Verpflegungsmehraufwände für Dummies – Deutschland

Der Verpflegungsmehraufwand stellt einen bestimmten Betrag dar, den ein Arbeitnehmer auf einer Geschäftsreise erhält, um die anfallenden Kosten für Mahlzeiten zu decken. Dieser Betrag ergibt sich aus der Tagespauschale unter Abzug der Übernachtungspauschale. Die Verwendung von Tagespauschalen kann Ihrem Unternehmen das Leben wesentlich erleichtern – für die Mitarbeiter entfällt die Aufbereitung von detaillierten Spesenabrechnungen mit unterstützenden Belegen und für die Arbeitgeber entfällt die mühsame Prüfung ebendieser. Weitere Informationen zu den Tagespauschalen in Deutschland und weiteren Ländern finden Sie in unserer Reihe Per Diems for Dummies.

Tagespauschalen sind großartig… und furchtbar

In den meisten Ländern haben die Regierungen beschlossen, die Verwendung von Tagespauschalen unter bestimmten Bedingungen zuzulassen. Da die Pauschalen zur Deckung der geschäftsbezogenen Personalkosten und nicht als zusätzliche Sonderzulage gedacht sind, sind sie im Wesentlichen steuerfrei. Das ist der Grund, wieso die meisten Länder, einschließlich Deutschland, Höchstbeträge festgelegt haben.

Haben wir schon erwähnt, dass die deutschen Tagespauschalen oder Per Diems ziemlich kompliziert sein können? Es gibt nicht nur Höchstsätze für jedes Land der Welt, sondern auch die genaue Höhe der Zulage kann je nach Land oder sogar Bestimmungsort variieren. Wenn Sie es mit hunderten Arbeitnehmern zu tun haben, die jedes Jahr in viele unterschiedliche Länder reisen, dann türmt sich da ein riesiger Berg an Verwaltungsaufgaben.

Aber haben Sie sich einmal mit dem System vertraut gemacht, werden Sie eine Menge Gründe finden, um es zu schätzen zu wissen – sowohl als Arbeitgeber als auch als Arbeitnehmer. Unternehmen profitieren zum einen von der Sicherheit und Berechenbarkeit ihrer Reisebudgets und sie müssen kein eigenes Rückerstattungssystem entwickeln. Andererseits müssen die Mitarbeiter nicht für jeden Kaffee, den sie auf einer Reise kaufen, Rechnungen aufbewahren, solange sie sich innerhalb der Grenzen des Tagessatzes befinden. Die maximalen Tagessätze sind in der Regel durchaus angemessen. Infolgedessen haben Arbeitnehmer im Allgemeinen mehr als genug Taschengeld für ihren Aufenthalt, sodass Überschüsse für Unterhaltungs- oder Freizeitaktivitäten ausgegeben werden können — ein schöner Vorteil.

Fazit hier: Es gibt eine Menge zu beachten. Aber wir von Rydoo unterstützen Sie gerne.

Ähnlich und doch so unterschiedlich

Abhängig von der Dauer und dem Ort einer Geschäftsreise können Unternehmen ihren Mitarbeitern jeden Tag einen bestimmten Geldbetrag zur Verfügung stellen – dies sind die Tagespauschalen (Per Diems). Die Übersicht über die Höchstbeträge ist in einer gesonderten Regelung auf Grundlage des Einkommensteuergesetzes festgelegt. Unterschiedliche Regeln gelten für Reisen innerhalb des Landes und internationale Reisen.

Reisen innerhalb Deutschlands

Für Inlandsgeschäftsreisen können die Mitarbeiter folgende Tagespauschalen erhalten:

  • Mehrtagesausflüge:

24 € für alle 24 Stunden, in denen sie nicht zu Hause und am Hauptarbeitsplatz sind

12 € für den Tag der Abreise und Ankunft, wenn der Mitarbeiter nicht zu Hause nächtigt

  • Tagesausflüge:

12 € für den Kalendertag an dem der Mitarbeiter sich mindestens 8 Stunden außerhalb seines Zuhauses oder seinem Hauptarbeitsplatzes befindet

Reisen außerhalb Deutschlands

Treten Mitarbeiter internationale Reisen an, gelten andere Regeln.

Die Bundesregierung legt die Tagessätze für jedes Land nach den jeweiligen nationalen Lebenshaltungskosten fest. Jedes Jahr wird ein neues Dokument mit allen Beträgen veröffentlicht, die an die neue Situation in den verschiedenen Ländern angepasst sind.

Es gibt drei verschiedene Tarife pro Reiseziel:

  • Tarif für 24-Stunden-Abwesenheit von zu Hause und vom Hauptarbeitsplatz („Verpflegungsmehraufwand”)
  • Preis für den An- und Abreisetag
  • Preis für die Kosten einer Übernachtung („Übernachtungspauschale“)

Alle Beträge sind nach Ländern aufgelistet, aber außergewöhnlich teure Städte haben ihre eigene angepasste Rate – das Leben in einer Hauptstadt oder Großstadt kann erheblich teurer sein als auf dem Land.

Nach den neuen Regeln von 2019kann beispielsweise ein deutscher Mitarbeiter, der nach London reist, folgendes geltend machen:

  • 62 € pro vollen 24 Stunden
  • 41 € für den Tag der Ankunft und Abreise
  • 224 € pro Übernachtung

Sonderregelungen

Obwohl dieses Grundregeln des Verpflegungsmehraufwands bereits recht kompliziert sind, decken diese nicht alle Fälle ab. Bei Ausgaben für bestimmte Dinge gelten Sonderregelungen.

Verköstigung

Arbeitnehmer auf Geschäftsreisen müssen genau auf Ihre Verpflegung achten. Wenn die Verköstigung kostenlos angeboten wird oder wenn die Verköstigung im Zuge erstattungsfähiger Reise-oder Beherbergungskosten angeboten wird, so muss ein prozentualer Anteil von dem Pauschalbetrag pro Kalendertag abgezogen werden.

Ein Beispiel hierfür ist ein kostenfreies Frühstück, das von dem Hotel angeboten wird, in dem sich ein Arbeitnehmer aufhält oder ein Festessen, das auf einer Konferenz gereicht wird. Für 2019 gilt folgender prozentualer Abzug:

• Frühstück: 20%

• Mittagessen: 40%

• Abendessen: 40%

Es gilt zu beachten, dass dies bedeutet, dass die Gesamterstattung pro Tag auf null reduziert wird, wenn alle Mahlzeiten (Frühstück, Mittagessen und Abendessen) bereitgestellt werden.

Bewirtungen

Diese Kategorie ist besonders kompliziert – damit ein Anspruch auf Bewirtungsaufwendungen entsteht, muss eine dritte Partei bewirtet werden. Es besteht kein Anspruch bei Arbeitnehmern, die für das gleiche Unternehmen arbeiten, es muss sich um eine dritte Partei handeln.

Rechnungen für Bewirtungsaufwendungen müssen außerdem bestimmten Qualitätsstandards entsprechen. Die folgenden Informationen müssen auf dem Dokument ersichtlich sein, wenn dieses erstattungsfähig sein soll:

  • Name des Angestellten oder der Angestellten
  • Name der Personen, die “unterhalten” wurden
  • Der Grund für die Unterhaltung
  • Ort, Datum und Unterschrift

Unterbringung

Falls sich ein Arbeitnehmer dazu entscheidet, bei einer befreundeten Person zu übernachten, anstatt in einem Hotel, kann eine Erstattung in Höhe von 20 € geltend gemacht werden.

Weitere Besonderheiten

Außerdem gibt es einige weitere Dinge zu beachten:

  • Wenn sich ein Arbeitnehmer an ein- und demselben Tag auf mehrere Tagesreisen begibt, können alle Stunden zusammengezählt werden
  • Arbeitgeber können steuerfreie Rückerstattungen ausschließlich Arbeitnehmern anbieten, die drei Monate am Stück auf Geschäftsreise sind. Dies wird als “3-Monatsfrist” oder “3-Monatsregelung” bezeichnet
  • Wenn eine Aktivität nach 16:00 Uhr beginnt und vor 08:00 Uhr am Folgetag endet, kann die Gesamtzeit als ein Kalendertag erfasst werden
  • Alle Rechnungen für Aufwendungen sind an die Adresse zu richten, bei der das Unternehmen seinen Geschäftssitz hat
  • Bei Rechnungen über 150 € sind Name, Anschrift und Umsatzsteuerbetrag des Arbeitgebers anzugeben
  • Alle Originaldokumente über Aufwände wie Belege und Rechnungen müssen gemäß deutschem Gesetz physisch oder digital vorgelegt werden und sich innerhalb der EU befinden

Wie Rydoo Sie unterstützen kann

Die Verwendung einer fortschrittlichen Travel & Expense (T&E) Management Plattformerleichtert nicht nur die Eingabe von Ausgaben für Mitarbeiter, sondern spart dem Verwaltungsteam auch viel Zeit. Rydoo ist bestens gerüstet, um mit der komplizierten Realität des Tagespauschalen- und Verpflegungsmehraufwandssystems fertig zu werden.

Gemeinsam mit unserem Partner Deloitte haben wir hart daran gearbeitet eine Vielzahl von Funktionen für unsere deutschen Kunden zu integrieren. Damit stellen wir sicher, dass wir Ihnen ein Erlebnis bieten, das perfekt auf die lokalen Bedürfnisse und Anforderungen zugeschnitten ist.

Jeder Verpflegungsmehraufwand wird automatisch hochgeladen und von einem zuständigen Team verwaltet — Arbeitnehmer brauchen lediglich über Ihr Smartphone die Details Ihrer Reise in die Rydoo-App eingeben und alles wird automatisch auf Grundlage der vom Unternehmen festgelegten Regelungen berechnet. Der Reisende kann dann alle fälligen Beiträge mit einem einfachen Fingertipp zur Bewilligung einreichen.

Wir tragen auch Sorge dafür, dass dies alles exakt nach deutschem Recht geschieht. Wenn bspw. eine Mahlzeit am selben Tag wie ein Verpflegungsmehraufwand eingegeben wird, schicken wir an User und Controller eine Warnmeldung. Auf diese Weise werden alle Ausgabeninformationen richtig genehmigt, ohne, dass Raum für einen Missbrauch des Systems bleibt.

All das steht zusätzlich zu unseren regulären Diensten zur Verfügung, die ein Echtzeit-Ausgabenmanagement für das gesamte Unternehmen einschließen. Arbeitnehmer, die unterwegs sind, können ihre Belege einfach über die App hochladen, während Manager diese ebenso schnell bewilligen oder ablehnen können.

Wie Sie sehen, hat das deutsche System seine Vor- und Nachteile, aber eines ist sicher —  Rydoo macht es Ihnen deutlich einfacher.

Für unseren Newsletter anmelden

500K+ Berufstätige aus 60 Ländern nutzen Rydoo.