Papierloses Büro in Deutschland – Für Dummies

Weltweit erkennen immer mehr Unternehmen den Wert einer erfolgreich umgesetzten Digitalisierungsstrategie. Das große Ziel derartiger Bemühungen ist ein papierloses Büro, das auf effektivere Prozesse unter Zuhilfenahme modernster Technologien setzt.

Speziell in Deutschland besteht hier Nachholbedarf. Kein anderes Land der EU verbraucht pro Kopf so viel Papier – im Schnitt jedes Jahr über 200 Kilogramm. Wenngleich ein Großteil davon auf Verpackungen entfällt, folgen an zweiter Stelle direkt die Aufwendungen für Druck-, Presse- und Büropapier, die bei den meisten KMU merklich ins Gewicht fallen.

Hunderte (oft überflüssige) Ausdrucke nehmen Mitarbeiter im Monat vor. Selbst Unterlagen wie E-Mails, die bereits in elektronischer Form vorliegen, werden aus Gründen der Gewohnheit weiterhin gedruckt, mit Notizen versehen und wieder eingescannt. Das muss nicht sein. Hier muss ein Umdenken stattfinden.

Hinter dem papierlosen Büro steht ein Konzept, das mit den Kerngedanken der Digitalisierung einhergeht: Interne Prozesse, die diverse analoge Schritte beinhalten, sollen überdacht und angepasst werden. Mitarbeiter tauschen gedruckte Materialien gegen elektronische Dokumente und ziehen daraus einige Vorzüge – für sich selbst, ihr Unternehmen und die Umwelt.

1- Kosteneinsparungen – Mehr Platz im Office

Weniger Papier bedeutet eine deutliche Reduktion der variablen Kosten. Nie wieder muss sich die Buchhaltung mit halb verblassten Belegen rumärgern, die schon nach kürzester Zeit nicht mehr den gesetzlichen Vorschriften genügen. Oder schlimmer sogar gesundheitsschädliche Farbstoffe enthalten, die in Deutschland längst verboten sind. Dazu entfallen Fixkosten für Druckergeräte und Lagerräume. Ist Ihr Unternehmen in einer Großstadt ansässig, können Sie dadurch dem Mietpreiswahnsinn entgegenwirken.

2- Ein Plus an Flexibilität und Effizienz

Hintergrund eines papierlosen Büros ist ein zentrales System zur Aufbewahrung aller Unterlagen. Im Zuge der Digitalisierung vertrauen Unternehmen hier auf Cloud-

Lösungen, die sich an die jeweilige Situation vor Ort anpassen. So hat jeder Mitarbeiter auch von unterwegs oder aus dem Homeoffice heraus Zugriff auf die benötigten Informationen – ein großer Vorteil in Zeiten von Corona. Weiterhin erleichtert die elektronische Verarbeitung die Suche nach einzelnen Verträgen oder Rechnungen enorm.

3- Im papierlosen Büro Sicherheitsrisiken minimieren

Ein digitales System ermöglicht zudem die bestmögliche Verschlüsselung. Einmal können vertrauliche Dokumente zusätzlich gesichert und personenbezogene Daten im Einklang mit der DSGVO anonymisiert werden. Gleichzeitig lässt sich die interne Kommunikation besser steuern. Passiert ein Unglück und wichtige Belege verschwinden, liegen in den meisten Fällen tagesaktuelle Sicherungen vor, die als Backup dienen.

4- Nachhaltigkeit und Umweltschutz

Nur die wenigsten wissen, wie massiv der Ressourcenverbrauch der industriellen Papierproduktion ist. Für jedes Kilogramm Druckerpapier wird über doppelt so viel Holz benötigt und eine einzige Seite im DIN-A4-Format kostet in der Herstellung 10 Liter Wasser. Ein papierloses Büro kommt demnach auch dem Image eines Unternehmens zugute, das sich mit einer nachhaltigen Kultur identifizieren kann.

In Deutschland gilt die Aufbewahrungspflicht für bestimmte berufliche Dokumente, um im Zweifelsfall entsprechende Nachweise erbringen zu können. Die Form folgt dabei den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung, welche ebenfalls für digitale Inhalte gelten. Explizit den sich ständig wandelnden Anforderungen der elektronischen Aufbewahrung widmet sich die GoBD.

Ende 2019 erschien eine Neufassung des Gesetzes, die lange geforderte Updates brachte:

• Auf einer Cloud basierenden Systeme werden nun offiziell zur Verarbeitung und Ablage akzeptiert.
• Unterlagen, die aus ihrer analogen Form konvertiert wurden, genügen grundsätzlich als Nachweis.
• Erheblich erweitert wurde zudem das Recht zur bildlichen Erfassung von Belegen, das sich Tools wie Rydoo zunutze machen. Die Erfassung mittels Smartphone ist damit ausdrücklich erlaubt.
• Diese Regelungen bleiben auch bei Aufenthalten im Ausland bestehen.

Unabhängig der Form müssen Quittungen sowie andere Dokumente in Deutschland mehrere Jahre aufgehoben werden. Die genaue Zahl richtet sich nach den Regelungen des jeweiligen Bundeslandes, in dem Ihr Unternehmen seinen Sitz hat. Generell gilt für den E-Mail-Verkehr und vergleichbare Archive eine Frist von 6 Jahren. Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Buchungsbelege dürfen Sie hingegen erst nach 10 Jahren entsorgen.

In diesem Zeitraum sammelt sich so einiges an. Sind Sie im Zuge der Digitalisierung auf ein papierloses Büro umgestiegen, können Sie leichthin Speicherplatz ergänzen statt mühsam Platz für weitere Aktenschränke zu schaffen. Alternativ können Sie nach Möglichkeiten suchen, von Haus aus auf weniger Belege angewiesen zu sein, indem etwa bei Reisen Tagespauschalen zum Einsatz kommen.

Einer repräsentativen Umfrage des Digitalverbands Bitkom zufolge spielen papiergebundene Prozesse in jedem vierten deutschen Unternehmen nach wie vor eine zentrale Rolle. Nur 6 % der Entscheidungsträger konnten von einem völlig papierlosen Büro berichten. Ein Drittel hat aber wenigstens schon die Mehrzahl der wichtigsten Dokumente digitalisiert.

Längst hat sich sogar die gern zitierte Schriftformerlaubnis den neuen Gegebenheiten angepasst. Die Vorschrift besagt, dass ein Vertrag zwischen zwei Parteien nur dann Gültigkeit besitzt, wenn beide Seiten den Inhalt mit ihrer Unterschrift bestätigen. Heutzutage reicht dafür eine digitale Signatur und das Dokument kann sicher in der Cloud gespeichert werden.

Überhaupt lassen sich die meisten Abkommen mittlerweile rein elektronisch besiegeln. Ausnahme bilden weitreichende Maßnahmen, die eine notarielle Beurkundung voraussetzen. Hier werden Scans vor Gericht noch immer stiefmütterlich behandelt, obwohl der rechtliche Rahmen genügend Spielraum bietet.

Dabei ist die Technologie zur Umsetzung eines papierlosen Büros schon seit Jahren vorhanden. Rydoo konnte bereits diversen deutschen Unternehmen beim Kampf gegen die Papierflut der Spesenbelege helfen. Zettel verschwinden und Ihre Mitarbeiter freuen sich über eine schnellere Rückzahlung. Testen Sie selbst!