Als je dagelijks zakelijke uitgaven afhandelt, ben je misschien wel eens bonnetjes en facturen tegengekomen voor kosten die werknemers hebben gemaakt. Mogelijk loop je het risico op een belastingcontrole en een daaropvolgende boete als je sommige van deze bonnetjes zou indienen. We hebben het hier dus over niet-aftrekbare kosten. Het is belangrijk om hier rekening mee te houden tijdens je onkostenbeheer om het risico op fraude en boetes te vermijden.
Als je deel uitmaakt van een financieel team en je facturen en bonnetjes van meerdere werknemers verwerkt, is het vrij gemakkelijk om verstrikt te raken in het net van eindeloze uitgaven. Een van de eerste dingen die je moet onthouden, is dat uitgaven kunnen worden onderverdeeld in drie categorieën: aftrekbaar, gedeeltelijk of beperkt aftrekbaar en niet-aftrekbaar.
Zolang je lokale overheid het beschouwt als een noodzakelijke kostenpost om je bedrijf te laten functioneren, kan een uitgave aftrekbaar zijn voor belastingdoeleinden.
De meeste zakelijke uitgaven komen in aanmerking voor belastingaftrek, wat betekent dat een bedrijf ze kan aftrekken van dhe inkomsten voordat het wordt belast. Dergelijke uitgaven zijn onder andere hotelovernachtingen tijdens zakenreizen of kantoorbenodigdheden. Zolang je lokale overheid het beschouwt als een noodzakelijke kostenpost om je bedrijf te laten functioneren, kan een uitgave aftrekbaar zijn voor belastingdoeleinden.
Welke kosten aftrekbaar zijn, hangt echter af van de lokale wetgeving waaraan je bedrijf is gebonden. Er zijn kosten die volgens de lokale wetgelgeving slechts beperkt aftrekbaar zijn, terwijl andere doorgaans als niet-aftrekbaar worden beschouwd, zoals de meeste privé-uitgaven.
Welke uitgaven zijn niet-aftrekbaar?
Uiteindelijk komt het allemaal neer op de lokale wetgeving. Terwijl bijvoorbeeld relatiegeschenken in Duitsland aftrekbaar zijn tot € 35, loopt dit bedrag in België op tot € 50. Het is altijd het beste om de lokale wet- en regelgeving te controleren, aangezien deze regelmatig wordt bijgewerkt en deze regels kunnen dus veranderen.
Ongeacht de lokale wetgeving zijn er enkele kosten die doorgaans als niet-aftrekbaar worden beschouwd. Alles wat te maken heeft met persoonlijke uitgaven wordt beschouwd als niet-aftrekbaar, zelfs als die uitgaven worden gedaan tijdens de werkuren. Bijvoorbeeld, als je gaat lunchen met vrienden of je tank vult op weg naar je werk worden die uitgaven beschouwd als niet-aftrekbaar. Hieronder vind je enkele voorbeelden van niet-aftrekbare uitgaven.
Privé-uitgaves
Alle uitgaven die niet direct verband houden met het bedrijf kunnen niet als aftrekbaar worden beschouwd. Kosten zoals het gebruik van een auto buiten de werkuren of een persoonlijke mobiele telefoon kunnen niet worden afgetrokken.
Hetzelfde geldt voor andere uitgaven zoals huur. Zelfs als een werknemer van huis uit werkt, wordt huur beschouwd als een niet-aftrekbare uitgave, net zoals kosten voor kleding of andere vormen van ontspanning.
Politieke bijdragen
Werknemers kunnen gepassioneerd zijn over bepaalde doelen, zoals duurzaamheid, maar wanneer ze een bijdrage leveren, zelfs als ze dit doen omdat het doel hun bedrijfssector ondersteunt, kunnen de kosten niet worden afgetrokken.
Elke politieke bijdrage wordt beschouwd als een niet-aftrekbare uitgave, ongeacht de aard. Hetzelfde geldt voor bijdragen aan liefdadigheid.
Alles wat te maken heeft met persoonlijke uitgaven wordt beschouwd als niet-aftrekbaar, zelfs als die kosten worden gemaakt tijdens de werkuren.
Woon-werkverkeer
Als werknemers ervoor kiezen om een persoonlijk voertuig te gebruiken om naar het kantoor te gaan in plaats van het openbaar vervoer, worden die kosten beschouwd als niet-aftrekbare uitgaven.
Als ze echter hun auto moeten gebruiken om een vergadering bij te wonen, kantoorbenodigdheden te kopen of voor andere werkgerelateerde verplichtingen tijdens de werkuren, kunnen de kosten voor de afgelegde kilometers wel worden afgetrokken.
Illegale uitgaven & boetes
Bij illegale activiteiten, zoals gokken, zelfs als het gaat om entertainment voor de klanten en tijdens de werkuren, worden de kosten beschouwd als niet-aftrekbare uitgaven.
Hetzelfde geldt voor alle boetes en sancties tijdens de werkuren. Als een werknemer tijdens een zakenreis een boete krijgt of op een andere manier de wet overtreedt, kunnen die kosten niet worden afgetrokken.
Geschenken boven een bepaald bedrag
Giften en geschenken vormen een uitzondering op deze regel, omdat ze gedeeltelijk aftrekbaar zijn. Een bedrijf kan kiezen hoeveel het uitgeeft aan relatiegeschenken, maar slechts een bepaald bedrag kan worden afgetrokken.
Bedrijven moeten contact opnemen met de lokale instanties om te weten wat het grensbedrag is die door hun lokale overheid is vastgesteld. Als dat bedrag wordt overschreden, wordt een geschenk beschouwd als een niet-aftrekbare uitgave.
Uitgavenbewijs
Stel, één van je werknemers dient een uitgave in waarin staat dat er meer dan € 50 is uitgegeven aan een etentje, zonder verdere informatie. Zowel managers als financial controllers hebben het recht om vragen te stellen, waarbij de belangrijkste vraag is: “Waarom heeft deze uitgave überhaupt plaatsgevonden?”
Daarom moeten werknemers een bewijs van uitgaven indienen en dat kan aan de hand van bonnetjes en facturen. Deze helpen enkele vragen te verduidelijken, zoals de datum, het aantal personen en de plaats waar de uitgave werd gedaan. Zonder enig bewijs kan dat bedrag niet worden terugbetaald of afgetrokken.
Soms, en in situaties zoals het hierboven genoemde etentje, moet een werknemer meer informatie verstrekken om uit te leggen hoe die uitgave verband houdt met het bedrijf. Deze administratie moet dan bewaard worden door het finance team voor het geval er een audit plaatsvindt, zodat kan worden aangetoond waarom die uitgave werd afgetrokken.
Zonder enige documentatie die de uitgave bevestigt, kan dat bedrag niet worden terugbetaald of afgetrokken.
Het beheer van al deze uitgaven en de bijhorende administratie kan echter een struikelblok vormen voor finance teams, vooral als ze een traditionele boekhoudmethode gebruiken. Een digitale onkostenbeheersoftware zoals Rydoo kan dit proces efficiënter laten verlopen en is op de lange termijn veel betrouwbaarder dan handmatige opties.
Als werknemers een etentje hebben met een klant, kunnen ze eenvoudigweg de Rydoo-app openen, de bon van de maaltijd inscannen en klaar is Kees. Bij het indienen zijn alle nodige velden om de onkostendetails in te voeren beschikbaar. Hierdoor kunnen werknemers voldoende informatie geven over het etentje, zoals het aantal mensen, of de rekening al dan niet werd gesplitst en zelfs de betalingsmethode. Dat maakt het mogelijk om een onderscheid te maken tussen terugbetaalbare en niet-terugbetaalbare uitgaven, waardoor het nog gemakkelijker wordt om bij te houden.
Voor managers en controllers is het nog eenvoudiger, omdat ze de mogelijkheid hebben om onkostenregels in te stellen in de software en te bepalen welke uitgaven als niet-aftrekbaar worden beschouwd. Dit maakt niet alleen het onkostenbeheerproces naadloos, maar vereenvoudigt ook de identificatie van deze uitgaven. Wanneer een niet-aftrekbare uitgave wordt ingediend, krijgen werknemers een waarschuwing van non-conformiteit en kunnen ze de uitgave verwijderen of bijwerken voordat ze deze indienen. Als de uitgave wordt ingediend, krijgen zowel de goedkeurder als het financiële team dezelfde melding, wat het proces nog duidelijker en eenvoudiger maakt voor beide partijen.
Het onkostenbeheerproces met de niet-aftrekbare onkosten volledig begrijpen, is niet altijd gemakkelijk, maar wel erg essentieel voor je bedrijf. Digitale oplossingen voor onkostenbeheer zoals Rydoo vereenvoudigen dit proces, waardoor je je administratie gemakkelijker kunt bijhouden. Bovendien kan een digitaal systeem helpen bij het naleven van de belastingregels, het bijhouden van auditgegevens, enz. Dankzij Rydoo vermijd je onnodige risico’s en kosten voor je bedrijf.