Après avoir franchi l’étape cruciale du choix de la solution de gestion des dépenses, un nouveau défi de taille émerge : son déploiement. Au-delà de l’intégration technologique, cette implémentation implique une gestion du changement efficace et des arbitrages stratégiques au sein de l’entreprise. Les décisions prises à ce stade jouent un rôle déterminant dans la perception de l’outil, tant par les équipes dirigeantes que par les utilisateurs finaux.
Dans ce contexte, quels sont les facteurs clés pour garantir une transition fluide et efficace ? Trois éléments essentiels se démarquent pour une implémentation réussie : impliquer les parties prenantes, simplifier les processus internes et permettre la mesure de la performance à court terme.
L'engagement des parties prenantes : le facteur humain
Pour assurer une implémentation efficace, l’adhésion des collaborateurs est indispensable, et elle commence par l’implication de toutes les équipes engagées dans le projet telles que la finance, l’IT, le Travel Management, la comptabilité fournisseurs et les ressources humaines. Une gouvernance de projet solide et bien définie doit être mise en place, avec un chef de projet et des interlocuteurs régionaux, chacun ayant des rôles clairs pour éviter toute confusion ou tâche oubliée. Un sponsorship solide du CFO favorise l’engagement à tous les niveaux de l’organisation et encourage une collaboration étroite entre les différents acteurs, pour éviter des retards causés par un manque de disponibilité ou de prises de décision.
Du point de vue des utilisateurs, l’adoption est facilitée par des choix de configuration garantissant un parcours utilisateurs intuitif et des supports de communication mettant en avant les bénéfices concrets du nouvel outil, non seulement pour l’entreprise, mais aussi pour les employés. Les employés sont plus réceptifs à une interface intuitive ou une application efficace qu’à la réduction des coûts. Concernant le format, le contenu visuel reste le plus efficace, en particulier les courts tutoriels vidéo ou les guides illustrés.
Un sponsorship solide du CFO favorise l’engagement à tous les niveaux de l’organisation et encourage une collaboration étroite entre les différents acteurs, pour éviter des retards causés par un manque de disponibilité ou de prises de décision.
Il faut garder à l’esprit qu’un outil, aussi performant soit-il, ne créera de la valeur que s’il est pleinement adopté. Il est donc primordial d’anticiper les résistances au changement, qu’elles soient directement liées au projet ou non. Pour les anticiper, mener quelques interviews avec les principaux utilisateurs peut se traduire par un gain de temps considérable par la suite.
La simplification : le pouvoir de l’harmonisation, l’optimisation et l’automatisation
Une approche reposant sur l’harmonisation et l’optimisation des processus à l’échelle mondiale garantit non seulement une meilleure efficacité opérationnelle, mais aussi l’application rigoureuse des règles de contrôle de l’entreprise. Cependant, cet exercice se révèle complexe pour les directeurs financiers, qui doivent trouver un équilibre entre les directives globales et les spécificités locales. Il est donc essentiel de définir en amont et avec clarté les paramètres qui peuvent être personnalisés et ceux qui resteront communs à l’ensemble de l’organisation, afin de réduire le nombre d’exceptions par pays qui complexifient et ralentissent le déploiement.
À titre d’exemple, un circuit de validation pourra être ajusté en fonction de la structure hiérarchique d’un pays, tandis que la gestion des données devra rester homogène pour garantir cohérence et conformité.
Une approche reposant sur l’harmonisation et l’optimisation des processus à l’échelle mondiale garantit non seulement une meilleure efficacité opérationnelle, mais aussi l’application rigoureuse des règles de contrôle de l’entreprise.
Par ailleurs, il est primordial de tirer pleinement parti des fonctionnalités offertes par l’outil afin d’automatiser autant que possible ces processus, notamment le contrôle et la détection des fraudes.
Établir des indicateurs de performance pour évaluer le succès dès le départ
Dès les premières semaines de déploiement, les bénéfices générés par la nouvelle solution doivent être identifiés à travers des indicateurs précis et mesurables. Ces indicateurs seront directement alignés avec les objectifs stratégiques financiers globaux définis par les directeurs financiers.
Certains groupes se concentreront ainsi sur la réduction des dépenses hors politique, tandis que d’autres mettront l’accent sur le temps moyen consacré à la gestion des dépenses par les employés ou l’entreprise. Quels que soient les indicateurs mis en avant, ils doivent permettre de comparer l’avant et l’après déploiement, mettant ainsi en évidence les bénéfices à court terme. Une approche structurée et chiffrée de la mesure de la performance dès les premiers marchés déployés permet également de corriger rapidement tout indicateur insatisfaisant.
Assurer une réussite sur le long terme
L’implémentation peut être un processus complexe et long. En adoptant une approche structurée centrée sur ces trois leviers tout au long du parcours, les entreprises peuvent garantir une transition fluide et efficace vers leur nouveau modèle de gestion des dépenses, assurant ainsi un succès durable.
AREKA est un partenaire clé de transformation de la catégorie T&E pour les CFO et les Travel Managers qui cherchent à réinventer leurs stratégies Travel, Expense et MICE.
De la définition de la stratégie au sourcing, à l’implémentation et à l’externalisation, nous aidons les entreprises à exploiter pleinement le potentiel de leur programme T&E. Nous considérons la mise en œuvre d’un outil de gestion des dépenses comme une opportunité pour concrétiser les objectifs de ce programme.
Pour soutenir nos clients globaux, nous apportons une expertise solide en gestion de projet, une expertise du sujet et une gestion efficace du changement.