verschiedenen Ländern und Städten – auf Grundlage der durchschnittlichen Kosten – ausgegeben werden?
- Welche Kostenfaktoren einer Unterkunft sind nicht für eine Rückerstattung qualifiziert – beispielsweise die Minibar?
- Wie lange sollte der Aufenthalt eines Mitarbeiters in einem Hotel andauern, bevor Wäschereikosten erstattet werden?
Bereits eine einzige Übernachtung in einem Hotel kann durch unnötige Extras zu einem unerwartet hohen Kostenfaktor heranwachsen.
3.Verpflegung
Wie bereits besprochen, kalkulieren einige Unternehmen die Kosten für Verpflegung bereits in ihre Tagespauschalen ein. Wenn Sie nicht mit Tagessätzen arbeiten, sollten Sie sich fragen:
- Wie viel kann ein Mitarbeiter für Frühstück, Mittag- und Abendessen ausgeben?
- Lassen wir es zu, dass in Ländern und Städten mit höheren Lebenshaltungskosten mehr für die Verpflegung ausgegeben wird?
Fälle können komplizierter werden, sobald Ihre Mitarbeiter Gäste bewirten. Sorgen Sie dafür, dass eine Bewirtung der Gäste nicht verschwenderisch, überzogen oder unangemessen erfolgt. Wollen Sie deshalb die maximal zulässigen Kosten für jeden bewirteten Gast begrenzen? Wie auch immer Ihre Entscheidung aussehen mag, Sie sollten stets hinterfragen, wie viele Teilnehmer es gibt, wer diese Teilnehmer sind und welchem Zweck die Bewirtung dieser Teilnehmer dient.
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