Die internationale Beratungsfirma Q_PERIOR unterstützt Unternehmen mit innovativen Lösungen und neuen Geschäftsmodellen dabei, auf der Welle der digitalen Transformation zu surfen und sich auf sich schnell ändernde Marktbedingungen vorzubereiten. Auch die internen Prozesse des Unternehmens sind von Innovation getrieben. Mit der Implementierung von Rydoo geht Q_PERIOR einen weiteren Schritt in Richtung eines papierlosen Spesenmanagementprozesses.
Verwaltung der Ausgaben per Knopfdruck
Geschäftsreisen gehören zum Alltag der Berater von Q_PERIOR. Die Reisen machen vier bis fünf Tage ihrer Arbeitswoche aus. Da die Reisekostenabrechnung untrennbar mit den Reisen der Berater verbunden ist, musste der Prozess schneller und effizienter werden. Senior Professional Finance Christine Grossmann fordert im Interview, dass darüber hinaus der Spesenmanagementprozess umweltfreundlich, papierlos und digital erfolgen sollte. Um den Wünschen der Mitarbeiter sowie der Geschäftsführung nachzukommen, wurde das Finanz- und Controlling-Team beauftragt, ein geeignetes digitales Spesenmanagement-Tool auszuwählen.
… aber nicht ohne Vergleich
Bevor die endgültige Entscheidung getroffen wurde, wurden natürlich die verschiedenen Features der Tool-Anbieter verglichen. In die engere Wahl kamen neben Rydoo noch zwei weitere Anbieter. Q_PERIOR hat sich die angebotenen Features, den Preis aber auch die Kompetenz der Mitarbeiter der drei Mitbewerber angeschaut. Warum sie sich letztendlich für eine Zusammenarbeit mit Rydoo entschieden haben?
Entscheidend war, dass das Tool die Anforderungen von Q_PERIOR erfüllt. Außerdem waren die Mitarbeiter von Rydoo sehr kompetent und das Preis-Leistungs-Verhältnis des Tools insgesamt gut. Außerdem wurde eine App angeboten, damit unsere Mitarbeiter jederzeit und überall ihre Reisekosten hochladen können. Das war uns sehr wichtig!
Nahtloser Implementierungsprozess
Für Q_PERIOR war es sehr wichtig, dass die Mitarbeiter einen nahtlosen und unkomplizierten Umstieg auf das neue Tool erleben konnten. Daher wurden die von Rydoo bereitgestellten Schulungsmaterialien als Vorlage verwendet, aufbereitet und den Mitarbeitern in der Unternehmenssprache angeboten. Darüber hinaus wurden die durchgeführten Schulungen aufgezeichnet und stehen den Mitarbeitern bei Bedarf im Intranet des Unternehmens zum Nachschlagen zur Verfügung.
Zu Beginn stellte Q_PERIOR eine kleinere Gruppe von 40-50 Mitarbeitern ein. Nach sehr positiven Erfahrungen und Rückmeldungen wurde Rydoo in den folgenden Monaten auf alle Mitarbeiter im DACH-Raum ausgerollt. Bis heute werden wöchentlich rund 5000 Belege in der App hochgeladen und übermittelt. Laut Christine wurde die Einführung des Spesenmanagement-Tools unternehmensweit als sehr positiv wahrgenommen.
Nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch das Finanz- und Controlling-Team schätzen die Zusammenarbeit mit Rydoo. Besonders die Flexibilität, die Ausgaben nach Mitarbeitern sortiert zu steuern, wann immer es am besten in den Zeitplan passt (sogenannte Echtzeit-Ausgaben), anstatt bis zum Ende des Monats zu warten, wird von Saskia Jürgensen aus dem Buchhaltungsteam als sehr positiv empfunden.
Abschließend lässt sich sagen, dass sowohl die Berater unterwegs als auch die Mitarbeiter im Innendienst von dem Tool profitieren, um die Geschäftsreisen und alle damit verbundenen Aufgaben zu erledigen. Besonders die tolle Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen aus dem Customer Success Management Team von Rydoo wurde im Interview mit Q_PERIOR hervorgehoben.